Формализованные и неформализованные документы

Что такое форма, а что такое формат электронного документа

Форма документа — внутреннее содержание и наполнение. Сюда входят последовательность и распределение информации, обязательные к заполнению пункты, реквизиты. Форма может быть единой и утвержденной законом или создаваться внутри организации. Например, Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 четко определило форму счета-фактуры.

Визуализация счета-фактуры в Диадоке

Формат электронного документа — это представление структуры файла, которое определяет расширение. Примеры форматов: JPG, TIFF, PNG, PDF. Для формализованных документов допустимо использовать исключительно формат XML. Единый формат документов помогает автоматизировать прием и проверку электронных файлов. 

Проще говоря, формат — то, с каким расширением файл сохраняют, а форма — последовательность и наполнение содержания, как файл выглядит на экране монитора. 

В зависимости от требований законодательства существуют формализованные и неформализованные документы. Формализованные документы используют для быстрых и автоматизированных ответов на требования ФНС, обработки в учетных системах, подачи отчетности в контролирующие органы. Их формат прописан в законодательстве РФ и определен работой внутренних систем ФНС страны. Такие документы представляют собой файлы с расширением XML, созданные по определенной структуре, благодаря этому приемные комплексы налоговой расшифровывают содержание документов и автоматически обрабатывают. 

Неформализованные электронные документы могут быть в любом формате: DOC, XLSX, PDF и т.д. Допустимо отправлять первичные документы через оператора ЭДО в неформализованном виде. Чтобы такие документы представить в ответ на электронное требование налоговой, их необходимо распечатать и отсканировать, затем отправить в виде скан-образов (формат TIF, JPG, PNG, PDF).

Какие бывают форматы электронных документов в ЭДО

Форматы в ЭДО отличаются в зависимости от типов документов — формализованные или неформализованные. 

1. Формат формализованных документов утвержден ФНС. Это файлы с расширением XML. К формализованным документам относят счет-фактуру (СФ), универсальный передаточный документ (УПД) и т.д. Полный список представлен в таблице ниже. 
2. Для неформализованных документов нет установленного формата. Файлы сохраняют с удобным расширением: DOC, PDF, JPEG, XLSX. В перечень неформализованных документов входят информационное письмо, реестр расходов и прочее. В оформлении первичных документов понадобится соблюдать требования, которые указаны в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

К некоторым документам — актам приемки работ, актам приемки и расхождений, документам о передаче товаров, ТОРГ-12 — предъявляются рекомендованные требования. Допустимо составлять в собственных форматах, но учитывать рекомендации. 

Форма электронного документа, в отличие от бумажного, не прописана в законодательстве. Диадок поддерживает рекомендованные формы бумажных документов для электронных — визуализация документа в знакомом виде удобнее для пользователя.  

Что такое формализованные документы в электронном документообороте и для чего они нужны

Формализованные документы в ЭДО представлены XML-файлами. Их структура должна строго соответствовать утвержденному или рекомендованному ФНС формату. Каждый реквизит заносится в определенное поле. Благодаря одинаковой структуре формализованных документов можно автоматизировать работу с ними: переносить сведения из документов в учетную систему предприятия без ручного ввода. Точно так же и информационные системы ФНС обрабатывают файлы без участия человека.  

Операторы ЭДО обеспечивают обмен формализованными документами с контрагентами. Рассмотрим подробнее, какие виды документов относят к формализованным.

В рамках электронного документооборота компании могут отправлять счет-фактуру только посредством оператора ЭДО. Это регулирует приказ Минфина РФ № 14Н. Оператор ЭДО гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, получение технологических документов, независимое подтверждение сроков в налоговой, суде, спорах с контрагентами.

Обратите внимание. Подписывают УПД и УКД только ответственные лица. Если таких сотрудников несколько, нужна подпись каждого.

Полуформализованные документы в электронном документообороте

Полуформализованным считается документ, если к нему заполнена дополнительная информация (тип, номер, дата и другие параметры) в сервисе ЭДО. К таким документам относят:

• акт приемки-сдачи работ (услуг),
• ТОРГ-12,
• акт сверки,
• договор,
• счет,
• внутреннюю накладную (ТОРГ 13) и другие.

