Переход на МЧД

С 1 сентября 2023 года все работники компаний, у которых нет сертификата сотрудника, должны использовать для подписания документов сертификат физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД). То же касается всех сотрудников, которые будут наняты после 31 августа. Компании необходимо получить новые сертификаты, выпустить доверенности и наладить процесс работы. Как сделать это правильно, расскажем в статье.

diadoc

В Диадоке уже все готово к МЧД

Выпустите доверенность и начните работать по новым правилам

Кратко о МЧД

Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронном виде, которую руководитель компании выпускает на сотрудников для передачи части полномочий. Например, подписания электронных документов от лица организации.

Пока для подписания электронных документов работники используются сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП) сотрудника юрлица, в которой указаны данные физлица и данные организации. Для работы с этим типом подписи не нужно прикладывать МЧД. При этом скоро некоторым категориям сотрудников юрлиц и ИП необходимо будет использовать сертификат физлица и машиночитаемую доверенность для подписания документов от имени компании.

Обязательность использования доверенностей и сертификатов физлиц должна была наступить с 1 сентября 2023 года, но новые поправки в 63-ФЗ продлили возможность работать по старой схеме до 31 августа 2024 года. Однако с 1 сентября 2023 года работники, у которых нет сертификата сотрудника, а также вновь принятые в компанию после 31 августа того же года, смогут подписывать документы только при наличии КЭП физлица и МЧД от руководителя.

 

Шаг 1. Получить КЭП руководителя в ФНС

С 1 января 2022 года КЭП руководителя можно получить только в ФНС и у ее доверенных лиц. В 2023 году в обороте еще находились КЭП руководителей, полученные компаниями до этой даты в удостоверяющих центрах (УЦ). У последних таких КЭП срок истек 31 марта 2023 года.

Теперь получить КЭП руководителя можно только в УЦ ФНС. Новый сертификат электронной подписи — неизвлекаемый и неэкспортируемый. Его нельзя скопировать и одновременно использовать на нескольких компьютерах, это сделано для безопасности. Если раньше вы работали по-другому, понадобится время, чтобы перестроиться.

К сожалению, практика показывает, что не все пользователи КЭП отождествляют его с собственноручной подписью и иногда пренебрегают элементарными требованиями безопасности. Например, передают сертификат третьим лицам с потерей контроля его применения. На практике это может привести к компрометации ключей подписи и к тому, что руководитель станет жертвой мошенников или злоумышленников. Поэтому новые КЭП руководителя защитили от этих рисков.

Чтобы получить КЭП руководителя, необходимо подготовить:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • токен, на который запишут сертификат.

Обратиться за получением КЭП руководитель должен лично в отделение налоговой или в офис доверенного лица. Процедура занимает от нескольких минут до суток.

Шаг 2. Получить КЭП физлиц на сотрудников

КЭП сотрудника юрлица можно использовать до 31 августа 2024 года. После этой даты такие сертификаты электронных подписей перестанут действовать. Чтобы продолжить работать с электронными документами, необходимо выпустить КЭП физлица всем сотрудникам, имеющим право подписи.

Выпустить КЭП физлица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Чтобы выпустить сертификат в УЦ Контура, понадобится:

  1. Оставить заявку на сайте.
  2. Оплатить счет.
  3. Подготовить комплект документов: паспорт, ИНН, СНИЛС.
  4. Получить сертификат электронной подписи в сервисном центре.

Шаг 3. Выпустить МЧД на сотрудников

Сейчас выпустить машиночитаемую доверенность можно тремя способами.

В специализированном сервисе

Расскажем на примере сервиса Контур.Доверенность.

1. Войдите в сервис с КЭП руководителя.

2. В правом верхнем углу нажмите на кнопку «Доверенность».

Доверенность

3. Создайте заявку на доверенность для электронного документооборота. Укажите период действия, организацию-доверителя и реквизиты физлица, которое получает доверенность.

