При переходе на электронный документооборот (ЭДО) руководителей компаний и предпринимателей волнует стоимость таких нововведений. Какие возможности получит бизнес? Стоят ли они этих вложений? И может ли ЭДО быть бесплатным?
Важность ЭДО
Электронный документооборот — это безбумажный способ организации делопроизводства. При ЭДО акты, счета-фактуры, договоры, соглашения, накладные и другие документы оформляются в электронном виде и отправляются по интернету. В результате снижаются непроизводственные расходы, ускоряются бизнес-процессы.
ЭДО позволяет:
- получать, создавать, обрабатывать, отправлять документы в цифровом виде;
- вести архив, сформировать единую базу документов;
- совершать сделки с контрагентами из других городов;
- подписывать договоры за пределами офиса;
- находить, подготавливать пакеты документов для сдачи отчетности.
ЭДО постепенно внедряется во все виды взаимодействия контрагентов друг с другом и контролирующими государственными органами. Например, расширяется перечень отчетов, которые сдаются в электронном виде.
Так, в цифровом формате уже представляется годовая бухгалтерская отчетность, декларации по НДС, формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Налоговая отчетность, а также формы 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД должны быть электронными при определенном количестве сотрудников. Электронной документацией обязаны обмениваться участники государственных торгов.
На ЭДО построены такие меры контроля, как прослеживаемость, маркировка товаров. Компании, реализующие прослеживаемые или маркируемые товары, должны составлять электронные счета-фактуры и УПД и сдавать отчетность в электронном виде.
Предполагается, что уже в период до 2024 года многие документы перейдут в цифру. Сегодня организации чаще всего переводят счета-фактуры и универсальные передаточные документы. Но ФНС в ближайшее время планирует разработать форматы для договоров, актов сверки взаимных расчетов, транспортных и расходных накладных, счетов на оплату, КС-2, КС-3 и т.д.
Единые правила электронного документооборота, конкретные форматы позволят ФНС:
- сделать налоговое администрирование результативнее, увеличить объемы налоговых сборов, страховых взносов;
- проводить меньше проверок, требовать меньше бумажной документации для отчетности;
- улучшить госуправление с помощью цифровых данных;
- оперативно регулировать спорные вопросы.
Все это указано в Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Предполагается, что названные меры помогут сделать конкуренцию среди бизнеса равной. Это положительно скажется на конкурентоспособности российских компаний.
Кроме того, внедрение ЭДО и решение связанных с ним вопросов простимулирует развитие наукоемких технологий, цифровой экономики. Ожидается также ускорение роста внутреннего валового продукта.
Известны и конкретные сроки расширения ЭДО в России. Согласно планам ФНС, уже до конца 2024 года 95 % счетов-фактур и 70 % товарных, транспортных накладных должны стать электронными. В частности, в 2022 году акцент будет сделан на стимулировании компаний передавать все счета-фактуры в цифровом виде. Разработка новых форматов до конца 2023 года сделает возможным цифровое совершение и закрытие сделок.
Обеспечим безопасный и юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами
Какие вопросы решает электронный документооборот
Причины внимания правительства и контролирующих госорганов к развитию электронного документооборота понятны. Но преимущества получает и сам бизнес. ЭДО упрощает рутинные задачи, экономит деньги и время, повышает лояльность партнеров и клиентов.
Выбор компании в пользу ЭДО позволяет:
- снизить расходы на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов почтой или курьерскими службами;
- повысить скорость согласования, подписания актов, счетов, накладных;
- настраивать маршруты движения документов;
- сократить количество ошибок благодаря автоматизации процессов;
- хранить документы в едином электронном архиве, который формируется автоматически;
- легко находить нужные файлы с помощью тегов или фильтров;
- получать удаленный доступ в любое время;
- отслеживать соблюдение сроков, выполнение сотрудниками задач;
- обеспечить своевременную и гарантированную доставку и получение документации;
- исключить риск ее утери;
- ограничить доступ подразделений или работников к тем или иным файлам;
- гарантировать конфиденциальность данных;
- освободить сотрудников от бумажной рутины;
- оперировать актуальными учетными данными.
С внедрением ЭДО сокращаются сроки закупок, оплаты от клиентов. ЭДО дает и косвенные выгоды от точности, непротиворечивости информации у участников документооборота. Порядок в делопроизводстве, отсутствие расхождений с контрагентами, своевременность выполнения требований законов снижают риск внеплановых налоговых проверок, начисления штрафов или пени.
