С 1 сентября 2023 года все работники компаний, у которых нет сертификата сотрудника, должны использовать для подписания документов сертификат физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД). То же касается всех сотрудников, которые будут наняты после 31 августа. Компании необходимо получить новые сертификаты, выпустить доверенности и наладить процесс работы. Как сделать это правильно, расскажем в статье.

В Диадоке уже все готово к МЧД
Выпустите доверенность и начните работать по новым правилам
Кратко о МЧД
Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронном виде, которую руководитель компании выпускает на сотрудников для передачи части полномочий. Например, подписания электронных документов от лица организации.
Пока для подписания электронных документов работники используются сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП) сотрудника юрлица, в которой указаны данные физлица и данные организации. Для работы с этим типом подписи не нужно прикладывать МЧД. При этом скоро некоторым категориям сотрудников юрлиц и ИП необходимо будет использовать сертификат физлица и машиночитаемую доверенность для подписания документов от имени компании.
Обязательность использования доверенностей и сертификатов физлиц должна была наступить с 1 сентября 2023 года, но новые поправки в 63-ФЗ продлили возможность работать по старой схеме до 31 августа 2024 года. Однако с 1 сентября 2023 года работники, у которых нет сертификата сотрудника, а также вновь принятые в компанию после 31 августа того же года, смогут подписывать документы только при наличии КЭП физлица и МЧД от руководителя.
Шаг 1. Получить КЭП руководителя в ФНС
С 1 января 2022 года КЭП руководителя можно получить только в ФНС и у ее доверенных лиц. В 2023 году в обороте еще находились КЭП руководителей, полученные компаниями до этой даты в удостоверяющих центрах (УЦ). У последних таких КЭП срок истек 31 марта 2023 года.
Теперь получить КЭП руководителя можно только в УЦ ФНС. Новый сертификат электронной подписи — неизвлекаемый и неэкспортируемый. Его нельзя скопировать и одновременно использовать на нескольких компьютерах, это сделано для безопасности. Если раньше вы работали по-другому, понадобится время, чтобы перестроиться.
К сожалению, практика показывает, что не все пользователи КЭП отождествляют его с собственноручной подписью и иногда пренебрегают элементарными требованиями безопасности. Например, передают сертификат третьим лицам с потерей контроля его применения. На практике это может привести к компрометации ключей подписи и к тому, что руководитель станет жертвой мошенников или злоумышленников. Поэтому новые КЭП руководителя защитили от этих рисков.
Чтобы получить КЭП руководителя, необходимо подготовить:
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- токен, на который запишут сертификат.
Обратиться за получением КЭП руководитель должен лично в отделение налоговой или в офис доверенного лица. Процедура занимает от нескольких минут до суток.
Шаг 2. Получить КЭП физлиц на сотрудников
КЭП сотрудника юрлица можно использовать до 31 августа 2024 года. После этой даты такие сертификаты электронных подписей перестанут действовать. Чтобы продолжить работать с электронными документами, необходимо выпустить КЭП физлица всем сотрудникам, имеющим право подписи.
Выпустить КЭП физлица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Чтобы выпустить сертификат в УЦ Контура, понадобится:
- Оставить заявку на сайте.
- Оплатить счет.
- Подготовить комплект документов: паспорт, ИНН, СНИЛС.
- Получить сертификат электронной подписи в сервисном центре.
Шаг 3. Выпустить МЧД на сотрудников
Сейчас выпустить машиночитаемую доверенность можно тремя способами.
В специализированном сервисе
Расскажем на примере сервиса Контур.Доверенность.
1. Войдите в сервис с КЭП руководителя.
2. В правом верхнем углу нажмите на кнопку «Доверенность».
3. Создайте заявку на доверенность для электронного документооборота. Укажите период действия, организацию-доверителя и реквизиты физлица, которое получает доверенность.
4. Подпишите доверенность.
На сайте ФНС
На портале налоговой есть специальный реестр доверенностей, который позволяет выпускать, проверять и отзывать МЧД.
Чтобы создать доверенность:
1. Перейдите по ссылке.
2. Выберите тип доверенности — B2B, для обмена электронными документами между организациями.
3. В открывшемся окне укажите дату выдачи и окончания доверенности.
4. Заполните сведения об организации, подписанте (руководителе) и представителе (сотруднике).
5. Выберите полномочия из раскрывающегося списка.
6. Нажмите кнопку «Скачать XML-доверенность».
В информационной системе компании
Для компаний, которые хотят выпускать МЧД самостоятельно, ФНС и Минцифры разработали форматы для подготовки XML-файла. Они хранятся на портале Госуслуг.
28 марта 2023 года ФНС опубликовала единый формат МЧД, который тоже можно использовать. Он будет применяется одновременно и для B2B-, и для B2G-обмена. Подробнее об этом написали в новости.
После выпуска доверенностей в собственной системе необходимо организовать их регистрацию в реестре ФНС.
