ЭДО бесплатно

При переходе на электронный документооборот (ЭДО) бизнес, волнует стоимость нововведений. Рассказываем, какие возможности дает электронный документооборот, и может ли он быть бесплатным.

Мария Потапова Ведущий эксперт по законодательству в команде Диадока

Зачем нужен ЭДО

Электронный документооборот — это безбумажный обмен электронными документами через интернет. В рамках ЭДО компании могут обмениваться документами как напрямую, например, по электронной почте, так и через аккредитованных операторов. При ЭДО акты, счета-фактуры, УПД и договоры, соглашения, накладные и другие документы оформляются в электронном виде и отправляются контрагентам организации по телекоммуникационным каналам связи. 

ЭДО позволяет:

• вести документооборот в цифровом виде;
• получать и отправлять документы за несколько секунд в любую точку страны;
• упростить доступ к документам и оперативно находить их, ведь они хранятся в электронном архиве.

Для кого обязателен ЭДО

Электронный документооборот обязаны использовать:

• бюджетные организации;
• организации, участвующие в обороте маркированных и прослеживаемых товаров. С помощью ЭДО информация о таких товарах передается в государственные информационные системы, такие как ГИС МТ, ЭДЕМ;
• организации — участники государственных торгов (ст. 94 федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ).

Какими документами можно обмениваться по ЭДО

Электронные документы разделяют на два типа:

• формализованные,
• неформализованные.

К формализованным относят документы, форматы которых утверждены Федеральной налоговой службой:

С актуальными форматами электронных документов, утвержденными ФНС, можно ознакомиться по ссылке.

К обязательным формализованным документам относят счет-фактуру, УПД, и их корректировочные формы. Формировать и обмениваться такими документами в электронном виде, можно только по утвержденным ФНС форматам и в системах операторов ЭДО.

Для необязательных формализованных документов таких требований нет. Это значит, что ими можно обмениваться как в утвержденном обязательном формате, так и в произвольном. Преимущество утвержденных форматов в первую очередь — это возможность их автоматической обработки. Это минимизирует ошибки пользователя и позволяет экономить трудозатраты на подготовку документов.

Для неформализованных документов утвержденных форматов нет.

Подробнее о формализованных и неформализованных документах

Как работает ЭДО

Для обмена электронными документами через ЭДО бизнесу требуется электронная подпись.

Выделяют три вида электронных подписей (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ):

• Простая электронная подпись (ПЭП)
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Подробнее о видах электронных подписей в статье «Электронная подпись в электронном документообороте» 

Бизнес может обмениваться электронными документами напрямую, например, по электронной почте, или через оператора ЭДО

Сделаем сложные процессы проще и поможем сэкономить. Подключайтесь к ЭДО бесплатно в Диадоке

Оставить заявку

Преимущества обмена документами через операторов ЭДО

Когда документооборот происходит без участия оператора ЭДО, у бизнеса может возникнуть определенные трудности. Например, при самостоятельной передаче документов вам придется обеспечивать защиту данных, в то время как оператор ЭДО берет на себя задачи по шифрованию и сохранению целостности файлов во время их отправки. Также при самостоятельной передаче в спорных ситуациях с контрагентом у вас отсутствует независимый участник, способный подтвердить факт отправки или получения документов.

Операторы ЭДО предоставляют такие подтверждения, и их можно использовать в суде. А некоторые виды электронных документов вообще невозможно передать без участия оператора ЭДО. Например, это счет-фактура, универсальный передаточный документ и их корректировочные формы.

Оператор ЭДО — это специализированная аккредитованная ФНС компания, которая гарантирует безопасность передачи данных и юридическую значимость документов. Она выступает посредником между участниками обмена: обеспечивает связь между вашей компанией и контрагентами. Работа с сервисами ЭДО возможна прямо в браузере, мобильной версии и через интеграционные решения. Например, Контур.Диадок работает не только в мобильной или веб-версии версии, но и через интеграцию с 1С, API и коннекторы.

