УПД и счет-фактура — в чем разница

Счет-фактура и универсальный передаточный документ (УПД) обладают похожей структурой, но отличаются по назначению. Разберемся, в чем между ними разница и как электронный документооборот может упростить работу компании.

Мария Потапова Ведущий эксперт по законодательству в команде Диадока

Что такое счет-фактура

Счет-фактура (СФ) — это документ налогового учета по исчислению налога на добавленную стоимость (НДС). Он не является первичным учетным документом. В счете-фактуре подтверждается сумма НДС, выставляемая продавцом покупателю. Продавец обязан направить СФ в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товара, оказания услуги или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК).

СФ используют, чтобы подтвердить сумму НДС и доказать право на налоговый вычет по п. 1 ст. 169 НК.

При получении оплаты продавец исчисляет налог на добавленную стоимость. Покупатель регистрирует счет-фактуру как подтверждение оплаты НДС поставщику, а после указывает реквизиты СФ в отчетности по НДС.

Важно обращать внимание на правильное заполнение реквизитов и оформление документа, так как из-за некоторых ошибок могут отказать в налоговом вычете.

К существенным относят ошибки, которые не позволяют налоговым органам идентифицировать (п. 2 ст. 169 НК):

• продавца или покупателя;
• наименование отгруженных товаров, выполненных работ, услуг, имущественных прав;
• сумму НДС и стоимость товаров, работ, услуг, имущественных прав;
• правильную налоговую ставку.

Когда выставлять счет-фактуру

Основания для выставления СФ:

• плательщик НДС совершает операции, облагаемые налогом;
• компания получила аванс за будущие поставки товаров, работ или услуг;
• организация применяет освобождение от обязанностей налогоплательщика по ст. 145, 145.1 НК;
• налоговый агент совершает операции, которые облагаются НДС;
• компания экспортирует товары в страны ЕАЭС, освобожденные от НДС по ст. 149 НК.
• организация совершает посреднические операции от своего имени.

Обменивайтесь счетами-фактурами и УПД в один клик в Диадоке

Подключиться

С 1 января 2025 года налогоплательщики на УСН также обязаны уплачивать НДС и выставлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж, если их доход за прошлый год превысил 60 млн рублей (п. 5 ст. 145 НК). Если же доход не превысил этой суммы, такой налогоплательщик на УСН освобождается от уплаты НДС и выставления счетов-фактур (п. 5 ст. 168 и п. 3 ст. 169 НК).

Если компания обязана оформлять счет-фактуру, но не оформила его — это грубое нарушение.

Штраф за невыставление счета-фактуры в течение одного квартала — 10 тыс. рублей, в течение двух и более кварталов — 30 тыс. рублей. Если отсутствие документа у продавца привело к занижению налоговой базы, предъявят дополнительный штраф — 20% от суммы неуплаченного НДС, но не менее 40 тыс. рублей (ст. 120 НК).

Когда электронный счет-фактура считается выставленным

После того, как продавец отправил электронный счет-фактуру, он получает подтверждение об этом от оператора ЭДО, с которым у него заключен договор. Оператор в таком подтверждении фиксирует дату и время поступления СФ от продавца. Эта дата и считается датой выставления электронного счета-фактуры продавцом (п. 8 Приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н).

Как выставлять счет-фактуру

С 1 апреля 2025 года можно обмениваться электронными счетами-фактурами и УПД только в обновленных форматах, в версии 5.03. Эти форматы утверждены приложением № 1 приказа ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Форматы, утвержденные приложением № 2 этого же приказа, больше не действуют.

Через Диадок можно отправить счет-фактуру разными способами: создать СФ в редакторе сервиса или загрузить уже готовый документ из другой системы, если компания работает через интеграционное решение.

Отправленный электронный счет-фактура или любой другой документ не потеряется, его можно легко найти с помощью фильтров.

Что такое УПД

УПД — это универсальный передаточный документ, который может объединять в себе несколько функций. Его можно использовать только как первичный документ (функция «ДОП») или как документ, который объединяет счет-фактуру и первичный документ (функция «СЧФДОП»).

Применение УПД может существенно упростить делопроизводство, поскольку один документ и подтверждает факт передачи товара или оказания услуги, и служит основанием для подтверждения вычета по НДС.

