Переход на МЧД

С 1 сентября 2024 года подписывать электронные документы КЭП сотрудника будет нельзя. Вместо этого можно воспользоваться электронной подписью физлица и машиночитаемой доверенностью. О том, как сотруднику получить ЭП физлица, а руководителю — выпустить доверенность и наладить процесс работы, рассказываем в статье.

Екатерина Зорина Копирайтер Диадока

В Диадоке уже все готово к МЧД

Выпустите доверенность и начните работать по новым правилам

Подключиться

Кратко о МЧД

Машиночитаемая доверенность — это доверенность в электронном виде, которую руководитель компании выпускает на сотрудников для передачи части полномочий. Например, подписания электронных документов от лица организации.

Пока для подписания электронных документов работники могут используют квалифицированную электронную подпись сотрудника, в которой указаны данные физлица и организации. Но после 1 сентября 2024 года придется искать альтернативы. Например, перейти на электронную подпись физлица и машиночитаемую доверенность.

Обязательность использования доверенностей и сертификатов физлиц должна была наступить с 1 сентября 2023 года, но поправки в 63-ФЗ продлили возможность работать по старой схеме до 31 августа 2024 года. Однако с 1 сентября 2023 года работники, у которых нет сертификата сотрудника, а также вновь принятые в компанию после 31 августа того же года, уже не могут выпускать такую подпись.

Шаг 1. Получить КЭП руководителя в ФНС

С 1 января 2022 года КЭП руководителя можно получить только в ФНС и у ее доверенных лиц. В 2023 году в обороте еще находились КЭП руководителей, полученные компаниями до этой даты в удостоверяющих центрах (УЦ). У последних таких КЭП срок истек 31 марта 2023 года.

Теперь получить КЭП руководителя можно только в УЦ ФНС. Новый сертификат электронной подписи — неизвлекаемый и неэкспортируемый. Его нельзя скопировать и одновременно использовать на нескольких компьютерах, это сделано для безопасности. Если раньше вы работали по-другому, понадобится время, чтобы перестроиться.

К сожалению, практика показывает, что не все пользователи КЭП отождествляют его с собственноручной подписью и иногда пренебрегают элементарными требованиями безопасности. Например, передают сертификат третьим лицам с потерей контроля его применения. На практике это может привести к компрометации ключей подписи и к тому, что руководитель станет жертвой мошенников или злоумышленников. Поэтому новые КЭП руководителя защитили от этих рисков.

Чтобы получить КЭП руководителя, необходимо подготовить:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• токен, на который запишут сертификат.

Обратиться за получением КЭП руководитель должен лично в отделение налоговой или в офис доверенного лица. Процедура занимает от нескольких минут до суток.

Шаг 2. Получить КЭП физлиц на сотрудников

КЭП сотрудника юрлица можно использовать до 31 августа 2024 года. После этой даты такие сертификаты электронных подписей перестанут действовать. Чтобы продолжить работать с электронными документами, необходимо выпустить КЭП физлица всем сотрудникам, имеющим право подписи.

Выпустить КЭП физлица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Чтобы выпустить сертификат в УЦ Контура, понадобится:

1. Оставить заявку на сайте.
2. Оплатить счет.
3. Подготовить комплект документов: паспорт, ИНН, СНИЛС.
4. Получить сертификат электронной подписи в сервисном центре.

Шаг 3. Выпустить МЧД на сотрудников

Сейчас выпустить машиночитаемую доверенность можно тремя способами.

В специализированном сервисе

Расскажем на примере сервиса Контур.Доверенность.

1. Войдите в сервис с КЭП руководителя.

2. В правом верхнем углу нажмите Доверенность — Новая доверенность. Укажите, какую МЧД вы хотите создать — доверенность или передоверие. Выберите формат.

   

3. Создайте доверенность. Укажите период действия, организацию-доверителя и реквизиты лица, на которое оформляется МЧД.

   

4. Подпишите доверенность.

На сайте ФНС

На портале налоговой есть специальный реестр доверенностей, который позволяет выпускать, проверять и отзывать МЧД.

Чтобы создать доверенность:

1. Перейдите по ссылке.

2. Выберите версию доверенности — единую 003, базовую 002 или вариант для налоговой. Передоверие можно оформить только для уже выпущенной МЧД.

