С 1 сентября меняются правила подписания документов для ИП

Уже через три месяца сотрудники индивидуальных предпринимателей начнут подписывать электронные документы по-новому. Для работы понадобятся сертификат электронной подписи физлица и машиночитаемая доверенность (МЧД). Как ИП подготовиться к переходу, рассказала эксперт Контур.Диадока Ольга Хамидулина.

Обязательное применение машиночитаемых доверенностей стартует 1 сентября. Многие компании и ИП уже начали переход на новую схему работы. Некоторые из них совершают ошибки — неправильно работают с электронной подписью или самими доверенностями. Чтобы соблюдать законодательство, важно разобраться в новых правилах и начать исправлять недоработки, если они есть.

Что понадобится предпринимателю

Для работы с электронными документами сам индивидуальный предприниматель должен использовать электронную подпись (ЭП), выпущенную удостоверяющим центром (УЦ) ФНС. Сертификат электронной подписи физлица предпринимателю не подойдет. Дело в том, что такой сертификат содержит только данные физлица, а в ЭП, полученной в налоговой, есть все необходимые сведения об индивидуальном предпринимателе. К тому же сертификат налоговой дополнительно защищен от копирования и прочих рисков.

Именно эта электронная подпись, полученная в ФНС, понадобится для выпуска машиночитаемой доверенности. С ее помощью предприниматель должен подписывать МЧД на работников. Доверенности нужны, чтобы сотрудники могли работать с электронными документами как представители индивидуального предпринимателя.

Сейчас есть прецеденты, когда ИП выпускает на себя сертификат физлица и МЧД, а потом работает с документами по схеме сотрудника. На основании п.1 ст. 185 Гражданского Кодекса РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу, поэтому выдача доверенности на самого себя недопустима. От своего имени ИП может работать только с сертификатом ФНС.

Однако если предприниматель также работает где-то наемным сотрудником или выступает самозанятым, то может применять сертификат физлица и МЧД. Например, ИП подрабатывает бухгалтером на аутсорсе. Чтобы подписывать документы от лица своего заказчика, ему нужно получить ЭП физлица в любом аккредитованном УЦ (АУЦ). Далее компания-заказчик выпускает на него машиночитаемую доверенность. Таким образом, от лица своего ИП предприниматель будет подписывать документы КЭП ФНС, а работая на аутсоре будет использовать КЭП физлица вместе с МЧД.

Правила работы с электронной подписью для предпринимателя

Что понадобится сотрудникам ИП

Сотрудники индивидуальных предпринимателей с 1 сентября должны работать по той же схеме, что и сотрудники юрлиц. На каждого работника, который занимается электронными документами, необходимо выпустить сертификат ЭП физлица и машиночитаемую доверенность. МЧД обязательно должна быть подписана электронной подписью ИП, полученной в налоговой.

Правила работы с электронной подписью для сотрудников ИП и юрлиц

При обмене электронными документами с контрагентами сотрудник ИП должен прикладывать доверенность. Отправлять ее можно отдельным файлом в одном пакете с документами или включать информацию о МЧД в контент документа.

Что подготовить для выпуска МЧД

Чтобы выпустить машиночитаемую доверенность на сотрудника, необходимо подготовить:

• сведения о работнике;
• информацию о предпринимателе;
• полномочия, которыми ИП планирует наделить работника. 

Выпустить МЧД можно несколькими способами: в распределенном реестре ФНС, в специализированном сервисе для оформления доверенностей или в собственной информационной системе по всем требованиям законодательства. При этом доверенность обязательно должен подписать индивидуальный предприниматель.

Главное для предпринимателя и его сотрудников при переходе на МЧД — помнить, что для них действуют все те же правила, что и для юридических лиц. ИП обязан использовать сертификат ЭП, выпущенный налоговой, а его представитель — сертификат физлица в паре с МЧД.

Меньше чем через три месяца новые правила работы с электронными документами станут обязательными для всех, в том числе для индивидуальных предпринимателей. За оставшееся время важно успеть всё подготовить: выпустить электронные подписи, оформить МЧД на ответственных сотрудников, обучиться формату работы. По оценкам экспертов Контура, на это может уйти от одного до шести месяцев. Лучше не затягивать с подготовкой, а начать ее прямо сейчас.