Подробнее об интеграционных решениях Контур.Диадок — в инструкции на сайте.

В сервисах ЭДО предусмотрены различные функции для удобства: папки с отправленными и полученными документами, поиск, справочник, инструменты для редактирования. В личном кабинете сервиса можно проверить статус документов — были ли они получены и подписаны контрагентом.

Плюсы ЭДО

Электронный документооборот позволяет:

• снизить расходы на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов почтой или курьерскими службами;
• ускорить согласования, подписания актов, счетов, накладных;
• настраивать маршруты движения документов;
• сократить количество ошибок благодаря автоматизации процессов;
• хранить документы в едином электронном архиве, который формируется автоматически;
• легко находить нужные файлы с помощью тегов или фильтров;
• отслеживать соблюдение сроков, выполнение сотрудниками задач;
• обеспечить своевременную и гарантированную доставку и получение документации;
• исключить риск её потери;
• ограничить доступ подразделений или работников к тем или иным файлам;
• гарантировать конфиденциальность данных;
• снизить объем бумажных документов в компании. 

Наличие ЭДО в компании положительно сказывается и на работе сотрудников: единое информационное пространство помогает быстрее рассматривать и согласовывать документы, особенно, если в компании для внутренних процессов внедрена система электронного документооборота (СЭД).

Подробнее о СЭД читайте в статье «Что такое СЭД»

Есть ли бесплатные сервисы ЭДО

Сервисы ЭДО должны быть функциональными, удобными и работать на поддержание бизнес-процессов организаций. И самое главное — сервис должен обеспечивать пользователям полное соответствие документов требованиям текущего законодательства и своевременно поддерживать все изменения. Поэтому обычно системы электронного документооборота — как для организации делопроизводства внутри компании, так и для документооборота с контрагентами и государством распространяют на платной основе.

У операторов электронного документооборота есть ряд обязательств. Например, оператор ЭДО должен:

• реализовать процесс передачи электронных документов в установленные законодательством сроки (для определенных категорий документов);
• проверять действительность сертификата электронной подписи в момент подписания документа;
• формировать служебные документы, подтверждающие получение и отправку документов на всех этапах документооборота;
• предоставлять возможности хранения документов, в соответствии с пользовательским договором;
• выступать как третья сторона в спорных ситуациях при необходимости;
• направлять документы в государственные информационные системы, если в обороте есть маркированные и прослеживаемые товары.

Для этого оператору необходимы специальные лицензии, в частности, на право предоставления телематических услуг связи, работу с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами. Кроме того, для своевременной поддержки всех законодательных изменений необходимы технические ресурсы.

Бесплатные функции Диадока

Чтобы понять, удобен ли сервис Контур.Диадок мы предлагаем новым пользователям бесплатный тестовый период. Диадок предоставит пакет 25 исходящих документов на 30 дней бесплатно, все входящие документы в сервисе — бесплатны всегда.

Руководитель коммерческой организации или ИП должны получать сертификат электронной подписи в удостоверяющем центре ФНС, руководители бюджетной организации — в Федеральном казначействе, участники финансового рынка — в удостоверяющем центре Банка России.

При необходимости вы можете выпустить сертификаты КЭП для сотрудников в удостоверяющем центре Контура.

Подробнее о тарифах Контур.Диадок

Коротко о бесплатном ЭДО

ЭДО обязаны использовать бюджетные организации, участники государственных торгов и компании, работающие с маркированными и прослеживаемыми товарами.

Для обмена электронными документами в сервисах операторов ЭДО потребуется квалифицированная электронная подпись.

Операторы ЭДО обеспечивают безопасность передачи данных, шифрование, юридическую значимость документов и выступают независимой стороной в спорных ситуациях. Сервисы ЭДО предоставляют широкий функционал для обмена документами, включая доступ к веб-версии, мобильные приложения и интеграцию учетными система пользователей, например, 1С.

Переведите документооборот в электронный вид

Сократите расходы компании и упростите работу с документами

Подключиться