Заявка на доверенность для электронного документооборота

4. Подпишите доверенность.

На сайте ФНС

На портале налоговой есть специальный реестр доверенностей, который позволяет выпускать, проверять и отзывать МЧД.

Чтобы создать доверенность:

1. Перейдите по ссылке.

2. Выберите тип доверенности — B2B, для обмена электронными документами между организациями.

Тип доверенности

3. В открывшемся окне укажите дату выдачи и окончания доверенности.

Данные доверенности

4. Заполните сведения об организации, подписанте (руководителе) и представителе (сотруднике).

Сведения об организации

5. Выберите полномочия из раскрывающегося списка.

Полномочия

6. Нажмите кнопку «Скачать XML-доверенность».

В информационной системе компании

Для компаний, которые хотят выпускать МЧД самостоятельно, ФНС и Минцифры разработали форматы для подготовки XML-файла. Они хранятся на портале Госуслуг.

28 марта 2023 года ФНС опубликовала единый формат МЧД, который тоже можно использовать. Он будет применяется одновременно и для B2B-, и для B2G-обмена. Подробнее об этом написали в новости.

Форматы для подготовки XML-файла

После выпуска доверенностей в собственной системе необходимо организовать их регистрацию в реестре ФНС.

mchd

Выпустите доверенность в Контуре

Создайте МЧД в удобном сервисе и начните работать с доверенностями в Диадоке

Шаг 4. Загрузить МЧД в Диадок и настроить работу

Веб-версия

Доверенности в веб-версии Диадока добавляет администратор ящика или сам сотрудник.

Чтобы добавить доверенность администратору:

  1. Откройте список сотрудников в пункте меню «Настройка» → «Сотрудники».
  2. Выберите сотрудника и перейдите на вкладку «Сертификаты и доверенности».
  3. В блоке «Доверенности сотрудника» нажмите «Выбрать или добавить доверенность».

Доверенности сотрудника

4. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер  доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скопируйте номер доверенности.

Добавление доверенности по номеру

5. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скачайте нужные файлы архивом. Распакуйте архив и загрузите файлы с помощью ссылки «Выберите файл».

Добавление доверенности. Загрузка файла

6. Когда вы добавите МЧД, Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».

7. При необходимости после добавления настройте доверенность для использования по умолчанию. Для этого нажмите «Использовать по умолчанию» в карточке доверенности и нажмите «Сохранить». 

8. В карточке сотрудника нажмите «Сохранить».

Теперь при подписании сертификатом физического лица сотрудник будет использовать назначенную машиночитаемую доверенность.

Установить доверенность по умолчанию может сам сотрудник. При подписании документа КЭП физлица нажмите на МЧД из списка или добавьте новую. После нажмите «Использовать по умолчанию».

Установить по умолчанию

Если у вас есть сертификат физлица, но нет МЧД, то добавить доверенность можно в меню «Настройки» — «Добавить МЧД».

Кроме того, добавить МЧД сотрудник может в разделе «Персональные настройки». В меню «Настройки» перейти в раздел «Персональные настройки» — «Доверенность для подписания» — «Выбрать или добавить».

Модуль для 1С

Перед тем, как загружать и настраивать МЧД в модуле для 1С, обновите интеграционное решение до актуальной версии по инструкции. Работа с МЧД доступна в модуле «Универсальный», начиная с версии 4.14.

Чтобы добавить доверенность:

1. Войдите в модуль с сертификатом физлица.

2. Нажмите кнопку «Настройки» и выберите «Доверенности».

Если у вас нет раздела «Доверенности», необходимо авторизоваться с сертификатом физлица. Нажмите на ФИО в правом верхнем углу, выберите кнопку «К авторизации», заполните свои данные и войдите в модуль.

3. Выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.

4. Нажмите «Добавить доверенность».

Добавить доверенность

5. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер  доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скопируйте номер доверенности.

