Электронные документы в судебном разбирательстве

Разбирательства, связанные с экономической или предпринимательской деятельностью, находятся в компетенции арбитражных судов Российской Федерации. Арбитражные суды разрешают споры между юрлицами и индивидуальными предпринимателями в качестве суда первой инстанции. Во время разбирательства суд истребует документы, составленные сторонами спора, в том числе в электронном виде.

В этой статье:

• Этап 1. Досудебное урегулирование
• Этап 2. Предъявление иска (заявления)
• Этап 3. Судебное разбирательство
• Этап 4. Пересмотр судебных актов в апелляционной и кассационной инстанциях

В любом судебном разбирательстве выделяют несколько этапов:

1. Досудебное урегулирование.
2. Предъявление иска (заявления):
   • подготовка заявления и документов, подтверждающих требования;
   • представление документов в суд.
3. Судебное разбирательство:
   • подготовительная часть;
   • рассмотрение дела по существу (исследование доказательств);
   • вынесение и оглашение судебного акта (решение, определение суда).
4. Пересмотр судебных актов в апелляционной и кассационной инстанциях.

Этап 1. Досудебное урегулирование

Прежде чем обратиться в суд, стороны, согласно ч. 5 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (АПК РФ), обязаны попытаться уладить конфликт самостоятельно. Стороны могут урегулировать спор сами в порядке переговоров или привлечь третьих лиц, например медиаторов. Этот процесс называется досудебным урегулированием. 

Этап досудебного урегулирования необязателен, если рассматривается дело:

• Об установлении фактов, имеющих юридическое значение (гл. 27 АПК РФ).
• О компенсации за нарушение права на судопроизводство в разумный срок или права на исполнение судебного акта в разумный срок (гл. 27.1 АПК РФ).
• О несостоятельности, то есть банкротстве (гл. 28 АПК РФ).
• О корпоративном споре (гл. 28.1 АПК РФ).
• О защите прав и законных интересов группы лиц (гл. 28.2 АПК РФ).
• Приказного производства (гл. 29.1 АПК РФ).
• Об оспаривании решений третейских судов (гл. 30 АПК РФ).
• О признании и приведении в исполнение решений иностранных судов и иностранных арбитражных решений (гл. 31 АПК РФ).
• При обращении в арбитражный суд прокурора и госорганов в защиту интересов и прав в сфере предпринимательской и иной экономической деятельности (ст. 52, ст. 53 АПК РФ).

В остальных случаях к исковому заявлению нужно приложить доказательства, что досудебный порядок соблюден. Иначе суд может оставить дело без движения. Чаще всего доказательством служит претензия (рекламация), но можно использовать и другие документы. Например, при досрочном расторжении договора аренды направляют письменное предупреждение об исполнении требований.

Утвержденной формы претензии нет, компании составляют ее на свое усмотрение. В настоящее время ФНС разрабатывает формат акта рекламации (претензии) для обмена в электронном виде. Он может быть опубликован уже в этом году. Формат будет рекомендованным, а не обязательным. 

Чтобы суд учел попытку урегулировать спор, нужно правильно оформить и отправить претензию. Законодательно конкретная форма претензии не утверждена, но контрагенты при заключении договора вправе согласовать её.

В претензии обычно указывают следующие реквизиты и информацию:

Для передачи претензии есть несколько способов:

Вручить документ лично ответчику. Необходимо, чтобы ответчик или сотрудник юрлица поставил на втором экземпляре свои ФИО, должность, подпись и дату получения.

Направить претензию по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложений. Опись позволит идентифицировать содержимое письма, а уведомление подтвердит дату получения.

Отправить документ в электронном виде. Стороны могут прописать в договоре порядок досудебного урегулирования в электронном варианте, например, зафиксировать электронные адреса для предъявления претензии и определить срок ответа на нее. Другой вариант ― передать документ через систему ЭДО. Суды считают такой способ законным и учитывают его. Пример ― решение Арбитражного суда Новосибирской области по делу № А45-23700/2020, где истец отправил претензию ответчику через сервис Контура. Электронный документ нужно подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это позволит суду идентифицировать отправителя претензии. Доказательством, что ответчик получил претензию, служат подтверждения оператора ЭДО. Их можно скачать в одном архиве с самим документом.

У получателя есть 30 календарных дней, чтобы отреагировать на претензию, если иное не установлено законом или условиями договора. Если он не делает этого в срок или отказывается исполнить требования, вторая сторона вправе обратиться в суд.

Этап 2. Предъявление иска (заявления)

Чтобы начать судебное разбирательство, нужно составить исковое заявление и направить документы в суд, который будет разрешать спор.

Подготовка заявления и документов, подтверждающих требования

По общему правилу иск подают в арбитражный суд по месту нахождения ответчика. Иной порядок определения подсудности указан в гл. 4 АПК РФ, а также может быть установлен соглашением между сторонами. Требования к содержанию искового заявления установлены ст. 125 АПК РФ.

Согласно ст. 126 АПК РФ, к исковому заявлению прилагают следующие документы:

1. Уведомление о вручении или иные документы, которые подтверждают, что лицам, участвующим в деле, направлены копии искового заявления и приложенных к нему документов.
2. Документ об уплате государственной пошлины.
3. Документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования.
4. Документы, подтверждающие полномочия на подписание искового заявления, например доверенность.
5. Копии определения арбитражного суда об обеспечении имущественных интересов до предъявления иска.
6. Документы, которые подтверждают, что истец пытался урегулировать спор в досудебном порядке, если иное не предусмотрено федеральным законом.
7. Проект договора, если заявлено требование заключить договор.
8. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, в которой указаны места нахождения или жительства истца и ответчика, приобретение физлицом статуса индивидуального предпринимателя либо прекращение деятельности в качестве ИП. Вместо выписки можно предоставить иной документ, подтверждающий указанные сведения. Эти документы суд должен получить не ранее чем за 30 дней до обращения истца в арбитражный суд.

