Новое условие для маршрутов согласования: по названию файла

Теперь в Диадоке можно направлять документы на согласование внутри компании по ключевым словам в названии файла. Это работает для любых документов — и особенно помогает, когда у организации много неформализованных файлов, но нет времени на ручную сортировку.

Маршрут согласования автоматически перемещает документы между сотрудниками или подразделениями по настроенным сценариям, упрощая внутреннее согласование. Функция доступна при подключении дополнительной возможности «Маршруты согласования». Для ее подключения необходимо обратиться к менеджеру Диадока.

Раньше пользователи сталкивались с тем, что все неформализованные документы попадали на один маршрут и оказывались у одних и тех же согласующих. Это приводило к тому, что документы попадали к сотрудникам, не участвующим в их согласовании, в результате возникали лишние перенаправления, росли сроки обработки и увеличивались неоправданные временные затраты.

Новый способ маршрутизации «По названию файла» — это возможность автоматически направлять документы на нужный маршрут согласования, ориентируясь на ключевые слова или фразы в их названии. Достаточно указать, например, «договор», «УПД» или «аванс», и система сама отправит документ нужным людям.

Преимущества маршрутизации «По названию файла»:

Точная маршрутизация без ручного распределения. Документы с ключевыми словами в названии файла попадают строго на свой маршрут внутри компании.

Снижение ручной работы. Согласующие больше не получают нерелевантные документы, а значит — меньше перенаправлений и быстрее обработка.

Гибкая настройка. Условие можно комбинировать с другими критериями: по контрагенту, группе контрагентов или типу документа — чтобы создать маршрут под бизнес-процессы организации.

Безопасный запуск. Перед включением маршрута можно проверить, какие документы в него попадут, и скорректировать ключевые слова, если нужно.

Как настроить маршрутизацию

Создать новый маршрут согласования — задать название маршрута и способ запуска. В качестве условия запуска указать «По названию файла».
Ввести ключевые слова или фразы. Несколько значений можно добавить через запятую или нажатием Enter — система будет искать документы, в названии которых есть хотя бы одно из указанных слов. Токены создаются автоматически при нажатии Enter, при вводе запятой или при уходе фокуса из поля.
Настроить шаги маршрута: исполнителей, действия, сроки. Поставить галочку в чек-боксе «Включить маршрут».
Сохранить маршрут — он появится в общем списке маршрутов и начнет работать автоматически.

Функция «Маршруты согласования» — это дополнительная возможность Диадока. Если она не активирована в вашей компании, обратитесь к менеджеру Диадока, чтобы подключить ее и начать пользоваться всеми преимуществами автоматизации.