Как перейти на МЧД

Кратко о МЧД

Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронном виде, которую руководитель компании выпускает на сотрудников для передачи части полномочий. Например, подписания электронных документов от лица организации.

Раньше для подписания электронных документов сотрудники пользовались квалифицированной электронной подписью (КЭП) юрлица, в которой были указаны данные физлица и данные организации. С 1 сентября 2023 года сотрудники смогут подписывать документы только при наличии КЭП физлица и МЧД от руководителя.

Шаг 1. Получить КЭП руководителя в ФНС

С 1 января 2022 года КЭП руководителя можно получить только в ФНС и у ее доверенных лиц. Но сейчас в обороте еще находятся КЭП руководителей, полученные компаниями до этой даты в удостоверяющих центрах (УЦ). Такие подписи будут активны до конца срока их действия. У последних таких КЭП срок истекает 31 марта 2023 года.

Но лучше выпустить новую подпись в налоговой как можно раньше, чтобы было время подготовиться к работе с доверенностями и протестировать ее. Кроме того, новый сертификат электронной подписи — неизвлекаемый и неэкспортируемый. Его нельзя скопировать и одновременно использовать на нескольких компьютерах, это сделано для безопасности. Если раньше вы работали по-другому, понадобится время, чтобы перестроиться.

К сожалению, практика показывает, что не все пользователи КЭП отождествляют его с собственноручной подписью и иногда пренебрегают элементарными требованиями безопасности. Например, передают сертификат третьим лицам с потерей контроля его применения. На практике это может привести к компрометации ключей подписи и к тому, что руководитель станет жертвой мошенников или злоумышленников. Поэтому новые КЭП руководителя защитили от этих рисков.

Чтобы получить КЭП руководителя, необходимо подготовить:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• токен, на который запишут сертификат.

Обратиться за получением КЭП руководитель должен лично в отделение налоговой или в офис доверенного лица. Процедура занимает от нескольких минут до суток.

Шаг 2. Получить КЭП физлиц на сотрудников

КЭП юрлица, которую раньше применяли сотрудники, можно использовать до 1 сентября 2023 года. После этой даты такие сертификаты электронных подписей перестанут действовать. Чтобы продолжить работать с электронными документами, необходимо выпустить КЭП физлица всем сотрудникам, имеющим право подписи. 

Выпустить КЭП физлица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Чтобы выпустить сертификат в УЦ Контура, понадобится:

1. Оставить заявку на сайте.
2. Оплатить счет.
3. Подготовить комплект документов: паспорт, ИНН, СНИЛС.
4. Получить сертификат электронной подписи в сервисном центре.

Шаг 3. Выпустить МЧД на сотрудников

Сейчас выпустить машиночитаемую доверенность можно тремя способами.

В специализированном сервисе

Расскажем на примере сервиса Контур.Доверенность.

1. Войдите в сервис с КЭП руководителя.
2. В правом верхнем углу нажмите на кнопку «Доверенность».

3. Создайте заявку на доверенность для электронного документооборота. Укажите период действия, организацию-доверителя и реквизиты физлица, которое получает доверенность.

4. Подпишите доверенность.

На сайте ФНС

На портале налоговой есть специальный реестр доверенностей, который позволяет выпускать, проверять и отзывать МЧД.

Чтобы создать доверенность:

1. Перейдите по ссылке.
2. Выберите тип доверенности — B2B, для обмена электронными документами между организациями.

3. В открывшемся окне укажите дату выдачи и окончания доверенности.

4. Заполните сведения об организации, подписанте (руководителе) и представителе (сотруднике).

5. Выберите полномочия из раскрывающегося списка.

6. Нажмите кнопку «Скачать XML-доверенность».

В информационной системе компании

Для компаний, которые хотят выпускать МЧД самостоятельно, ФНС и Минцифры разработали форматы для подготовки XML-файла. Они хранятся на портале Госуслуг.

После выпуска доверенностей в собственной системе необходимо организовать их регистрацию в реестре ФНС.

Шаг 4. Загрузить МЧД в Диадок и настроить работу

Веб-версия

Доверенности в веб-версии Диадока добавляет администратор ящика.

Чтобы добавить доверенность:

1. Откройте список сотрудников в пункте меню «Настройка» → «Сотрудники».
2. Выберите сотрудника и перейдите на вкладку «Сертификаты и доверенности».
3. В блоке «Доверенности сотрудника» нажмите «Выбрать или добавить доверенность».

4. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер  доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скопируйте номер доверенности.

5. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скачайте нужные файлы архивом. Распакуйте архив и загрузите файлы с помощью ссылки «Выберите файл».

6. Когда вы добавите МЧД, Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».
7. При необходимости после добавления настройте доверенность для использования по умолчанию. Для этого нажмите «Использовать по умолчанию» в карточке доверенности и нажмите «Сохранить». 
8. В карточке сотрудника нажмите «Сохранить».

Теперь при подписании сертификатом физического лица сотрудник будет использовать назначенную машиночитаемую доверенность.

Установить доверенность по умолчанию может сам сотрудник. При подписании документа КЭП физлица нажмите на МЧД из списка или добавьте новую. После нажмите «Использовать по умолчанию».

Модуль для 1С

Перед тем, как загружать и настраивать МЧД в модуле для 1С, обновите интеграционное решение до актуальной версии по инструкции. Работа с МЧД доступна в модуле «Универсальный», начиная с версии 4.14.

Чтобы добавить доверенность:

1. Нажмите кнопку «Настройки» и выберите «Доверенности».
2. Выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.
3. Нажмите «Добавить доверенность».

4. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер  доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скопируйте номер доверенности.

5. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скачайте нужные файлы архивом. Распакуйте архив и загрузите файлы с помощью ссылки «Выберите файл».

6. Когда вы добавите МЧД, Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».

Чтобы назначить доверенность по умолчанию в модуле, выполните следующие шаги. Если при работе с документами организации нужно прикладывать одну и ту же доверенность, отметьте ее в настройках. 

Войдите в сервис по сертификату физлица. В настройках появится раздел «Доверенности».

Нажмите на раздел «Доверенности» и выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.

Чтобы доверенность подставлялась автоматически при обработке документов, выберите доверенность и нажмите «Назначить по умолчанию».

API

Зарегистрируйте МЧД в API одним из двух способов:

• по регистрационному номеру МЧД и ИНН доверителя,
• загрузите XML-файл МЧД с электронной подписью руководителя.

В первом случае доверенность обязательно должна быть зарегистрирована в сервисе ФНС для работы с МЧД, во втором — нет.

Для регистрации МЧД вызовите метод RegisterPowerOfAttorney, который вернет идентификатор задачи taskId. По этому идентификатору с помощью метода RegisterPowerOfAttorneyResult можно узнать результат регистрации.

После регистрации МЧД понадобится привязать ее к сотруднику и установить доверенность по умолчанию. Об этом и о том, как отправлять и получать МЧД в API, читайте в инструкции. 

Коннекторы

Для использования доверенностей в коннекторах, загрузите их в веб-версию сервиса по инструкции выше. Далее для настройки МЧД в коннекторе обратитесь в техническую поддержку с идентификатором доверенности и ИНН организации, которая работает с коннекторами.

Если вы не хотите использовать МЧД при подписании документов КЭП физлица, обратитесь в техподдержку с просьбой снять требование о необходимости использовать МЧД. Иначе при отправке документа будет появляться ошибка.

Пользователям, которые работают в нестандартном интеграционном решении, необходимо обратиться к менеджеру за доработками. Это важно сделать как можно раньше, чтобы успеть подготовиться к переходу на МЧД.