   

3. В открывшемся окне заполните сведения о доверенности: GUID, внутренний номер, дату совершения и дату окончания. Затем нажмите кнопку «Следующий раздел».

   

4. Заполните сведения о доверителе. Для этого нужно выбрать, кто выступает доверителем — юрлицо, физлицо, ИП или иностранная организация. От этого зависит, какая информация потребуется.

   

5. Далее потребуется заполнить сведения о представителе — система подскажет нужные поля.

   

6. Последний шаг — внесение сведений о передаваемых полномочиях. Потребуется указать их состав с помощью классификатора или вручную, а затем — выбрать возможность оформления передоверия.

   

После можно будет посмотреть результат и скачать файл МЧД в формате XML. Однако чтобы использовать созданную доверенность в работе с электронными документами, нужно выполнить еще несколько шагов.

Чтобы придать доверенности юридическую силу, скачанный файл нужно подписать сертификатом руководителя организации, создав открепленный файл подписи. Сделать это можно в специальных программах и сервисах.

Контур.Крипто. Чтобы использовать этот вариант, нужно зарегистрироваться в сервисе по инструкции. После регистрации вы сможете подписать файл. После подписания файл подписи появится в папке, в которой был исходный XML-файл МЧД. Расширение файла подписи — SIG.

Инструменты КриптоПро. Второй вариант подойдет, если у вас установлена программа КриптоПро CSP версии 5.0 и выше. Здесь нужно действовать по инструкции:

1. Найдите в пуске программу «Инструменты КриптоПро» или «CPTools».

   

2. Перейдите на вкладку «Создание подписи» и выберите сертификат руководителя, которым хотите подписать файл. 
3. После понадобится файл XML, который вы скачали с сайта ФНС ранее, — нажмите «Выбрать файл для подписи». 

4. Дальше выберите «Сохранить подпись как» и сохраните файл в нужную папку.

   

5. В левом нижнем углу нажмите на кнопку «Показать расширенные» и поставьте отметку в разделе «Создать отсоединенную подпись». Далее нажмите на кнопку «Подписать».

   

   После подписания файл с расширением P7S появится в папке, которую вы указали для сохранения.

После того как МЧД будет подписана КЭП руководителя с помощью Контур.Крипто или инструментов КриптоПро вернитесь на страницу на сайте ФНС. Это нужно, чтобы зарегистрировать доверенность в налоговой. Выберите раздел «Загрузить в реестр». 

Сайт предложит загрузить два файла: «Исходный документ» и «Файл с подписью».

В «Исходный документ» прикрепите XML-файл МЧД, который формировали изначально на сайте ФНС. В «Файл с подписью» загрузите файл подписи в формате SIG, P7S или SGN. После нажмите кнопку «Загрузить» — МЧД пройдет регистрацию в ФНС.

Теперь вы можете применять созданную доверенность при работе с электронными документами. Делать это можно двумя способами: прикладывать номер МЧД или загружать те два файла, которые вы зарегистрировали в налоговой на предыдущем этапе.

В информационной системе компании

Для компаний, которые хотят выпускать МЧД самостоятельно, ФНС и Минцифры разработали форматы для подготовки XML-файла. Они хранятся на портале Госуслуг.

28 марта 2023 года ФНС опубликовала единый формат МЧД, который тоже можно использовать. Он будет применяется одновременно и для B2B-, и для B2G-обмена. Подробнее об этом написали в новости.

После выпуска доверенностей в собственной системе необходимо организовать их регистрацию в реестре ФНС.

Выпустите доверенность в Контуре

Создайте МЧД в удобном сервисе и начните работать с доверенностями в Диадоке

Выпустить МЧД

Шаг 4. Загрузить МЧД в Диадок и настроить работу

Веб-версия

Доверенности в веб-версии Диадока добавляет администратор ящика или сам сотрудник.

Чтобы добавить доверенность администратору:

1. Откройте список сотрудников в пункте меню «Настройка» → «Сотрудники».
2. Выберите сотрудника и перейдите на вкладку «Сертификаты и доверенности».

3. В блоке «Доверенности сотрудника» нажмите «Выбрать или добавить доверенность».

   

4. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер  доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скопируйте номер доверенности.

   

5. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скачайте нужные файлы архивом. Распакуйте архив и загрузите файлы с помощью ссылки «Выберите файл».