Выпустите доверенность в Контуре
Создайте МЧД в удобном сервисе и начните работать с доверенностями в Диадоке
Шаг 4. Загрузить МЧД в Диадок и настроить работу
Веб-версия
Доверенности в веб-версии Диадока добавляет администратор ящика или сам сотрудник.
Чтобы добавить доверенность администратору:
- Откройте список сотрудников в пункте меню «Настройка» → «Сотрудники».
- Выберите сотрудника и перейдите на вкладку «Сертификаты и доверенности».
- В блоке «Доверенности сотрудника» нажмите «Выбрать или добавить доверенность».
4. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скопируйте номер доверенности.
5. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скачайте нужные файлы архивом. Распакуйте архив и загрузите файлы с помощью ссылки «Выберите файл».
6. Когда вы добавите МЧД, Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».
7. При необходимости после добавления настройте доверенность для использования по умолчанию. Для этого нажмите «Использовать по умолчанию» в карточке доверенности и нажмите «Сохранить».
8. В карточке сотрудника нажмите «Сохранить».
Теперь при подписании сертификатом физического лица сотрудник будет использовать назначенную машиночитаемую доверенность.
Установить доверенность по умолчанию может сам сотрудник. При подписании документа КЭП физлица нажмите на МЧД из списка или добавьте новую. После нажмите «Использовать по умолчанию».
Если у вас есть сертификат физлица, но нет МЧД, то добавить доверенность можно в меню «Настройки» — «Добавить МЧД».
Кроме того, добавить МЧД сотрудник может в разделе «Персональные настройки». В меню «Настройки» перейти в раздел «Персональные настройки» — «Доверенность для подписания» — «Выбрать или добавить».
Модуль для 1С
Перед тем, как загружать и настраивать МЧД в модуле для 1С, обновите интеграционное решение до актуальной версии по инструкции. Работа с МЧД доступна в модуле «Универсальный», начиная с версии 4.14.
Чтобы добавить доверенность:
1. Войдите в модуль с сертификатом физлица.
2. Нажмите кнопку «Настройки» и выберите «Доверенности».
Если у вас нет раздела «Доверенности», необходимо авторизоваться с сертификатом физлица. Нажмите на ФИО в правом верхнем углу, выберите кнопку «К авторизации», заполните свои данные и войдите в модуль.
3. Выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.
4. Нажмите «Добавить доверенность».
5. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скопируйте номер доверенности.
6. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скачайте нужные файлы архивом. Распакуйте архив и загрузите файлы с помощью ссылки «Выберите файл».
7. Когда вы добавите МЧД, Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».
Чтобы назначить доверенность по умолчанию в модуле, выполните следующие шаги. Если при работе с документами организации нужно прикладывать одну и ту же доверенность, отметьте ее в настройках.
Войдите в сервис по сертификату физлица. В настройках появится раздел «Доверенности».
Нажмите на раздел «Доверенности» и выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.
Чтобы доверенность подставлялась автоматически при обработке документов, выберите доверенность и нажмите «Назначить по умолчанию».
Как добавить МЧД в модуле Диадока для 1С, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Посмотрите небольшое видео:
API
Зарегистрируйте МЧД в API одним из двух способов:
- по регистрационному номеру МЧД и ИНН доверителя,
- загрузите XML-файл МЧД с электронной подписью руководителя.
В первом случае доверенность обязательно должна быть зарегистрирована в сервисе ФНС для работы с МЧД, во втором — нет.
Для регистрации МЧД вызовите метод RegisterPowerOfAttorney, который вернет идентификатор задачи taskId. По этому идентификатору с помощью метода RegisterPowerOfAttorneyResult можно узнать результат регистрации.
После регистрации МЧД понадобится привязать ее к сотруднику и установить доверенность по умолчанию. Об этом и о том, как отправлять и получать МЧД в API, читайте в инструкции.
Начните работать с МЧД в Диадоке
В сервисе уже все готово для применения электронных доверенностей — передавайте документы контрагентам по новым правилам
Коннекторы
Для использования доверенностей в коннекторах, загрузите их в веб-версию сервиса по инструкции выше. Далее для настройки МЧД в коннекторе обратитесь в техническую поддержку с идентификатором доверенности и ИНН организации, которая работает с коннекторами.
Если вы не хотите использовать МЧД при подписании документов КЭП физлица, обратитесь в техподдержку с просьбой снять требование о необходимости использовать МЧД. Иначе при отправке документа будет появляться ошибка.
Пользователям, которые работают в нестандартном интеграционном решении, необходимо обратиться к менеджеру за доработками. Это важно сделать как можно раньше, чтобы успеть подготовиться к переходу на МЧД.
На текущий момент с МЧД работают только ФНС и ФСС.
В Диадоке сейчас можно увидеть следующую информацию об МЧД: информацию о доверенности (название доверителя, ФИО представителя, срок действия доверенности), действие подписания с МЧД, дату совершения действия, статус доверенности.
