Какие документы оформить бизнесу для перехода на ЭДО

Электронный документооборот позволяет обмениваться документами за несколько секунд, упрощает доступ и помогает оперативно находить их. Чтобы переход на ЭДО прошел без проблем, важно правильно организовать его документальное сопровождение. Расскажем, как это сделать.

Какие шаги сделать бизнесу, чтобы перейти на ЭДО

Рассмотрим подробнее, что делать бизнесу до того, как он решил перейти на электронный документооборот.

Шаг 1. Анализ документооборота организации

Изучите, как настроено движение документов, как происходит обмен ими с контрагентами, сколько контрагентов используют ЭДО. Для этого желательно составить:

• подробные схемы документооборота с указанием лиц, ответственных за оформление и передачу документов на каждом этапе;
• порядок перемещения документов внутри организации и их пересылка контрагентам.

Такие схемы помогут найти «слабые» места в документообороте и поспособствуют более оперативному переходу на ЭДО.

Шаг 2. Выбор технического решения

ЭДО в организации можно внедрять самостоятельно — не через оператора. Например, по электронной почте или через свою информационную систему. Если компания обменивается документами без участия оператора ЭДО, то возможен ряд сложностей:

• при передаче документов придется самостоятельно следить за безопасностью данных. В то время как оператор ЭДО отвечает за шифрование и целостность файлов в процессе передачи;
• при споре с контрагентом у компании не будет третьей стороны, которая может подтвердить отправку или получение документов. Операторы ЭДО могут предоставить такую информацию для суда;
• придется самостоятельно проверять машиночитаемую доверенность (МЧД). При работе через оператора он берет на себя часть проверок. Например, проверку принадлежности сотрудника к организации. В Диадоке для удобства предусмотрены статусы проверки МЧД;
• передача отдельных электронных документов вообще не возможна без оператора ЭДО. Например, к таким документам относят счет-фактуру, его корректировочная форма и исправления.

Работа через оператора ЭДО — более надежный вариант: оператор обеспечивает конфиденциальность и безопасность передачи данных, а также возможность обмена разными видами документов.

При выборе оператора ЭДО обратите внимание:

• на то, как оператор обеспечивает безопасность данных при отправке, получении и хранении;
• есть ли интеграция сервиса ЭДО с учетными системами;
• есть ли роуминг с другими операторами;
• есть ли клиентская поддержка и отзывы о ее работе.

Заранее подумайте, как вы будете работать в сервисе ЭДО. Например, в Диадоке можно обмениваться документами через веб-версию, мобильное приложение или с помощью интеграционных решений.

Подробнее о том, какие требования государство предъявляет к операторам ЭДО

Шаг 3. Организационные мероприятия внутри компании

На этом этапе нужно:

1. Оформить сертификаты электронных подписей, если их еще нет. Без них не получится подписать электронные документы и отправить их адресатам.

2. Составить локальные нормативные акты, в которых отразить переход на ЭДО. Например, к таким документам относят приказ о переходе на ЭДО, положение об ЭДО, внесение изменений в учетную политику компании и должностные инструкции.

3. Оформить машиночитаемые доверенности (МЧД) сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы в интересах компании с использованием своей квалифицированной электронной подписи (КЭП). С 1 сентября 2024 года сотрудники используют свои КЭП и одновременно могут представлять доверенность в электронной форме, которая подтверждает право на подписание документов от имени юрлица или ИП.

4. Обучить ответственных сотрудников новому формату работы с документами.

Шаг 4. Подключение контрагентов

Если партнер уже пользуется сервисом ЭДО, достаточно направить ему приглашение к электронному обмену документами. Например, контрагент, который уже работает в Диадоке, получит приглашение прямо в сервисе. Если контрагент работает в другом сервисе ЭДО, обмен документами можно настроить с помощью технологии роуминга.

С теми, кто пока работает только на бумаге, можно обсудить вопрос перехода на ЭДО отдельно. Можно договориться о том, что контрагент тоже подключится к сервису электронного документооборота или продолжать вести с ним документооборот на бумаге.

Переходите в онлайн с Диадоком

Подать заявку

Соглашение с контрагентами

Обязательность заключения соглашения зависит от того:

• какие виды электронных подписей (ЭП) используют участники ЭДО;
• каким способом контрагенты обмениваются документами.

Если для подписания документов организация использует квалифицированную электронную подпись (КЭП) — соглашение об ЭДО можно не заключать. Само подписание КЭП наделяет документ юридической силой (п.1 ст. 6 федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Когда документооборот с использованием КЭП происходит без участия оператора ЭДО стоит заключить соглашение об ЭДО. Оно позволит избежать возможных споров с контрагентом, связанных с подтверждением отправки или получения документов, наличием полномочий у подписанта (доверенности). Для этого при составлении соглашения можно руководствоваться разделом 3 методических рекомендаций ФНС по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами).

При работе через оператора ЭДО соглашение об использовании можно не составлять. Но это можно сделать, если у вас есть потребность согласовать отдельные условия с вашими контрагентами, например:

• перечень используемых форматов электронных документов;
• дополнительные требования к электронному документу для признания его равнозначным документу на бумаге, заверенному печатью.
• форс-мажорные обстоятельства.

