Начало работы с контрагентами в Диадоке

Документооборот ― двусторонний процесс. После подключения нужно сообщить партнерам, что вы перешли на ЭДО, и пригласить их обмениваться документами. Рассмотрим, как это сделать, если контрагент работает в Диадоке, пользуется другой системой или вообще не знаком с электронными документами.

Подписывайте документы онлайн, даже если у контрагента другая система ЭДО

Подключиться

Как начать работу в Диадоке

Чтобы подключиться к Диадоку, нужно пройти несколько шагов:

1. Приобрести квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она понадобится всем сотрудникам, которые будут подписывать документы. Руководители и ИП получают подпись в ФНС и у ее доверенных лиц. Сотрудники ― в аккредитованном удостоверяющем центре.
2. Выбрать способ работы. Есть три варианта наладить ЭДО: веб-версия в браузере, модуль для 1С или интеграция с другой учетной системой.
3. Зарегистрироваться в системе и оплатить пакет документов по подходящему тарифу. В Диадоке тариф зависит от количества исходящих документов. За входящие платить не нужно (список исключений указан в основном прайс-листе на странице «Цены»). Если вы подключаете интеграцию или дополнительные опции, понадобится приобрести лицензию на них.
4. Активировать, то есть подключить контрагентов. Нужно сообщить, что вы перешли на ЭДО, и предложить начать документооборот в онлайне.

Зачем подключать контрагентов

Диадок похож на соцсеть: чтобы общаться с другими компаниями, нужно добавить их «в друзья». Если у партнера нет личного кабинета в системе ЭДО, он не сможет увидеть и подписать документы. Поэтому следующий шаг после подключения к сервису ― проинформировать контрагентов о переходе на электронный документооборот и начать обмен. Есть три сценария:

• Контрагент подключен к ЭДО. Пользуется той же системой, что и вы.
• Контрагент подключен к другой системе ЭДО.
• У контрагента нет ЭДО, он работает с бумажными документами.

Разберем каждый случай подробно.

Как найти и добавить контрагентов в сервисе

Чтобы проверить, есть ли ваши контрагенты в Диадоке, воспользуйтесь поиском по ИНН.

Второй способ найти контрагентов ― в личном кабинете Диадока. Для этого войдите в сервис и откройте вкладку «Контрагенты» ― «Поиск и приглашение». Введите в строку поиска название или ИНН и выберите нужную компанию из появившегося списка.

В результатах поиска вы можете увидеть три группы организаций:

• «Работают в Диадоке». Компании уже пользуются сервисом Контур.Диадок. Они увидят приглашение прямо в системе.
• «Еще не обменивались документами в Диадоке». Контрагенты работают в других сервисах Контура или им уже отправляли приглашения.
• «Не подключены к Диадоку». Пока не используют никакие сервисы Контура. 

Наведите курсор на строку с нужной организацией и нажмите на появившуюся кнопку «Отправить приглашение». Если контрагент еще не подключен к Диадоку, система автоматически создаст для него ящик, куда придет приглашение. Но чтобы его увидели и приняли, нужно дополнительно проинформировать представителей компании, например продублировать приглашение на электронную почту.

Кроме кнопки «Отправить приглашение», вы можете увидеть другие варианты.

Как найти сразу нескольких контрагентов

Чтобы ускорить поиск, проверяйте контрагентов массово по списку. Для этого нужно загрузить файл с названиями и ИНН партнеров. Пригласить можно все компании из списка одновременно, группу или отдельных контрагентов. Список для массовой проверки можно выгрузить из 1С.

Как отправить приглашение контрагентам в Диадоке, рассказали в видеоролике:

Если контрагент не отвечает на приглашение в Диадоке, продублируйте его на почту. Для этого перейдите во вкладку «Ожидается ответ», откройте карточку компании и нажмите «Отправить дополнительное приглашение». Укажите электронный адрес и нажмите «Отправить».

Обменивайтесь документами с контрагентами в Диадоке и выгружайте их в любую систему отчетности по требованию госорганов

Подключиться

Как подключить контрагента, если он работает в другом сервисе ЭДО

Если контрагент пользуется другой системой ЭДО, например СБИС или Калуга-Астрал, вы все равно можете обмениваться с ним документами из Диадока. Это возможно благодаря технологии роуминга. Есть два способа настройки роуминга: автоматический и по заявке.

