Переход на МЧД

В Диадоке уже все готово к МЧД

Выпустите доверенность и начните работать по новым правилам

Подключиться

Кратко о МЧД

Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронном виде, которую руководитель компании выпускает на сотрудников для передачи части полномочий. Например, подписания электронных документов от лица организации.

Пока для подписания электронных документов работники используются сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП) сотрудника юрлица, в которой указаны данные физлица и данные организации. Для работы с этим типом подписи не нужно прикладывать МЧД. При этом скоро некоторым категориям сотрудников юрлиц и ИП необходимо будет использовать сертификат физлица и машиночитаемую доверенность для подписания документов от имени компании.

Обязательность использования доверенностей и сертификатов физлиц должна была наступить с 1 сентября 2023 года, но новые поправки в 63-ФЗ продлили возможность работать по старой схеме до 31 августа 2024 года. Однако с 1 сентября 2023 года работники, у которых нет сертификата сотрудника, а также вновь принятые в компанию после 31 августа того же года, смогут подписывать документы только при наличии КЭП физлица и МЧД от руководителя.

Шаг 1. Получить КЭП руководителя в ФНС

С 1 января 2022 года КЭП руководителя можно получить только в ФНС и у ее доверенных лиц. В 2023 году в обороте еще находились КЭП руководителей, полученные компаниями до этой даты в удостоверяющих центрах (УЦ). У последних таких КЭП срок истек 31 марта 2023 года.

Теперь получить КЭП руководителя можно только в УЦ ФНС. Новый сертификат электронной подписи — неизвлекаемый и неэкспортируемый. Его нельзя скопировать и одновременно использовать на нескольких компьютерах, это сделано для безопасности. Если раньше вы работали по-другому, понадобится время, чтобы перестроиться.

К сожалению, практика показывает, что не все пользователи КЭП отождествляют его с собственноручной подписью и иногда пренебрегают элементарными требованиями безопасности. Например, передают сертификат третьим лицам с потерей контроля его применения. На практике это может привести к компрометации ключей подписи и к тому, что руководитель станет жертвой мошенников или злоумышленников. Поэтому новые КЭП руководителя защитили от этих рисков.

Чтобы получить КЭП руководителя, необходимо подготовить:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• токен, на который запишут сертификат.

Обратиться за получением КЭП руководитель должен лично в отделение налоговой или в офис доверенного лица. Процедура занимает от нескольких минут до суток.

Шаг 2. Получить КЭП физлиц на сотрудников

КЭП сотрудника юрлица можно использовать до 31 августа 2024 года. После этой даты такие сертификаты электронных подписей перестанут действовать. Чтобы продолжить работать с электронными документами, необходимо выпустить КЭП физлица всем сотрудникам, имеющим право подписи.

Выпустить КЭП физлица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Чтобы выпустить сертификат в УЦ Контура, понадобится:

1. Оставить заявку на сайте.
2. Оплатить счет.
3. Подготовить комплект документов: паспорт, ИНН, СНИЛС.
4. Получить сертификат электронной подписи в сервисном центре.

Шаг 3. Выпустить МЧД на сотрудников

Сейчас выпустить машиночитаемую доверенность можно тремя способами.

В специализированном сервисе

Расскажем на примере сервиса Контур.Доверенность.

1. Войдите в сервис с КЭП руководителя.

2. В правом верхнем углу нажмите на кнопку «Доверенность».

3. Создайте заявку на доверенность для электронного документооборота. Укажите период действия, организацию-доверителя и реквизиты физлица, которое получает доверенность.

4. Подпишите доверенность.

На сайте ФНС

На портале налоговой есть специальный реестр доверенностей, который позволяет выпускать, проверять и отзывать МЧД.

Чтобы создать доверенность:

1. Перейдите по ссылке.

2. Выберите тип доверенности — B2B, для обмена электронными документами между организациями.

3. В открывшемся окне укажите дату выдачи и окончания доверенности.

4. Заполните сведения об организации, подписанте (руководителе) и представителе (сотруднике).

5. Выберите полномочия из раскрывающегося списка.

6. Нажмите кнопку «Скачать XML-доверенность».

В информационной системе компании

Для компаний, которые хотят выпускать МЧД самостоятельно, ФНС и Минцифры разработали форматы для подготовки XML-файла. Они хранятся на портале Госуслуг.

28 марта 2023 года ФНС опубликовала единый формат МЧД, который тоже можно использовать. Он будет применяется одновременно и для B2B-, и для B2G-обмена. Подробнее об этом написали в новости.

После выпуска доверенностей в собственной системе необходимо организовать их регистрацию в реестре ФНС.