Согласно ч. 3 ст. 125 АПК РФ, истец обязан направить копии искового заявления и прилагаемых к нему документов всем лицам, участвующим в деле. Это можно сделать заказным письмом с уведомлением о вручении, через Госуслуги или систему «Мой арбитр». 

Представление документов в суд

Исковое заявление, заявление, жалобу, представление и другие документы можно подать в суд на бумаге или в электронном виде.

Электронные документы подают через информационную систему «Мой арбитр». Вход в личный кабинет системы происходит через учетную запись физлица на Госуслугах.

Документы в электронном виде в суд можно направить в двух вариантах: электронный документ и электронный образ документа.

Порядок подачи электронных документов и электронных образов документов в арбитражные суды утвержден приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252. 

При представлении в суд электронных документов есть несколько важных правил. Обращение и сами прилагаемые документы следует подписывать квалифицированной электронной подписью. При этом подпись должна быть отсоединенной, то есть находиться в отдельном файле. Если документ подписали несколько человек, то для каждой ЭП должен быть свой файл. Нельзя подавать в суд электронные документы с присоединенными ЭП, простыми и усиленными неквалифицированными ЭП.

Электронные документы представляют в суд в том формате, в котором они были подготовлены и подписаны. Файлы с текстовым содержанием — в форматах PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT. С графическим содержанием — в форматах JPEG (JPG), PNG, PDF, TIFF.

Однако не все электронные документы соответствуют форматным требованиям. Например, электронными счетами-фактурами по закону можно обмениваться только в XML-формате. Выход такой: электронный документ нужно распечатать, заверить бумажную копию, отсканировать и перевести в нужный формат. При этом может быть назначена экспертиза для проверки подлинности электронных документов.

Этап 3. Судебное разбирательство

При подготовке к разбирательству суд проверяет, соблюден ли законный порядок подачи документов, относятся ли представленные доказательства к спору. Затем суд рассматривает дело и принимает решение. 

Подготовительная часть

На этом этапе рассматривают заявление и документы, определяют, имеются ли процессуальные условия для назначения судебного заседания. Также суд вызывает стороны и проводит с ними собеседование, чтобы выяснить обстоятельства, которые указаны в заявленных требованиях и возражениях. Если документы направлены в электронном виде, то истцу могут предложить явиться на предварительное судебное заседание или представить оригиналы поданных документов. 

Суд может отказать в принятии заявления или вернуть его. Такое возможно, если выяснится, что дело неподсудно арбитражному суду, или если не был соблюден досудебный порядок урегулирования спора. Другие причины, по которым суд может оставить заявление без рассмотрения, перечислены в ст. 148 АПК РФ.

Подготовительная часть судебного заседания завершается определением порядка его проведения.

Рассмотрение дела по существу (исследование доказательств)

Согласно ч. 3 ст. 75 АПК РФ, документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе через интернет, а также РФ, могут служить письменными доказательствами.

Есть несколько видов электронных доказательств: электронные сообщения, электронные документы.

Электронные сообщения в почте или мессенджерах и электронные документы признаются судами в качестве доказательства при соблюдении условий:

• Можно достоверно установить, от кого исходило сообщение, кому оно адресовано (п. 65 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).
• Письма подписаны лицами, которые имели полномочия на ведение такой переписки (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.08.2018 № Ф05-11749/2018 по делу N А41-84219/2017, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2017 № 09АП-25271/17).

Самый надежный способ подтвердить подлинность электронного документа — электронная подпись. В суд можно представить электронные договоры; дополнительные соглашения, первичные учетные документы. Они могут быть подписаны КЭП либо другими видами подписи, если это не противоречит действующим законам, НПА или соглашению между контрагентами. Обязательным требованием к содержанию и оформлению электронного документа является требование о достоверности, сформулированное в ч. 1. ст. 75 АПК РФ.

Арбитражный суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании. После исследования доказательств рассмотрение дела по существу считается оконченным и суд удаляется для принятия решения.

Судебная экспертиза

Если в ходе рассмотрения дела возникают вопросы, требующие специальных знаний, арбитражный суд назначает экспертизу.

Согласно ст. 82 АПК РФ, суд назначает экспертизу, если это предписано законом или договором, по ходатайству лица или с согласия лиц, участвующих в деле. Каждая из сторон имеет право указать своего эксперта. Круг вопросов для эксперта определяет суд, и участники также имеют право представить свои вопросы. Сроки и стоимость экспертизы устанавливает суд.

Вынесение и оглашение судебного акта (решения, определения суда)

После исследования доказательств по делу и судебных прений арбитражный суд выносит решение. Он может полностью или частично удовлетворить или отказать в удовлетворении заявленных требований. Еще в решении указывают распределение судебных расходов между сторонами, срок и порядок обжалования.

Решение выполняется в форме электронного документа. Дополнительно составляют экземпляр на бумаге, который приобщают к делу.

В случаях, установленных АПК РФ, арбитражный суд выносит определение в виде отдельного судебного акта или протокольного определения. Его, как и решение, оформляют электронно и дублируют на бумаге.

Этап 4. Пересмотр судебных актов в апелляционной и кассационной инстанциях

Участник разбирательства вправе обжаловать решение суда в течение месяца, подав апелляцию, а в дальнейшем и кассацию. Форма и содержание апелляционной и кассационной жалобы установлены в ст. 260 и ст. 277 АПК РФ.

Апелляционную и кассационную жалобы можно подать через Госуслуги или форму на сайте арбитражного суда. Документы, прилагаемые к жалобе, тоже можно представить в электронном виде.