Формализованные и неформализованные документы в электронном документообороте

В статье расскажем, что такое формализованные и неформализованные документы, и чем они отличаются.

Алена Рогова Бухгалтер-эксперт Мария Потапова Ведущий эксперт по законодательству в команде Диадока

Форма и формат электронного документа: в чем разница

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, которую передают по информационно-телекоммуникационным сетям и обрабатывают в информационных системах.

Форма документа — внутреннее содержание и наполнение документа. Оно включает набор требований к порядку заполнения информации, а также к структуре и иерархии документа. Форма документа может быть единой и утвержденной законом, а может быть создана и утверждена внутри организации. 

Для документов на бумаге ФНС разрабатывает и утверждает формы документов. Если мы говорим про электронные документы, то понятие формы к ним не применимо — у них формат. Например, для бумажного счета-фактуры форма утверждена постановлением Правительства № 1137.  

Формат электронного документа — это представление структуры файла, которое задается расширением. Например, XML, JPG, TIFF, PNG, PDF. 

Документы, которыми обменивается организация в ЭДО могут быть:

• формализованными, то есть форматы которых утверждены ФНС;
• неформализованными, у которых утвержденных форматов нет.

В свою очередь, формализованные документы делят на:

• обязательные к применению — это УПД, счета-фактуры, УКД и корректировочные счета-фактуры, а также их исправления;
• необязательные к применению — все остальные утвержденные форматы.

Все разработанные и утвержденные ФНС форматы электронных документов имеют расширение XML.

Что такое формализованный документ

Формализованные электронные документы — это файлы с расширением XML. Формат таких документов утвержден ФНС, а их структура строго регламентирована. 

Формат XML часто называют машиночитаемым, потому что проверка документов, созданных по такому формату, производится автоматически. Это позволяет существенно экономить время и снижает вероятность ошибок. Также можно переносить данные из документов в учетную систему организации без участия человека. Ознакомиться подробнее с перечнем электронных документов, формат которых утвержден ФНС, а также скачать файлы форматов и xsd-схемы к ним можно на сайте ФНС. 

Ответим на вопросы и настроим электронный документооборот

Подключиться

Формализованные документы могут быть обязательными к применению и необязательными. Если регулятор определил формат конкретного документа и закрепил это в нормативно-правовых актах, то такой документ — обязательный. Обязательными формализованными электронными документами можно обмениваться только по утвержденному формату в системах операторов ЭДО.

К обязательным документам относят УПД, счет-фактуру и их корректировочные формы (УКД и корректировочный счет-фактура, а также их исправления). Остальные утвержденные ФНС форматы — необязательные: документы можно формировать как в утвержденных форматах, так и в произвольных, и обмениваться ими в ЭДО.

Обмениваться документами можно и в бумажной форме. Исключение — операции, связанные с прослеживаемостью и оборотом маркированных товаров. Для таких сделок обмен возможен только в ЭДО и в строго в утвержденных ФНС форматах.

Необязательными формализованными документами разрешено обмениваться как в утвержденных форматах, так и в произвольных.

Что такое неформализованный документ

Это любые электронные документы, для которых нет разработанных утвержденных регулятором форматов. Обмениваться такими документами можно в произвольных форматах, например — в PDF или JPG. В таком случае в ЭДО подписывается сам файл. 

Отправленные в ЭДО и подписанные КЭП неформализованные документы обладают такой же юридической силой как формализованные документы или бумажные документы с печатью и собственноручной подписью. Только стоит не забывать, что если формализованный документ обязательный, то обмениваться таким документом в произвольных форматах некорректно.

При оформлении неформализованных первичных документов соблюдайте требования закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Неформализованные электронные документы могут быть в любом формате: DOC, XLSX, PDF, JPG, TIFF, PNG. 

Через Диадок можно обмениваться как формализованными документами, так и неформализованными.

Коротко о формализованных и неформализованных документах

Форма документа определяет его содержание, структуру, обязательные поля и реквизиты. Формат — задает техническое представление файла, которое задается расширением. Например, XML, JPG, TIFF, PNG, PDF. 

У формализованных документов структура и формат утверждены ФНС. Неформализованные не имеют утвержденного формата и создаются, исходя из нужд организации.

Формализованные документы делятся на обязательные (УПД, счет-фактура, и их корректировочные формы) и необязательные.

Подключайтесь к ЭДО

Диадок поддерживает форматы документов, утвержденные ФНС

Подключиться