Несмотря на то, что заключать соглашение не обязательно, мы рекомендуем это сделать: оно позволит согласовать необходимые условия применения ЭДО с контрагентом или может потребоваться в судебных разбирательствах.

Соглашение обязательно заключать, когда электронные документы подписывают простой или неквалифицированной электронной подписью, а возможность использовать такие виды подписей прямо не предусмотрена законодательством (п.2 ст. 6 федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Отсутствие соглашения в таких случаях создаст риск, что обмен документами признают не имеющим юридических последствий и значений. Например, в судебном разбирательстве суд не примет их в качестве надлежащих доказательств. Кроме того, его может запросить налоговая (письмо ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).

В соглашении об электронном взаимодействии с контрагентами можно прописать следующие условия:

• перечень документов для обмена в электронном виде;
• виды электронных подписей и порядок их использования и признания. При использовании неквалифицированной ЭП обязательно прописывают порядок ее проверки, а при использовании простой ЭП — правила определения лица, подписавшего документ, а также обязанность соблюдать конфиденциальность ключа ЭП;
• способы обмена документами, например, через оператора ЭДО, электронную почту или собственную информационную систему;
• права и обязанности сторон в ходе электронного взаимодействия;
• порядок подтверждения отправления и получения электронных документов;
• возможность и случаи возврата к бумажному документообороту;
• иные условия по согласованию сторон.

Соглашение о переходе на ЭДО можно зафиксировать в виде отдельного документа или включить тематический раздел в договор с контрагентом. Стандарта или четких требований нет. Юрлица и ИП составляют его самостоятельно, исходя из специфики своей деятельности. Также можно воспользоваться готовыми шаблонами.

Приказ о внедрении ЭДО

Переход на ЭДО необходимо оформить приказом за подписью руководителя или уполномоченного им лица. В нем прописывают:

• дату перехода на ЭДО;
• локально-нормативные акты, которые регламентируют работу с ЭДО;
• сотрудников, которые участвуют в ЭДО, их обязанности и ответственность.

Приказ оформляется в произвольной форме. Дополнительно в нем можно прописать очередность перевода подразделений, порядок обучения сотрудников, перечень ответственных за техническую поддержку и другие важные вопросы, связанные с переходом.

Положение об ЭДО

Положение о системе ЭДО — это подробный регламент, в котором прописывают, как работать с электронными документами. Конкретной формы такого положения нет, его составляют с учетом особенностей деятельности и документооборота компании.

Обычно в положении указывают:

• виды документов, в отношении которых применяется ЭДО;
• информация об операторе и сервисе, через которые происходит обмен электронными документами;
• инструкцию по работе с системой ЭДО — подробный алгоритм действий сотрудника для создания электронного документа, его подписания, отправки или приема. Инструкция может содержать скриншоты с изображениями пошаговых и последовательных действий для работы в системе ЭДО;
• раздел об информационной безопасности — правила использования электронной подписи, логинов и паролей, которые позволяют сохранить конфиденциальность информации и предотвратить ее утечку.

С положением нужно ознакомить под подпись всех сотрудников, которые принимают участие в ЭДО.

ЭДО в учетной политике

Внедрение ЭДО стоит зафиксировать в учетной политике организации. Чтобы внести изменения в учетную политику, издают приказ за подписью руководителя. На основании изданного приказа вносят изменения непосредственно в текст учетной политики.

В самой учетной политике прописывают, например:

• перечень документов, работа с которыми переводится в электронный формат. В приложении к учетной политике можно указать, какими документами организация обменивается по утвержденным ФНС форматам, а какими — в неформализованном виде.
• способ организации ЭДО — самостоятельно или через оператора;
• виды электронных подписей для работы в ЭДО;
• порядок хранения документов;
• порядок обмена информацией с контролирующими органами.

Дополнительно в учетной политике можно указать ссылку на отдельный подробный документ, регламентирующий порядок работы в ЭДО (положение), если он принят или планируется к принятию в организации.

Подробнее об ЭДО в в учетной политике организации

Должностные инструкции

В должностные инструкции сотрудников, которые принимают участие в ЭДО, следует внести изменения. Их нужно дополнить обязанностями о том как:

• применять ЭДО;
• соблюдать правила и инструкции работы с электронными документами, например, положение об ЭДО;
• сохранять конфиденциальность используемых в рабочих целях ЭП, паролей и логинов.

Внесение изменений в должностные инструкции оформляют приказами. Это необходимо для привлечения к ответственности сотрудников в случае нарушения ими порядка работы с электронными документами или в системе ЭДО, например, к дисциплинарной ответственности.

Коротко о документах, необходимых для перехода на ЭДО

Обязательные документы: приказ о внедрении ЭДО, положение об ЭДО, приказы о внесении изменений в учетную политику и должностные инструкции.

При необходимости — соглашение об ЭДО. Оно потребуется, если сотрудники будут использовать в рамках ЭДО, например, сертификаты неквалифицированной электронной подписи, либо когда обмен документами будет реализован без участия операторов.

Переходите на ЭДО

Подберем решение под ваши задачи и настроим обмен документами

Подключиться