Должен ли оператор блокировать документы без МЧД

Диадок не блокирует передачу документов, подписанных сертификатом физлица без доверенности. В новости расскажем, почему так.

Мария Потапова Эксперт по законодательству в команде разработки Диадока

Диадок начал работать с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) с момента, когда госорганы разрешили применять новую схему работы всем желающим, — с марта 2022 года. Еще на старте мы приняли решение о том, что не будем блокировать документы, которые пользователь подписывает сертификатом физлица без МЧД или с некорректной доверенностью. Доверенность может быть некорректной, например, если данные в самой МЧД не соответствуют данным в сертификате электронной подписи, или в МЧД подписанта не указаны нужные для подписания документа полномочия.

Обязанности участников ЭДО

В первую очередь следует руководствоваться общепринятой практикой бумажного документооборота согласно ст. 185 Гражданского Кодекса РФ, которая не делает различий между бумажной и электронной доверенностями. Если по какой-то причине доверенность некорректна, документ принимается, а у контрагента запрашивается корректная доверенность. 

Кроме того, по закону проверка наличия и актуальности доверенности и полномочий в ней лежит в зоне ответственности принимающей стороны. Оператор ЭДО не должен принимать решение за пользователей в части их отношений с контрагентами.

Согласно ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Они принимаются к учету, если содержат все обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 402-ФЗ. В том числе: 

• наименование должностей лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление;
• подписи ответственных лиц.

То есть принимающая сторона должна убедиться, что документы подписаны должным образом, а если подписант действует по доверенности — что у него есть необходимые полномочия.

Риски для бизнеса

Блокировка передачи документов с некорректной МЧД или без нее также может быть связана с определенными рисками. Согласно Приказу Минфина РФ от 05.02.2021 N 14Н счет-фактура считается выставленной продавцом в момент, когда он получил подтверждение оператора о получении документа. Если оператор будет блокировать передачу, то компания не выполнит свои обязательства по выставлению счета-фактуры.

Помимо этого, компания может хранить доверенность не в распределенном реестре ФНС (ЦПРР), а в собственной информационной системе. Диадок не работает с системами, отличными от ЦПРР, и проверить такую доверенность в автоматическом режиме невозможно. Это означает, что проверка доверенности, например наличия необходимых реквизитов, срока действия, правильности полномочий подписанта, полностью ложится на получателя документа.

Пути решения

Всем участникам ЭДО важно помнить о том, что передать корректную МЧД можно также любым иным способом по договоренности с контрагентом. Таким образом принимающая сторона получит сам документ через ЭДО, а корректную доверенность к нему, например, по электронной почте.

Сейчас Диадок проверяет: 

• информацию о том, что МЧД отозвана, просрочена или еще не действует;
• соответствие ФИО, СНИЛС и ИНН доверенного лица в сертификате электронной подписи и МЧД.

Список проверок может меняться или дополняться, с актуальным можно ознакомиться по ссылке. После проведения всех проверок и получения статуса МЧД, пользователь сам решает, что ему делать с документом: подписать в таком виде или запросить у контрагента другую доверенность. 

Как оператор ЭДО, СКБ Контур должен обеспечивать для пользователя соблюдение норм законодательства. Поэтому мы не можем ограничивать передачу документов, даже если доверенность некорректная или отсутствует. В случае появления изменений в законодательстве, мы обязательно учтем их в нашем сервисе и сообщим об этом.