В результатах поиска в Диадоке возле организаций, подключенных к другим провайдерам, есть пометка «роуминг» с названием оператора. Если пометки о роуминге нет, можно:

• попросить партнера отправить вам приглашение;
• оставить заявку на настройку роуминга на сайте.

Что делать, если у контрагента несколько ящиков

Некоторые компании зарегистрированы сразу в нескольких системах ЭДО. Поэтому в поиске вы можете увидеть два ящика или более у одного контрагента. Уточните, на какой ящик компания планирует получать документы, и отправляйте приглашение на него.

Как пригласить тех, кто работает с бумажными документами

В Диадоке можно отправить приглашение на электронную почту даже тем компаниям, у которых еще нет ЭДО.

Перейдите в раздел «Контрагенты» и найдите компанию через «Поиск и приглашение». Нажмите кнопку «Отправить приглашение» и в появившемся окне введите почту сотрудника, с которым планируете обмениваться документами.

Получатель увидит письмо с информацией о приглашении и инструкцией по подключению к Диадоку.

Как отправить приглашение на электронную почту, рассказываем в видеоинструкции:

Как быстрее запустить обмен документами

Используйте разные каналы, чтобы сообщить всем контрагентам, что вы перешли на электронные документы. Необязательно писать тексты и скрипты для сотрудников, скачайте готовые шаблоны Диадока:

• Рассылка на электронную почту.
• Новость на сайте.
• Баннеры.
• Телефонный разговор.
• Официальное письмо.

Дополнительное соглашение об электронном документообороте

Закон не требует заключать соглашение о переходе на ЭДО, но его наличие позволит избежать спорных ситуаций. В допсоглашении фиксируют: форматы документов, сроки обработки, ответственных за подписание лиц. Если у компании есть особые требования к документам, например заполнение необязательных полей в счете-фактуре, опишите это в допсоглашении.

Пример типового соглашения можно скачать по ссылке. Абонент Диадока может сразу прикрепить его к приглашению и запросить ответную подпись. Для этого:

1. Нажмите кнопку «Отправить приглашение» рядом с названием организации.
2. Воспользуйтесь опцией «Прикрепить документ» в появившемся окне и выберите файл на компьютере.

   

3. Поставьте галочку у пункта «Запросить подпись получателя».
4. Нажмите «Подписать и отправить». 

Документы в Диадоке ― юридически значимые оригиналы. Их не нужно дублировать на бумаге

Подключиться

Подключение контрагентов: мифы и реальность

Некоторые компании отказываются от перехода на ЭДО из-за возможных сложностей с подключением контрагентов. Разберем на примере клиентов Контура, существуют такие сложности на самом деле или это заблуждения.

Начать ЭДО с контрагентами технически сложно, у компании нет ресурсов на это

Подключение контрагентов не требует серьезной подготовки и длительных настроек. Приглашения отправляются прямо из сервиса, даже если у партнера пока нет ЭДО. Для email-рассылки и официальных писем есть готовые шаблоны. Сложные технические решения не нужны, достаточно электронной почты, брошюр, телефонных звонков.

Если партнер работает с другой системой ЭДО, вам потребуется только отправить заявку своему оператору. За настройку роуминга отвечает оператор, а не абонент.

85% внедрения ЭДО — для нас это колоссальный результат, которого мы достигли с 2017 года. Ежеквартально я рассылаю приглашения к обмену электронными документами через Диадок по ИНН, параллельно отправляю письмо о переходе на ЭДО по электронной почте. Затем уже секретарь отправляет бумажное письмо о переходе на ЭДО в конверте с первичкой. Распространяем в офисах брошюру, которую выпустили совместно с Контуром. Информируем об использовании ЭДО на фирменном бланке компании и в подписи в корпоративной электронной почте. Наш колл-центр обязательно при любом разговоре с абонентами упоминает о возможности получать документы по ЭДО.

«ООО ПАУЭРНЕТ»

Контрагентов нет в Диадоке, они не готовы работать с ЭДО

Проверить, кто из контрагентов уже пользуется Диадоком, можно заранее с помощью специального сервиса. Если у партнера нет ЭДО, пригодятся готовые шаблоны для приглашения. По данным Контура, при правильном информировании каждая третья компания соглашается принимать электронные документы.

Когда есть ЭДО от другого оператора, доступен обмен документами по технологии роуминга. Если контрагент планирует только получать документы и не намерен отправлять, он может подключить Диадок и пользоваться им бесплатно.

