Электронная подпись в электронном документообороте (ЭДО)

Для обмена документами между компаниями или с госорганами понадобится только цифровой канал связи доверенного оператора ЭДО. Но чтобы документы были валидны, а сделки — законны, необходима электронная подпись (ЭП).

Электронный документооборот (ЭДО) — способ организации обмена документами как внутри компании, так и во взаимодействии с контрагентами и органами государственной власти.

 

ЭДО сокращает бумажный документооборот, а значит:

  • расходы на канцтовары, печать, отправку бумаг станут меньше;
  • для хранения данных не понадобится физический архив — нужное сохранится на серверах оператора. Доступ будет открыт круглосуточно, а поиск станет удобным благодаря фильтрам;
  • минимизирован риск порчи или потери договоров, актов, счетов-фактур и других документов;
  • отправить и получить документы можно за считанные секунды;
  • участники ЭДО могут видеть все этапы движения документа — от подачи до подписания всеми ответственными.

Также с электронным документооборотом вы сможете сохранять конфиденциальность данных, снизить количество ошибок, упростить взаимодействие с Федеральной налоговой службой и даже повысить лояльность партнеров.

Еще одно преимущество — оптимизация рабочих процессов. Свободные от бумажной волокиты сотрудники смогут направить силы на актуальные задачи.

Для обмена документами между компаниями или с госорганами понадобится только цифровой канал связи доверенного оператора ЭДО. Но чтобы документы были валидны, а сделки — законны, необходима электронная подпись (ЭП).

 

 

Как работает электронная подпись

Документ, обладающий юридической силой, подтверждает факты или события. А значит, может служить в качестве доказательства в госорганах, включая суды. Для того чтобы юридическую силу получил электронный документ, применяется технология электронной подписи.

ЭП не только визирует документ и делает возможной проверку авторства подписи, но и гарантирует, что после подписания в итоговую версию документа не вносились изменения. Электронный документооборот ведется через систему оператора ЭДО — например, СКБ Контур. Он подтверждает достоверность подписи и грамотное, соответствующее требованиям законодательства оформление каждого документа, для которого ФНС утвержден формат.

При этом некоторые виды ЭП будут придавать электронным документам юридическую силу только при соблюдении конкретных условий. Они перечислены в 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Виды электронных подписей в ЭДО

Федеральный закон № 63 определяет нюансы использования электронных подписей. В статье 5 этого нормативно-правового акта четко обозначены виды ЭП:

  • простая электронная подпись,
  • усиленная электронная подпись: неквалифицированная и квалифицированная.

Только документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, без оговорок считается равнозначным собственноручно завизированному бумажному варианту. У остальных ЭП есть нюансы.

У вас еще нет электронной подписи? Оставьте заявку

 

Квалифицированная электронная подпись — КЭП

Квалифицированная электронная подпись — самая защищенная из ЭП. Она представляет собой записанный на электронный носитель (токен) шифр и не только подтверждает, что документ был отправлен конкретным человеком, но и гарантирует, что после подписания не вносилось никаких изменений.

Безопасность достигается за счет того, что:

  • технология КЭП контролируется ФСБ — ведомство сертифицирует программное обеспечение и определяет строгую структуру сертификата;
  • подпись может выдать только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр (УЦ);
  • ЭП работает только в связке со СКЗИ — средством криптографической защиты информации.

Квалифицированная электронная подпись позволяет адресату проверить, кто и когда подписал документ. Вдобавок ее файл включает в себя информацию о содержимом документа, следовательно, фальсификации невозможны. СКЗИ проверяет, совпадают ли данные в документе с данными в файле подписи. Если они идентичны, значит, изменения после визирования не вносились.

КЭП сразу, без уточнения внутренним дополнительным соглашением, придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной подписи. Поэтому такая подпись — основной вид ЭП, используемый для электронного документооборота, в том числе для:

  • сдачи отчетности в контролирующие органы;
  • участия в электронных торгах;
  • регистрации онлайн-кассы;
  • обмена договорами, соглашениями, счетами и иными документами с контрагентами и сотрудниками.

