ФНС утвердила новый формат акта рекламации

12 января 2025 вступит в силу приказ, который утверждает формат представления акта рекламации в электронной форме. Расскажем подробнее, в каких случаях вам может пригодиться этот документ

12 декабря 2024 года опубликовали приказ ФНС от 11.11.2024 № ЕД-7-26/1016@, который утвердил формат представления акта рекламации (претензии) в электронной форме, и XSD-схему к нему. 

Когда составляют акт рекламации

Акт рекламации (претензии) обычно составляет покупатель, если от поставщика поступили товары ненадлежащего качества или работу выполнили недобросовестно или не в полном объеме (ст. 309, 469, 474, п. 1 ст. 483 ГК). Также такие акты составляются для обязательного досудебного порядка урегулирования спора между сторонами сделки (ч. 5 ст. 4 АПК). Для суда могут понадобиться доказательства, что истец пытался найти компромисс с ответчиком.

Утвержденный формат акта рекламации не обязателен к применению, поэтому такой документ можно составлять и в произвольном формате (приказ № 1016@).

Что содержит в себе формат

Акт рекламации в электронной форме включает:

• титул отправителя, который состоит из сведений акта рекламации (претензии),
• титул получателя, который состоит из результата рассмотрения требований отправителя.

Основание — приказ ФНС № 1016@

Оба файла подписывают электронной подписью ответственного лица или его представителя (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ). При необходимости к титулу отправителя можно добавить дополнительные файлы: PDF, JPG, аудио- и видеозаписи (п.4, ст. 2 приказа № 1016@).

Обязательные реквизиты акта

Существуют определенные правила для составления претензии, все они находят отражение в формате электронного документа. В содержании акта рекламации по приказу № 1016@ обязательными реквизитами считают:

• название документа — «акт рекламации» или «претензия»;
• номер и дату документа;
• сведения об отправителе и получателе;
• данные о договоре или другом основании для составления акта;
• описание сути претензии;
• информацию о нарушениях и предложенные условия их урегулирования: номер нарушения, его описание, условия решения спора.

Также можно указать сведения о товаре, услуге, работе, в отношении которых возник спор, или отразить характер претензии. Например, вас не устроило качество, неполная комплектация или нарушение срока поставки.

Кто подписывает акт рекламации

Документ подписывает руководитель компании, индивидуальный предприниматель или уполномоченное лицо. В формате акта нужно указать:

• должность подписанта;
• способ подтверждения полномочий из классификатора.
   

Если полномочия подписанта подтверждают машиночитаемой доверенностью, необходимо заполнить сведения об электронной доверенности. Вот некоторые из них:

• регистрационный номер доверенности;
• дату выдачи доверенности;
• данные об информационной системе, где хранится доверенность.

Для бумажной доверенности достаточно указать дату выдачи и внутренний номер. Подробнее об МЧД — в статье «Машиночитаемые доверенности (МЧД)».