Коснутся преимущества также работы сотрудников компании. Взаимодействие в едином информационном пространстве ускорит рассмотрение и согласование документов, особенно если внедрена система электронного документооборота (СЭД) для внутренних задач компании.
При этом документы, которыми обмениваются контрагенты в системах ЭДО, обладают юридической силой. А значит, подтверждают факты или события, гарантируют, что после визирования договор или счет не изменялся. Подписанные документы принимают госорганы и суды.
Юридическую силу документу придает электронная подпись. Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», выделяется три вида подписей: простая, неквалифицированная, квалифицированная. В системе ЭДО Диадок в основном используется третья — КЭП. Она обладает наибольшей защитой, сразу равнозначна собственноручной подписи, применяется без дополнительных соглашений с поставщиками и клиентами, подходит для сдачи отчетности в налоговую и другие ведомства.
Эти преимущества и возможности, а также все более широкое распространение электронного документооборота мотивируют компании переходить на безбумажное делопроизводство. А чем больше предприятий используют ЭДО, тем больше партнеров они подключают к нему.
В современных сервисах ЭДО поиск и приглашение контрагентов к обмену электронными документами упрощены. Например, в Диадоке отправить приглашение партнеру можно из самого сервиса. Для этого нужно ввести название или ИНН компании в строке поиска в разделе «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты» и выбрать нужную организацию.
Таким образом, ЭДО помогает бизнесу не только с решением рутинных задач, возникающих при работе с документацией. Также компания:
- не теряет, а напротив — приобретает новых партнеров;
- беспроблемно сдает отчетность;
- работает с прослеживаемыми и маркированными товарами;
- участвует в любых торгах;
- не теряет свои преимущества, остается конкурентоспособной;
- получает ресурсы для дальнейшего роста.
ЭДО упорядочивает работу внутри организации, освобождает кабинеты от стопок бумаг, ускоряет бизнес-процессы, делает документооборот точным, контролируемым на всех этапах. С безбумажным документооборотом компания становится мобильной, гибкой к меняющимся условиям.
С Диадоком переход на ЭДО будет безболезненным и быстрым
Есть ли бесплатные сервисы ЭДО
Как правило, системы электронного документооборота — как для организации делопроизводства внутри компании, так и для документооборота с контрагентами — распространяются на платной основе. Это связано с тем, что компании-разработчики сервисов создают новые продукты и обновляют имеющиеся, привлекают экспертов и тратят немалые ресурсы на поддержку систем.
То же касается и операторов электронного документооборота. Организации, которые предоставляют клиентам услугу по обмену юридически значимыми электронными документами, обеспечивают документооборот технологиями, кадрами, правовыми возможностями. Среди задач операторов ЭДО:
- реализовать процесс передачи электронных документов, в том числе счетов-фактур;
- гарантировать безопасность передаваемых данных;
- обеспечить документам юридическую силу;
- проверить и подтвердить достоверность данных обо всех участниках ЭДО;
- фиксировать историю изменений документов;
- хранить файлы в течение сроков, установленных законодательством;
- при необходимости выступить независимой стороной в спорных ситуациях.
Для этого оператору ЭДО нужно получить специальные лицензии, в частности, на право предоставления телематических услуг связи, работу с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами. Кроме того, для своевременных перенастроек вслед за законодательными изменениями необходимы технические ресурсы.
Новый программный документ в области безбумажного документооборота — Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности — устанавливает дополнительные требования к работе операторов ЭДО в части хранения документации.
Они будут обеспечивать:
- хранение документов, подтверждающих полномочия подписанта на момент подписания;
- хранение программного обеспечения для визуализации документов;
- возможность представления файла из информационной̆ системы оператора в адрес третьей стороны;
- несение ответственности за хранение документа;
- передачу документов при ликвидации на хранение другим операторам, иным сторонам или в Федеральное архивное агентство.
В связи с этим бесплатных полноценных сервисов ЭДО нет. Некоторые решения бесплатны лишь условно, поскольку имеют ограничения по числу пользователей или документов, не гарантируют поддержку и в один момент могут перестать обновляться. Есть системы ЭДО, которые предлагают бесплатную демоверсию для оценки продукта или демократично подходят к ценообразованию
Предложим оптимальное ценовое предложение и ответим на все вопросы
ЭДО бесплатно от Диадока
От перехода на электронный документооборот руководителей организаций, предпринимателей нередко останавливают затраты.