 

 

В ряде случаев КЭП и вовсе единственный возможный выбор. Речь о формализованных документах — счетах-фактурах, универсальных передаточных документах (УПД), их корректировках. Электронный документооборот с государственными информационными системами и органами — Росреестром, ФСС, ПФР и другими — тоже возможен только с КЭП.

Неквалифицированная электронная подпись — НЭП

Эта электронная подпись тоже обладает серьезной защитой: как и в случае с КЭП, при ее создании используются криптографические алгоритмы. Такая технология позволяет проверить личность подписанта и отсутствие изменений. Однако ФСБ не контролирует технологию и не определяет структуру сертификата НЭП, а получить такую подпись можно в любом удостоверяющем центре, даже если у него нет аккредитации Минцифры.

Главные пользователи неквалифицированной электронной подписи — предприниматели и юридические лица со значительным объемом внутреннего или внешнего электронного документооборота. С помощью НЭП они могут:

  • подавать письменную аргументацию в арбитражный суд;
  • получать аккредитацию и участвовать в процедурах на электронных торговых площадках;
  • вести корпоративный ЭДО — подписывать договоры, платежные поручения, приказы;
  • обмениваться электронными данными с партнерами, контрагентами. Для этого понадобится лишь соглашение о взаимном признании НЭП равнозначной собственноручной.

 

 

При создании подписи пользователь получает два ключа — открытый и закрытый. С помощью последнего и генерируются ЭП, поэтому его нужно держать в тайне. Хранится он либо на специальном носителе, либо в компьютере пользователя.

Простая электронная подпись — ПЭП

Такая подпись подтверждает, что была сформирована конкретным человеком. Это те самые СМС-коды от банка, созданные электронными системами пароли или связка «логин-пароль» в личных кабинетах. ПЭП:

  • создается без помощи криптошифрования и содержится в самом документе, поэтому степень защиты невысокая;
  • не требует установки дополнительного программного обеспечения;
  • не может использоваться для подписания документов, связанных с гостайной;
  • не подойдет для взаимодействия с ФНС и другими государственными структурами.

Если простая электронная подпись нужна для ведения ЭДО с контрагентами, стороны должны договориться о признании ее равной собственноручной подписи. В противном случае юридическая значимость ПЭП признана не будет.

Также участники ЭДО должны заключить соглашение, в котором нужно прописать:

  • правила проверки подписи;
  • обязанность подписанта соблюдать конфиденциальность закрытой части ключа (например, никому не сообщать код из СМС).

Чаще всего ПЭП применяется в онлайн-банкинге, интернет-магазинах, на портале госуслуг, внутри корпоративного электронного документооборота.

 

 

Какую ЭЦП выбрать для ЭДО

В работе организации могут применяться разные виды электронных цифровых подписей (ЭЦП). Это зависит от задач, если государством или федеральными органами госвласти не установлены требования к тем или иным документам.

Квалифицированная электронная подпись — наиболее совершенная, защищенная и универсальная. Ее можно использовать везде, поскольку документы, подписанные такой ЭП, признаются полностью равнозначными бумажным договорам, соглашениям, контрактам и т.д. Исключение возможно только одно — если в конкретном случае само законодательство допускает только бумажный формат документа.

Юридическую силу имеют и документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП. Но необходимо, чтобы это было оговорено в законодательстве или в отдельном соглашении между двумя сторонами — участниками электронного документооборота. В ином случае электронная подпись будет невалидная. Простые и неквалифицированные ЭП также не принимаются при сдаче отчетности в налоговую.

Закажите электронную подпись для ЭДО

Кому не обойтись без электронной подписи

Если раньше электронная подпись была востребована лишь у нескольких категорий налогоплательщиков, то сегодня ее применение значительно шире. Так, ЭП необходима компаниям для сдачи определенной отчетности в:

  • Федеральную налоговую службу, если в организации работает более 100 человек;
  • Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования, если в компании трудится более 25 человек.

