Как отправить произвольный документ в Диадоке

Понятие «произвольного документа» некорректно применять по отношению к электронному документообороту. В ЭДО работают с двумя видами документов — формализованными и неформализованными. На практике произвольным документом часто называют именно неформализованный документ. О неформализованных документах и пойдет речь в этой статье. Рассказываем, как создать и отправить неформализованный документ в Диадоке.

Мария Потапова Ведущий эксперт по законодательству в команде Диадока

Что такое неформализованный документ

Формализованные электронные документы — это файлы с расширением XML. Для таких документов ФНС разработала и утвердила форматы, а их структура строго регламентирована. За счет регламентированной структуры такие форматы являются машиночитаемыми, что позволяет ускорить их обработку и исключить ошибки.

Формализованные документы могут быть обязательными и необязательными. Обязательность применения форматов электронных документов определяется регулятором. К обязательным формализованным документам относят УПД, счет-фактуру, их корректировочные формы и исправления.

Остальные утвержденные форматы — пока необязательные. Значит, их можно формировать как в утвержденном формате, так и в произвольном.

Неформализованные электронные документы — это файлы, для которых нет утвержденного регулятором формата. Обмениваться ими можно в произвольных форматах. Например, DOC, XLSX, PDF, JPG, TIFF, PNG.

Подробнее о формализованных и неформализованных документах

Как отправить неформализованный документ в Диадоке

Для того, чтобы отправить контрагенту неформализованный документ («произвольный»), достаточно загрузить в сервис уже готовый документ в любом формате — DOC, XLSX, PDF, JPG, TIFF, PNG.

Веб-версия

Чтобы передать неформализованный электронный документ в веб-версии Диадока, следуйте инструкции:

1. Войдите в личный кабинет Диадока
2. В левом углу страницы нажмите «Новый документ».

   

3. Загрузите подготовленный документ с вашего компьютера.

   

4. После загрузки откроется окно для внесения данных. Укажите получателя исходящего документа в поле «Отправить». Для этого начните вводить название или ИНН контрагента.

   

5. В поле «Тип документа» выберите нужный из списка или укажите «Неформализованный документ». В зависимости от вида документа сервис предложит разные поля, например «номер и дата». Заполните их.

   

6. Если нужно, загрузите дополнительные документы. Объедините несколько файлов в один пакет, чтобы просматривать их в одном окне и находить вместе в поиске.

   

7. Чтобы запросить подпись контрагента для такого документа, установите флажок «Запросить подпись контрагента».

   

8. Если перед отправкой документ нужно согласовать с другим сотрудником, нажмите на кнопку «Согласование» и выберите нужное действие.

   

9. Когда все готово, нажмите «Подписание». Если к документу нужно вернуться позже, сохраните файл в черновиках.

   

Чтобы подписать неформализованный документ нужна действующая квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если документ подписывается электронной подписью физического лица, также потребуется подтверждение полномочий. Сделать это можно с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД).

Передать МЧД или информацию о ней, можно двумя способами:

• отправить саму доверенность файлом в пакете с документом (ст.17.2, 17.3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ);
• передать информацию о ней, если соглашение о таком способе достигнуто с контрагентом (п.3 Постановления Правительства от 21.02.2022 № 224).

Если документы подписывает руководитель компании, ему не нужно подтверждать полномочия, нужна только КЭП руководителя или ИП.

Руководители коммерческих организаций или ИП получают электронную подпись только в Удостоверяющем центре ФНС, руководители бюджетных учреждений — в Федеральном казначействе, руководители организаций финсектора — в Центробанке.

Сотрудники организаций могут получить электронную подпись физического лица в любом аккредитованном коммерческом Удостоверяющем центре. Например, — в Удостоверяющем центре Контура.

Модуль Диадока в 1С

Отправить неформализованный документ можно из модуля Диадока в 1С. Алгоритм похож на отправку из веб-версии:

1. Нажмите «Загрузить с компьютера», перейдите в раздел «Создать отдельный пакет».

   

2. Выберите организацию-отправителя и контрагента-получателя.

   

3. Заполните данные по документу: тип документа — «неформализованный», номер и дату.
4. Чтобы добавить еще один документ, нажмите на «+».
5. Если нужно получить ответную подпись, установите флажок «Запрашивать подпись контрагента».
6. Если нужно передать документ на согласование, нажмите «Согласование пакета».
7. Чтобы отправить документ, нажмите «Подписать и отправить».

Для подписи сертификатом физического лица также понадобится прикрепить МЧД в открывшемся окне.

Коротко об отправке «произвольного» документа

Понятия «произвольного документа» в ЭДО не существует. Когда говорят о произвольном документе — имеют в виду неформализованный документ.

Неформализованные электронные документы — это файлы, для которых нет утвержденного регулятором формата. Обмениваться ими можно в произвольных форматах. Например, DOC, XLSX, PDF, JPG, TIFF, PNG.

Для отправки неформализованного документа зайдите в веб-версию Диадока или используйте модуль в 1С. Загрузите файл, укажите получателя, выберите тип документа, при необходимости добавьте дополнительные файлы. Если требуется подпись контрагента, установите соответствующий флажок.

Попробуйте электронный документооборот в Диадоке. Удобная веб-версия, бесплатные подключение к сервису, получение и хранение документов

Подключиться