Подробнее о том, какие документы заменяет УПД в статье

Когда выставлять УПД

Основания для оформления:

• отгрузка продукции, доставка покупателю или перевозчику;
• передача прав на имущество или результатов выполненных работ;
• подтверждение факта оказания услуг по договору;
• посреднические сделки, например, у руководителя организации нет возможности лично заключить сделку, поэтому он использует услуги компании-посредника.

Как выставлять УПД

Электронный УПД выставляют по формату, утвержденному приложением № 1 приказа ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Приказ ввел обновленные форматы УПД и счета-фактуры, а также расширил сценарии применения форматов. Так, например, появились реквизиты, позволяющие использовать УПД для разных обстоятельств формирования документа. Полный перечень кодов выложен на сайте ФНС.

При оформлении электронного УПД указывают статус, определяющий в качестве какого документа он используется: статус 1 一 включает счет-фактуру и первичный документ, статус 2 一 только первичный документ.

Подробнее о том, чем отличаются статусы УПД 1 и 2 в статье

Поставщик и покупатель могут согласовать использование УПД в качестве первичного документа и счета-фактуры, указав это в договоре. Такое решение поможет избежать ситуации, когда покупатель не принимает передаточный документ, так как хочет получить СФ вместе с накладной.

Обмениваться УПД удобнее через сервисы операторов ЭДО, например, Контур.Диадок. Это самый быстрый и надежный способ: Диадок обеспечивает соблюдение требований законодательства и безопасность при передаче и хранении документов. Но дело не только в удобстве 一 есть случаи, когда нужно обязательно оформлять УПД в электронном виде и обмениваться ими через операторов ЭДО.

При участии в обороте маркированных и прослеживаемых товаров выставлять УПД можно только в электронном виде по ЭДО (п. 1 Приказа ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).

Даже если участник оборота таких товаров освобожден от уплаты НДС, он всё равно обязан выставлять электронный УПД. В этом случае УПД используется как первичка, поэтому он выставляется с функцией ДОП — статусом 2.

Участники оборота отвечают за содержание документов, а операторы ЭДО — за своевременность их передачи в государственные информационные системы (ГИС) и неизменность информации.

Операторы ЭДО передают информацию напрямую в ГИС: о прослеживаемых товарах 一 в приемный комплекс ФНС (ЭДЕМ), о маркированных 一 в ГИС мониторинга товаров (Честный знак).

Когда нельзя использовать УПД вместо счета-фактуры

УПД нельзя использовать при получении аванса, нужно составить счет-фактуру на аванс.

Также если изначально был составлен комплект из первичного документа и счета-фактуры, то исправлять и корректировать необходимо первичные формы документов. Исправить два документа одним универсальным корректировочным документом нельзя.

В некоторых компаниях счет-фактуру и первичные документы выставляют отдельно, даже если их можно объединить в УПД. Это связано с бизнес-процессами компании: например, удобнее оформить отдельные документы, если первичку и СФ подписывают разные люди.

Такой вариант оформления не противоречит законодательству.

Понимание разницы между счетом-фактурой и УПД помогает избежать сложностей при расчете налогового вычета и упрощает делопроизводство. Чтобы сделать работу бухгалтерии проще, документы можно передавать онлайн через сервис ЭДО, например, Контур.Диадок. Документы в Диадоке выставляются и передаются строго в соответствии с актуальными требованиями законодательства, а все данные надежно защищены.

Коротко об УПД и счете-фактуре

Счет-фактура (СФ) — это документ по исчислению НДС. Он подтверждает сумму налога, которую выставляет продавец покупателю. С января 2025 года налогоплательщики на УСН обязаны уплачивать НДС и выставлять счета-фактуры, если их доход за прошлый год превысил 60 млн рублей (п. 5 ст. 145 НК).

УПД — это универсальный передаточный документ. Он объединяет счет-фактуру и первичный учетный документ. Применение УПД может упростить делопроизводство, но есть случаи, когда выставлять УПД вместо СФ нельзя.

С 1 апреля 2025 года электронные счета-фактуры и УПД нужно отправлять в обновленных форматах, утвержденных приложением № 1 приказа ФНС № 970. Через Диадок можно обмениваться СФ и УПД, создав документ в сервисе или загрузив готовый документ из другой системы, если компания использует интеграционное решение.

Переходите в онлайн с Диадоком

Подать заявку