Также только электронная подпись позволит участвовать в торгах на федеральных и коммерческих торговых площадках, зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС и заключить договор с оператором фискальных данных, проводить закупки по 44-ФЗ.

Как получить электронную подпись

Для работы с КЭП пользователю нужно получить квалифицированный сертификат и два ключа — открытый и закрытый. Первый ключ и сертификат нужны для того, чтобы получатель мог проверить подпись, второй же генерирует подпись. Закрытый ключ известен только владельцу и должен сохраняться в тайне.

Для получения подписи понадобится:

  • подготовить пакет документов — удостоверение личности, уставные документы организации;
  • подать заявление в аккредитованный удостоверяющий центр;
  • оплатить оформление сертификата;
  • дождаться обработки заявки и пройти проверку личности перед выпуском подписи.

Создать подпись можно несколькими способами. Проще всего получить в УЦ не только сертификат, но и уже готовую к дальнейшему применению пару ключей, записанных на USB-токен.

Как работать с электронной подписью

Для того чтобы подписать документ с помощью ЭП, нужны:

  • финальная версия документа. Внести правки после подписания будет нельзя;
  • действующий сертификат;
  • необходимое программное обеспечение, а также оператор ЭДО.

ЭП в зависимости от прикрепления бывает двух видов — отсоединенная и присоединенная. В первом случае она будет сформирована в отдельном файле, во втором — объединена с подписанным документом.

В любом случае важно соблюдение правил информационной безопасности: закрытый ключ должен быть известен только владельцу, а на токене и компьютере должны стоять надежный пароль и антивирусная программа.

Важно: срок действия сертификата ЭП — один год, однако даже по истечении этого периода завизированные документы не потеряют юридической силы. Каждая печать сопровождается штампом времени, подтверждающим действие сертификата в момент визирования.

КЭП от Диадока

В системе электронного документооборота Контур.Диадок для ЭДО используется только квалифицированная электронная подпись. КЭП подойдет для самых разноплановых задач — будь то сдача отчетности в налоговую, получение финансовых услуг или взаимодействие с госорганами.

Диадок помог упростить бизнес-процессы свыше 1,5 млн компаний. С помощью КЭП они:

  • не тратят время и ресурсы на дополнительное соглашение с внешним контрагентом;
  • могут завизировать файл любого формата;
  • получают доступ ко всем опциям и ресурсам электронного документооборота.

Для оформления сертификата электронной подписи оставьте заявку. После оплаты счета, предоставления и проверки необходимых документов вы получите готовый токен и необходимое для работы программное обеспечение.

Получите КЭП и отправьте свой первый электронный документ


Электронный документооборот (ЭДО) помогает контрагентам обмениваться документами через интернет. Печатать и подписывать бумаги вручную не нужно: документы отправляют в электронном виде. Некоторые компании делают это по имейл, но удобнее подключиться к системе электронного документооборота, которую организуют компании-операторы. Один из таких операторов — СКБ Контур. Система, которая помогает обмениваться документами, — Диадок.

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен документами через интернет. Договор, акт, ТОРГ-12 можно подписать в электронном виде и мгновенно отправить контрагентам.

Система электронного документооборота — сервис, с помощью которого контрагенты обмениваются юридически значимыми электронными документами. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании, у которых достаточно ресурсов, чтобы обеспечить безопасный документооборот.

Внедрение электронного документооборота в работу компании упрощает бизнес-процессы: освобождает сотрудников от обилия бумаг, снижает административные расходы, ускоряет процесс получения, отправки, подписания документов. Но, как и для любого нововведения, на первом этапе ЭДО нужно обеспечить правовой базой. Документы понадобятся и для взаимодействия с контрагентами.

Электронный документооборот (ЭДО) оптимизирует и ускоряет бизнес-процессы в компании. Благодаря безбумажному делопроизводству можно наладить взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами, снизить число ошибок, повысить лояльность партнеров. Для мягкого, беспроблемного перехода на электронные документы рекомендуется отправить сотрудников на обучение электронному документообороту.