   

6. Когда вы добавите МЧД, Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».
7. При необходимости после добавления настройте доверенность для использования по умолчанию. Для этого нажмите «Использовать по умолчанию» в карточке доверенности и нажмите «Сохранить». 
8. В карточке сотрудника нажмите «Сохранить».

Теперь при подписании сертификатом физического лица сотрудник будет использовать назначенную машиночитаемую доверенность.

Установить доверенность по умолчанию может сам сотрудник. При подписании документа КЭП физлица нажмите на МЧД из списка или добавьте новую. После нажмите «Использовать по умолчанию».

Если у вас есть сертификат физлица, но нет МЧД, то добавить доверенность можно в меню «Настройки» — «Добавить МЧД».

Кроме того, добавить МЧД сотрудник может в разделе «Персональные настройки». В меню «Настройки» перейти в раздел «Персональные настройки» — «Доверенность для подписания» — «Выбрать или добавить».

Модуль для 1С

Перед тем, как загружать и настраивать МЧД в модуле для 1С, обновите интеграционное решение до актуальной версии по инструкции. Работа с МЧД доступна в модуле «Универсальный», начиная с версии 4.14.

Чтобы добавить доверенность:

1. Войдите в модуль с сертификатом физлица.
2. Нажмите кнопку «Настройки» и выберите «Доверенности».
   
   Если у вас нет раздела «Доверенности», необходимо авторизоваться с сертификатом физлица. Нажмите на ФИО в правом верхнем углу, выберите кнопку «К авторизации», заполните свои данные и войдите в модуль.
3. Выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.

4. Нажмите «Добавить доверенность».

   

5. Можно добавить МЧД по номеру. Укажите регистрационный номер  доверенности и ИНН организации, которая выпустила МЧД. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скопируйте номер доверенности.

   

6. Другой способ добавить МЧД — загрузить файл доверенности с расширением XML и файл подписи руководителя с расширением SIG. Если МЧД выпущена в сервисе Контур.Доверенность, перейдите в него и скачайте нужные файлы архивом. Распакуйте архив и загрузите файлы с помощью ссылки «Выберите файл».

   

7. Когда вы добавите МЧД, Диадок выполнит поиск доверенности в реестре ФНС и отобразит информацию по ней. Нажмите на кнопку «Добавить».

Чтобы назначить доверенность по умолчанию в модуле, выполните следующие шаги. Если при работе с документами организации нужно прикладывать одну и ту же доверенность, отметьте ее в настройках. 

Войдите в сервис по сертификату физлица. В настройках появится раздел «Доверенности».

Нажмите на раздел «Доверенности» и выберите организацию. Откроется окно со списком доверенностей.

Чтобы доверенность подставлялась автоматически при обработке документов, выберите доверенность и нажмите «Назначить по умолчанию».

Как добавить МЧД в модуле Диадока для 1С, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Посмотрите небольшое видео: 

API

Зарегистрируйте МЧД в API одним из двух способов:

• по регистрационному номеру МЧД и ИНН доверителя,
• загрузите XML-файл МЧД с электронной подписью руководителя.

В первом случае доверенность обязательно должна быть зарегистрирована в сервисе ФНС для работы с МЧД, во втором — нет.

Для регистрации МЧД вызовите метод RegisterPowerOfAttorney, который вернет идентификатор задачи taskId. По этому идентификатору с помощью метода RegisterPowerOfAttorneyResult можно узнать результат регистрации.

После регистрации МЧД понадобится привязать ее к сотруднику и установить доверенность по умолчанию. Об этом и о том, как отправлять и получать МЧД в API, читайте в инструкции. 

Работайте с МЧД в Диадоке

Поможем выпустить электронную подпись и доверенность для ЭДО

Подключиться

Коннекторы

Для использования доверенностей в коннекторах, загрузите их в веб-версию сервиса по инструкции выше. Далее для настройки МЧД в коннекторе обратитесь в техническую поддержку с идентификатором доверенности и ИНН организации, которая работает с коннекторами.

Если вы не хотите использовать МЧД при подписании документов КЭП физлица, обратитесь в техподдержку с просьбой снять требование о необходимости использовать МЧД. Иначе при отправке документа будет появляться ошибка.

Пользователям, которые работают в нестандартном интеграционном решении, необходимо обратиться к менеджеру за доработками. Это важно сделать как можно раньше, чтобы успеть подготовиться к переходу на МЧД.