Неформализованные документы в ЭДО

Неформализованные документы не имеют установленных требований и оформляются исходя из потребностей организации. Ниже представим примеры неформализованных документов. 

Формат и форма неформализованных документов определяются на уровне организации. 

Чем отличаются формализованные документы от неформализованных в Диадоке

Внутри системы ЭДО, в том числе в Диадоке, формализованный документ представлен в виде файла с расширением XML, созданного по формату, утвержденному ФНС. 

Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: DOC, XLSX, PDF, JPG и др. Если заверен КЭП, он юридически значим, его не понадобится распечатывать и подписывать собственноручно.

Причины изменения форматов документов

В последние годы многие процессы переносятся в электронный вид, больше организаций переходят на ЭДО. Поэтому форматы документов трансформируются в соответствии с тенденциями рынка и изменениями законодательства. Форматы могут корректироваться, как, например, для выполнения требований маркировки и прослеживаемости. Или могут добавляться новые — как было для ТОРГ-2. 

Изменения, которые касаются форматов документов, можно отслеживать на сайте налоговой. На сайт Диадока мы также добавляем информацию в разделы:

• Законодательство. 
• Новости.

Чем грозит использование неактуальных форматов

Подача документов в налоговую в неактуальном формате будет расценена контролирующим органом как отсутствие. Варианты штрафных санкций:

• Если компания должна предоставить в налоговую отчет в электронном виде, но не сделала этого, счета организации могут заблокировать (подп. 1.1 и 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).
• Если ФНС запросит документы, а компания не передаст их срок, налогоплательщику грозит штраф согласно п. 1 ст. 126 НК РФ. Размер штрафа составит 200 рублей за каждый непредставленный документ. 
• В случае отказа представления документации контрагентом штраф, предусмотренный п. 2 ст. 126 НК РФ, составит 10 000 рублей. 
• Необоснованный отказ предоставления информации о конкретной сделке влечет штраф в размере 5 000 рублей, согласно п. 1 ст. 129.1 НК РФ, а повторный отказ в течение одного года — штраф 20 000 рублей (п. 2 ст. 129.1 НК РФ).

Что требуется для работы с актуальными форматами

В первую очередь необходимо знать, какие приказы регулируют требования к формализованным документам.

В налоговом законодательстве прописаны требования к формализованным документам. Неформализованные документы сохраняют в удобном формате, главное, чтобы файл был читаемым и соответствовал внутренним регламентам.
 
Для обмена формализованными и неформализованными документами в электронном виде необходимо подключиться к оператору ЭДО. Важно понимать, что отправка сканов не приравнивается к электронному документообороту. Такие файлы не имеют юридической силы, так как это копии. 

Возможности Диадока

Диадок позволяет обмениваться любыми документами — формализованными и неформализованными. Сервис упрощает обработку xml-файлов в информационной системе клиента и помогает быстро готовить ответ на требования ФНС.

Работа с документами

В Диадоке можно загрузить электронный документ с компьютера, из учетной системы или создать с нуля. Редактор позволяет создавать формализованные документы в сервисе. Для этого откройте вкладку «Документы» — «Новый документ», выберите тип и кликните на него. 

В открывшемся окне заполните пустые поля и нажмите «Перейти к отправке».

Счета-фактуры, акты, накладные и УПД перед отправкой автоматически проверяются в Диадоке на соответствие формату. 

Интеграция с учетной системой

Благодаря интеграции с Диадоком информация из формализованных и полуформализованных документов автоматически переносится в вашу учетную систему. 

В модуле для 1С документы поступления формируются на основании входящих электронных документов. Переносить фактурную часть накладной и акта из полученного документа в документ 1С вручную не нужно — это происходит автоматически. 

Подготовка документов к отправке в ФНС

Из сервиса можно выгрузить документы по запросу налоговой и передать в систему отчетности, например Контур.Экстерн. 

Формализованные документы используются для подачи отчетности в контролирующие органы, имеют установленный формат XML, который нельзя менять. К неформализованным нет таких жестких требований, форму и формат определяют внутри компании или по взаимному согласию с контрагентами.