Более подробную информацию о доверенности на данный момент вы можете запрашивать у контрагента. Также вы можете обратится в техническую поддержку для регистрации пожелания о том, чтобы в сервисе отображалась более подробная информация о МЧД.
У нас сейчас в работе находится задача, которая упростит доступ пользователей Диадока к данным в сервисе ФНС
В Диадоке не отображается информация о номере доверенности контрагента. Номер МЧД можно запросить у контрагента.
B2B - для обмена электронными документами между организациями (ЭДО)
B2G - Для предоставления в адрес налоговых органов (отчетность)
Сейчас же сотруднику лучше получить КЭП физического лица (без реквизитов ЮЛ) и добавить несколько МЧД, для каждой из организаций.
Мы потратили время по переходу на МЧД, а в результате к моменту закрытия квартала и сдачи отчетности выясняется, что куча документов входящих и исходящих просто испорчены!
Мы поимели уйму проблем из за непрофессионализма Контур Диадока, который не удосужился информировать о недоделках! Мы бы работали по-другому до момента, когда функционал будет внедрен полностью.. но нет..зачем-то надо было умолчать!!
А деньги за исходящие документы доставленные со статусом "Подпись неверна, МЧД не найдена" вы спишете как за исправно выполненную работу?! просто отваратительно
Обращение 50105539.
В Диадоке техническая возможность передачи МДЧ в роуминге реализована, но фактически еще не работает, т.к. требуется тестирование с каждым оператором в отдельности. Новости о том, что в Диадоке стала доступна передача МЧД в роуминге, мы будем публиковать.
У операторов нет такой обязанности, но Диадок выполняет такую проверку для упрощения работы пользователей с процессом ЭДО
Подскажите, реализована ли передача МЧД в роуминге?
Есть какие-то оговорки по применению?
Стоит ли уже сейчас переводить всех сотрудников на ФЛ+МЧД (экстерн, диадок)?
Передача МЧД в роуминге запущена с оператором ЭДО-Лайт (Оператор-ЦРПТ).
Различий в сценариях отправки документов с МЧД внтури Диадока и в роуминге никаких нет.
Стоит ли уже сейчас переводить сотрудников на сертификаты ФЛ + МЧД? Конечно стоит. Чем раньше вы перейдете на схему подписания документов сертификтами ФЛ с приминением МЧД, тем комфортнее для вас наступит срок обязательности МЧД. Мы рекомендуем уже сейчас подсчитать необходимое количество сертификатов ФЛ и, соответственно, МЧД, определиться с системой, в которой вы будете выпускать МЧД и начать подписывать документы по новой схеме хотя бы с частью контрагентов, постепенно масштабируя на всех.
Подскажите, пожалуйста, что изменилось в плане использования api для отправки документов контрагентам? Каким образом при передачи документов по api необходимо использовать МЧД?
Заранее спасибо за ответы.
При формировании формализованного документа можно добавить информацию об МЧД в блок Подписант. Для этого вместе с сертификатом физического лица укажите МЧД:
- при генерации титула с МЧД методом GenerateTitleXml;
- при подготовке документа к подписанию методом PrepareDocumentsToSign: в структуре ExtendedSigner заполнить структуру PowerOfAttorneyToPost, указав в ней данные о МЧД.
Поправки ещё не приняты, хоть они и ожидаются с высокой долей вероятности. Как только будут приняты официально - мы скорректируем текст в соответствии с действующим законодательством
Сейчас выпустить сертификат ФЛ можно дополнительно к сертификату ЮЛ совершенно бесплатно. А вот поспешность с «перевыпуском» сертификатов как раз может привести к излишним тратам, так как минимальный риск не принятия изменений остается
Можно ли установить сертификат ФЛ+МЧД на 2 и более ПК? Например на 1-м сотрудник работает в офисе, на 2-м из дома, с 3-м ездит в командировку?
Также просьба обновить статус по передача МЧД в роуминге? Нас интересуют Калуга Астрал и СБИС.
Да, сертификат ФЛ можно установить на несколько рабочих мест, главное помнить о тех рисках, которые в этом процессе существуют - это должны быть личные устройства, иначе ФЛ подвергается риску компрометации подписи
МЧД в роуминге с Калугой и СБИС работает (пока в формате передачи мета-данных, скоро поддержим передачу файлом)
Т.е. мы пока не можем подписывать доки ФЛ+МЧД для клиентов в роуминге? Документы отгрузки это же файлы?
Если вы решили передавать МЧД файлом - то да, это со стороны партнёров ещё не реализовано
Ещё вопрос - что лучше? Если передача в виде мета-информации то можно ли выбрать такое способ в уже созданной МЧД, как?
Отправить файл МЧД с помощью методов PostMessage, PostMessagePatch, SendDraft. Для этого в структуру PowerOfAttorneyToPost добавили поле Content.
https://developer.kontur.ru/Docs/diadoc-api/proto/PowerOfAttorneyToPost.html
Доверенность не меняется. Меняется только способ передачи сведений.
В веб-интерфейсе сведения о МЧД передаются мета-информацией.