Выпустите доверенность в Контуре

Создайте МЧД в удобном сервисе и начните работать с доверенностями в Диадоке

Выпустить МЧД

Шаг 4. Загрузить МЧД в Диадок и настроить работу

Веб-версия

Доверенности в веб-версии Диадока добавляет администратор ящика или сам сотрудник.

Чтобы добавить доверенность администратору:

1. Откройте список сотрудников в пункте меню «Настройка» → «Сотрудники».
2. Выберите сотрудника и перейдите на вкладку «Сертификаты и доверенности».
3. В блоке «Доверенности сотрудника» нажмите «Выбрать или добавить доверенность».

4. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер  доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скопируйте номер доверенности.

5. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скачайте нужные файлы архивом. Распакуйте архив и загрузите файлы с помощью ссылки «Выберите файл».

6. Когда вы добавите МЧД, Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».

7. При необходимости после добавления настройте доверенность для использования по умолчанию. Для этого нажмите «Использовать по умолчанию» в карточке доверенности и нажмите «Сохранить». 

8. В карточке сотрудника нажмите «Сохранить».

Теперь при подписании сертификатом физического лица сотрудник будет использовать назначенную машиночитаемую доверенность.

Установить доверенность по умолчанию может сам сотрудник. При подписании документа КЭП физлица нажмите на МЧД из списка или добавьте новую. После нажмите «Использовать по умолчанию».

Если у вас есть сертификат физлица, но нет МЧД, то добавить доверенность можно в меню «Настройки» — «Добавить МЧД».

Кроме того, добавить МЧД сотрудник может в разделе «Персональные настройки». В меню «Настройки» перейти в раздел «Персональные настройки» — «Доверенность для подписания» — «Выбрать или добавить».

Модуль для 1С

Перед тем, как загружать и настраивать МЧД в модуле для 1С, обновите интеграционное решение до актуальной версии по инструкции. Работа с МЧД доступна в модуле «Универсальный», начиная с версии 4.14.

Чтобы добавить доверенность:

1. Войдите в модуль с сертификатом физлица.

2. Нажмите кнопку «Настройки» и выберите «Доверенности».

3. Выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.

4. Нажмите «Добавить доверенность».

5. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер  доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скопируйте номер доверенности.

6. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скачайте нужные файлы архивом. Распакуйте архив и загрузите файлы с помощью ссылки «Выберите файл».

7. Когда вы добавите МЧД, Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».

Чтобы назначить доверенность по умолчанию в модуле, выполните следующие шаги. Если при работе с документами организации нужно прикладывать одну и ту же доверенность, отметьте ее в настройках. 

Войдите в сервис по сертификату физлица. В настройках появится раздел «Доверенности».

Нажмите на раздел «Доверенности» и выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.

Чтобы доверенность подставлялась автоматически при обработке документов, выберите доверенность и нажмите «Назначить по умолчанию».

Как добавить МЧД в модуле Диадока для 1С, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Посмотрите небольшое видео: 

API

Зарегистрируйте МЧД в API одним из двух способов:

• по регистрационному номеру МЧД и ИНН доверителя,
• загрузите XML-файл МЧД с электронной подписью руководителя.

В первом случае доверенность обязательно должна быть зарегистрирована в сервисе ФНС для работы с МЧД, во втором — нет.

Для регистрации МЧД вызовите метод RegisterPowerOfAttorney, который вернет идентификатор задачи taskId. По этому идентификатору с помощью метода RegisterPowerOfAttorneyResult можно узнать результат регистрации.

После регистрации МЧД понадобится привязать ее к сотруднику и установить доверенность по умолчанию. Об этом и о том, как отправлять и получать МЧД в API, читайте в инструкции. 

Начните работать с МЧД в Диадоке

В сервисе уже все готово для применения электронных доверенностей — передавайте документы контрагентам по новым правилам

Подключиться

Коннекторы

Для использования доверенностей в коннекторах, загрузите их в веб-версию сервиса по инструкции выше. Далее для настройки МЧД в коннекторе обратитесь в техническую поддержку с идентификатором доверенности и ИНН организации, которая работает с коннекторами.

Если вы не хотите использовать МЧД при подписании документов КЭП физлица, обратитесь в техподдержку с просьбой снять требование о необходимости использовать МЧД. Иначе при отправке документа будет появляться ошибка.

Пользователям, которые работают в нестандартном интеграционном решении, необходимо обратиться к менеджеру за доработками. Это важно сделать как можно раньше, чтобы успеть подготовиться к переходу на МЧД.