Сейчас мы работаем по ЭДО с 4500 контрагентов. Более 50% клиентов получают документы через Диадок. Статистика обмена документами с поставщиками в сервисе Диадок показывает бурный рост. Если в 2020 году только 5% поставщиков были готовы к ЭДО, то сейчас таких уже порядка 35%.

«АО ГЦБиТ»

Подключать контрагентов долго

Часть ваших контрагентов наверняка уже работает с ЭДО ― только в Контур.Диадоке более 1,5 млн абонентов. Еще у части партнеров есть электронные подписи для отчетности, торгов или работы с маркированными товарами. Это значит, что они потенциально готовы обмениваться электронными документами.

Процесс подключения контрагентов непрерывный, так как у вас будут появляться новые партнеры. Но наладить ЭДО со значимой частью контрагентов ― дело месяцев, а не лет.

Мы перевели на ЭДО 31,2% клиентов за два месяца. Отдел заботы о клиентах курировал этот процесс. Сотрудники отдела поручили аккаунт-менеджерам разобрать клиентов между собой и отправить всем приглашения в сервисе ЭДО. По итогу аккаунт-менеджерам нужно было отчитаться: кому отправлено приглашение, кто принял, кто не принял, у кого нет ЭДО. Результаты работы фиксировали в гугл-таблице.

ООО «Кубик-Медиа»

Придется нанимать отдельного сотрудника. Бухгалтер загружен бумажными документами и не справится

ЭДО скорее экономит время бухгалтера, чем нагружает его дополнительно. По отзывам пользователей Диадока, освобождается 4–5 дней в месяц.

Отправка приглашения контрагенту занимает несколько секунд, можно рассылать приглашения массово по списку из учетной системы. Кроме того, необязательно запускать обмен электронными документами со всеми партнерами сразу. Можно начать работу с несколькими, наладить процессы и постепенно подключать остальных.

Мы небольшая компания, в активе 160 клиентов. 62% контрагентов обмениваются с нами документами в сервисе ЭДО ― это результат за два года внедрения. Исходящий электронный документооборот экономит три рабочих дня бухгалтера в месяц и занимает день вместо ранее уходивших четырех. Еще два рабочих дня экономим на входящем документообороте.

ИП Кондрашов Владимир Геннадьевич

Ускорьте документооборот с Диадоком и сократите рутинные операции

Подключиться

Как эффективно подключать контрагентов: лучшие практики от участников и финалистов «ПРО ЭДО»

Мы собрали лайфхаки участников ежегодной премии «ПРО ЭДО» ― конкурса проектов перехода на электронный документооборот. Вот несколько действенных методик, которые помогли компаниям перевести своих контрагентов на ЭДО.

Повторять рассылку и общаться лично. Не все контрагенты откликаются на первое приглашение, поэтому рассылку стоит проводить регулярно раз в несколько месяцев. Если контрагент не отвечает на приглашения, с ним может пообщаться менеджер на личной встрече.

Сначала обучить собственных сотрудников. Ваши коллеги должны понимать преимущества ЭДО, чтобы убедительно рассказывать о них контрагентам. Помогут презентация сервиса, видеоролики, инструкции для разных должностей, сбор обратной связи от работников.

Назначить ответственных. Выберите отдел или сотрудников, которые будут курировать процесс перевода контрагентов на ЭДО. Если контрагентов много, их можно разделить на группы и закрепить за несколькими ответственными. Фиксируйте результаты: кому отправили приглашение, кто принял, а кто отказался. Контролировать процесс помогут регулярные встречи по статусу подключения.

Мотивировать сотрудников. Введите дополнительный показатель в систему KPI сотрудников — перевод контрагента на ЭДО. Такой показатель может появиться у бухгалтера, абонентского отдела, колл-центра.

Дать скидку за сделку без бумаги. Клиентам, которые перешли на ЭДО, можно предложить скидку на услуги. Это подтолкнет остальных последовать их примеру.

Использовать несколько каналов. Не ограничивайтесь приглашениями в сервисе. Используйте одновременно разные способы:

• Бумажное письмо в конверте вместе с певичкой.
• Информация об ЭДО на фирменном бланке компании.
• Ссылка на сервис ЭДО в подписи корпоративной электронной почты.
• Новость в соцсетях и на сайте компании.
• Телефонный звонок.

Разработать собственное допсоглашение о переходе на ЭДО. Некоторые контрагенты не готовы перейти на электронный документооборот без подписания соответствующего соглашения. Предложите им свой шаблон, где зафиксированы все особенности документооборота.

Вопрос-ответ