Стоимость запуска ЭДО действительно может отпугивать, если денежные вливания требуются на каждом этапе — при подключении, добавлении новых пользователей, хранении файлов и т.д.
Однако тарификация в системе электронного документооборота Диадок клиентоориентирована и понятна. А целый перечень услуг, за который в сервисах ЭДО обычно взимается плата, в Диадоке бесплатен. В частности, без оплаты:
- Подключение к системе. Войти в сервис можно с сертификатом квалифицированной электронной подписи. Подайте заявку на подключение, примите условия лицензионного договора и начните получать, согласовывать и подписывать документы. Отправлять файлы можно после покупки годового пакета.
- Входящие документы. Цена исходящих зависит от выбранного тарифа. Пакет будет действовать в течение года или пока не будет исчерпан оплаченный лимит. Причем учитываются только те документы, документооборот по которым завершен.
- Согласование, подписание. За эти операции платить не нужно. Начать работу в сервисе и оценить ее удобство можно с первых минут.
- Хранение документов на серверах СКБ Контур. Вам не нужно беспокоиться о сохранности файлов и доступа к ним. Даже если вы откажетесь от услуг Диадока, не менее пяти лет после прекращения действия договора документы будут храниться. Вы сможете зайти в систему, просмотреть или скачать нужные документы.
Пакеты исходящих документов в Диадоке не привязаны к месяцам или кварталам. Поэтому неиспользованные лимиты не «сгорают», а сохраняются на протяжении года. Стопроцентная гарантия доставки документов, в свою очередь, исключает потерю документов. Это означает, что не придется дублировать отправленный договор или счет и еще раз оплачивать доставку, как это происходит при работе на бумаге.
Описание тарифов в сервисе максимально простое и понятное. У нас нет скрытых позиций или внезапно всплывающих платежей.
Напротив, в рамках каждого тарифа предложены дополнительные бесплатные опции. Так, без доплат можно:
- подключать неограниченное число пользователей;
- открывать доступ сотрудникам для просмотра и согласования документов;
- зарегистрировать ящик организации без абонентской платы;
- обмениваться текстовыми сообщениями с контрагентами в чате;
- пользоваться мобильным приложением для iOS и Android.
Как работает чат в веб-версии Диадока, продемонстрировали на конференции DiadocDay. Посмотрите короткий видеоролик:
В Диадоке не понадобится оплачивать смену тарифа, получение оповещений о событиях, сохранение неиспользуемого аккаунта. К тому же на связи будет техподдержка от экспертов ЭДО. Они ответят на вопросы и оперативно окажут профессиональную помощь пользователям системы в любое время суток.
Кроме того, в Диадоке не взимается повышенная плата за исходящие документы клиентам других операторов ЭДО. Отправка в роуминге стоит столько же, сколько внутри сети. Да и сам роуминг будет настроен бесплатно.
В веб-версии сервиса можно начать работать даже без оплаченного тарифа исходящих, для входа нужна только КЭП. Если у вас нет электронной подписи, можете приобрести ее в Удостоверяющем центре Контура.
Выстроенные бизнес-процессы, безошибочная и быстрая работа с документами, направление ресурсов на весомые задачи помогают компании быть конкурентоспособной и расти. ЭДО с Диадоком позволит не только развиваться, но и сокращать издержки. Сравните затраты на бумажный и электронный документооборот.
Выберите самый выгодный тариф и откройте все возможности ЭДО с Диадоком
Вопрос-ответ
Компания может работать с помощью бумажного документооборота, но нужно учитывать, что в некоторых областях допустим только электронный обмен документами. Так, с 8 июля 2021 года действует национальная система прослеживаемости, все процессы которой происходят в ЭДО. Также с 1 января 2022 года участники оборота маркированных товаров обязаны передавать в Честный ЗНАК сведения о движении продукции только через оператора ЭДО.
Диадок — это система электронного документооборота от Контура. Пользователи сервиса подписывают документы квалифицированной электронной подписью и обмениваются ими с контрагентами. Такой обмен обладает юридической силой и не требует дублирования на бумаге.
Подключить Диадок можно бесплатно. Чтобы зарегистрироваться в сервисе, оставьте заявку в специальном разделе и заполните указанные поля: контактные данные, название организации, ИНН, КПП. После регистрации для вашей организации будет создан ящик в Диадоке — к нему можно подключить хоть сколько пользователей бесплатно.
