Бумагозамещение: кому это выгодно

Три кейса компаний, которые перешли на электронный документооборот и начали экономить. Публикуем текст статьи, размещенной ранее в издании «Коммерсантъ».

Обязательный электронный документооборот (ЭДО) затрагивает все больше направлений: от сдачи отчетности до обмена между контрагентами. В ФНС посчитали, что количество электронных счетов-фактур с каждым годом увеличивается на 30%. К 2025 году, по прогнозу налоговиков, 95% счетов-фактур будет выставляться по ЭДО. Курса на цифровизацию придерживается и сам бизнес. Представители трех компаний делятся, какие эффекты они получили от перехода на ЭДО с Контуром.

27 миллионов — финансовая ценность проекта

«АльфаСтрахование» — крупнейшая частная страховая компания России — настроила ЭДО во внутренних процессах и с контрагентами. Среди них клиенты-юрлица, страховые агенты, поставщики и партнеры: клиники, банки, автодилеры, лизинговые и авиакомпании.

Страхование — сфера, в которой бумажное взаимодействие не дает нужной скорости обмена информацией. Так, в случае с ДМС клиника получает список застрахованных и должна его обработать. Без сервиса ЭДО перенос данных в информационную систему может занимать от 2–3 дней до 2 недель. А если в это время застрахованный обратится в клинику? И это лишь один пример. С ЭДО страховая и ее партнер выигрывают в скорости обмена документами, а операций по их обработке становится меньше.

Аналитики «АльфаСтрахование» посчитали финансовую ценность от автоматизации документооборота со всеми контрагентами. Она составила 27 млн рублей в год. Затраты на ручные операции снизились до 99,9% в процессах с высоким уровнем автоматизации. И на 15% — там, где исключить участие специалиста невозможно.

Елена Еремина, бизнес-партнер по информационным технологиям АО «АльфаСтрахование»

Все IT-решения мы оцениваем по соотношению финансовой ценности проекта и затрат на его разработку. Реализация ЭДО через Контур.Диадок в 2021 году показала высокий коэффициент — 4,5. Методы API оказались простыми во взаимодействии, поэтому не потребовалось много ресурсов на разработку. Проект удалось запустить в короткие сроки: 1 месяц на разработку интеграции и 2,5 месяца на организацию работы с партнерами.

Лесопромышленный холдинг экономит офисную бумагу

Segezha Group (SG) применяет экологичные технологии переработки древесины и развивает безотходное производство. В концепцию устойчивого развития входит также разумное потребление офисной бумаги. На отправку электронных документов SG перешла в 2018 году. Затем за два года в 35 компаниях холдинга автоматизировали электронный документооборот. Интеграция с системой ЭДО Контур.Диадок помогла настроить отправку документов из тех же систем, в которых они создаются. А потоки входящих распределяются без участия секретаря: они сразу попадают к ответственным лицам, проходят по маршрутам согласования и выгружаются в электронный архив, когда документооборот завершен.

В холдинге отказались от распечатки каждого второго документа. Ежемесячно в SG отправляют и принимают 45 тыс. электронных документов — это половина от всего объема документооборота.

Евгения Материкина, руководитель направления по автоматизации «Финансовый и бухгалтерский учет» Segezha Group

Переход на ЭДО позволил ускорить взаиморасчеты с контрагентами, повысить оборачиваемость запасов, сократить сроки подготовки финансовой отчетности. Внутренние согласования документов, в которых участвуют многочисленные сотрудники, в том числе из регионов России, стали намного быстрее и эффективнее.

Цифровизация по цене пяти коробок бумаги

Компания «ИНТЕКСО» находится в Ухте, ее специалисты монтируют и обслуживают системы пожарной безопасности в 14 дочерних обществах ПАО «Газпром» по всей России. С заказчиками из других городов обмениваться документами по почте долго и неудобно, поэтому в «ИНТЕКСО» внедрили ЭДО с контрагентами.

Компания уже была в поиске сервиса для кадрового ЭДО (КЭДО), когда весной 2022 года подскочили цены на офисную бумагу. Это ускорило принятие решения. Сервис оказался соизмерим по стоимости с тем количеством бумаги, которое в «ИНТЕКСО» закупают на месяц. В результате уже в конце марта подписали в электронном виде приказ о переходе на КЭДО. Сейчас все кадровые документы сотрудники подписывают онлайн. Согласование исходящих писем, претензий, договоров перед отправкой контрагентам происходит в системе внутреннего ЭДО.

Юрий Лобанов, первый заместитель генерального директора ООО «ИНТЕКСО»

Мы экономим не только бумагу, но и самое ценное — время. Оперативность просмотра, согласования и подписания документов увеличилась в разы. У меня есть доступ к сервису КЭДО от Контура с трех устройств: ПК, ноутбука и смартфона. Электронный документооборот помогает мне оставаться мобильным и не отвлекаться на рутину, что ускоряет принятие управленческих решений.

Источник: https://www.kommersant.ru/doc/5939859