Добавить доверенность по номеру

6. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скачайте нужные файлы архивом. Распакуйте архив и загрузите файлы с помощью ссылки «Выберите файл».

Добавить доверенность. Загрузка файла

7. Когда вы добавите МЧД, Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».

Чтобы назначить доверенность по умолчанию в модуле, выполните следующие шаги. Если при работе с документами организации нужно прикладывать одну и ту же доверенность, отметьте ее в настройках. 

Войдите в сервис по сертификату физлица. В настройках появится раздел «Доверенности».

Установить по умолчанию

Нажмите на раздел «Доверенности» и выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.

Список доверенностей

Чтобы доверенность подставлялась автоматически при обработке документов, выберите доверенность и нажмите «Назначить по умолчанию».

Как добавить МЧД в модуле Диадока для 1С, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Посмотрите небольшое видео: 

 

API

Зарегистрируйте МЧД в API одним из двух способов:

  • по регистрационному номеру МЧД и ИНН доверителя,
  • загрузите XML-файл МЧД с электронной подписью руководителя.

В первом случае доверенность обязательно должна быть зарегистрирована в сервисе ФНС для работы с МЧД, во втором — нет.

Для регистрации МЧД вызовите метод RegisterPowerOfAttorney, который вернет идентификатор задачи taskId. По этому идентификатору с помощью метода RegisterPowerOfAttorneyResult можно узнать результат регистрации.

После регистрации МЧД понадобится привязать ее к сотруднику и установить доверенность по умолчанию. Об этом и о том, как отправлять и получать МЧД в API, читайте в инструкции

diadoc

Начните работать с МЧД в Диадоке

В сервисе уже все готово для применения электронных доверенностей — передавайте документы контрагентам по новым правилам

Коннекторы

Для использования доверенностей в коннекторах, загрузите их в веб-версию сервиса по инструкции выше. Далее для настройки МЧД в коннекторе обратитесь в техническую поддержку с идентификатором доверенности и ИНН организации, которая работает с коннекторами.

Если вы не хотите использовать МЧД при подписании документов КЭП физлица, обратитесь в техподдержку с просьбой снять требование о необходимости использовать МЧД. Иначе при отправке документа будет появляться ошибка.

Пользователям, которые работают в нестандартном интеграционном решении, необходимо обратиться к менеджеру за доработками. Это важно сделать как можно раньше, чтобы успеть подготовиться к переходу на МЧД.


Вход в личный кабинет системы ЭДО Диадок

В личный кабинет Контур.Диадока можно войти, используя логин и пароль, сертификат электронной подписи, номер телефона или ссылку. Пошагово рассмотрим каждый способ и разберем особенности работы в системе с электронной подписью и без нее.

Начало работы с контрагентами в Диадоке

Документооборот ― двусторонний процесс. После подключения нужно сообщить партнерам, что вы перешли на ЭДО, и пригласить их обмениваться документами. Рассмотрим, как это сделать, если контрагент работает в Диадоке, пользуется другой системой или вообще не знаком с электронными документами.

Письмо о переходе на ЭДО

При смене бумажного документооборота на электронный (ЭДО) важно привлечь к нему как можно больше контрагентов. Так ЭДО принесет максимум пользы: ускорит подписание договоров, получение закрывающих актов, перечисление оплаты. Договориться о новом формате работы поможет письмо о переходе на ЭДО.

Диадок, Диплодок или Дедок: в чем разница?

Контур.Диадок — сервис электронного документооборота (ЭДО), название которого не всегда запоминается с первого раза. О том, под какими именами нас ищут и не всегда могут найти, — эта статья.

Электронный документооборот для бизнеса

Бизнес все чаще внедряет электронный документооборот (ЭДО). Крупные и малые компании переходят на безбумажное делопроизводство, поскольку видят в этом конкурентное преимущество. Расскажем, чем ЭДО интересен и выгоден для организаций.

Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке