Начало работы с контрагентами в Диадоке

После подключения электронного документооборота нужно сообщить партнерам, что вы перешли на ЭДО, и пригласить их обмениваться документами. Рассмотрим, как это сделать, если контрагент работает в Диадоке, пользуется сервисом другого оператора ЭДО или вообще не использует услуги оператора ЭДО.

Как начать работу в Диадоке

Чтобы подключиться к Диадоку, нужно пройти несколько шагов:

Шаг 1. Оформить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). В Диадоке документы подписываются именно этим видом ЭП.

Руководители и ИП получают подпись в УЦ ФНС и у ее доверенных лиц. Чтобы подписывать документы от имени организации могли сотрудники, им потребуется оформить КЭП физлица в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре, например, в УЦ Контура. При подписании сотрудникам нужно будет подтверждать полномочия, например, с помощью МЧД.

Шаг 2. Выбрать способ работы. Диадок предлагает такие варианты работы с ЭДО: веб-версия или интеграционные решения — модуль 1С, коннектор, API.

Шаг 3. Зарегистрироваться в системе и оплатить пакет документов по подходящему тарифу. В Диадоке тариф зависит от количества исходящих документов. За входящие платить не нужно, список исключений указан в основном прайс-листе на странице «Цены». Подключение интеграции или дополнительных опций оплачивается отдельно.

Шаг. 4 Сообщить контрагентам, что ваша компания перешла на ЭДО. А также предложить им начать обмениваться документами онлайн.

Как проверить, подключен ли контрагент к ЭДО, и пригласить его к обмену по ЭДО, рассматриваем в блоке ниже — Как найти и добавить контрагентов в сервисе.

Зачем подключать контрагентов

Если у партнера нет личного кабинета в сервисе ЭДО, он не сможет увидеть и подписать документы. Поэтому следующий шаг после подключения к сервису ― проинформировать контрагентов о переходе на электронный документооборот и начать обмен. Есть три сценария:

• Контрагент подключен к ЭДО. Пользуется сервисом того же оператора, что и вы.
• Контрагент пользуется услугами другого оператора ЭДО.
• Контрагент использует электронный документооборот, но не через оператора ЭДО, или же работает только с бумажными документами.

Как пригласить контрагента к обмену зависит от того, использует ли он ЭДО и каким сервисом ЭДО пользуется:

Как найти и добавить контрагентов в сервисе

Чтобы проверить, есть ли ваши контрагенты в Диадоке, воспользуйтесь поиском по ИНН.

Второй способ найти контрагентов ― в личном кабинете Диадока. Для этого войдите в сервис и откройте вкладку «Контрагенты» → «Пригласить новых». Введите в строку поиска название или ИНН и выберите нужную компанию из появившегося списка.

В результатах поиска вы можете увидеть три группы организаций:

Работают в Диадоке. Компании уже пользуются сервисом Контур.Диадок. Они увидят приглашение прямо в системе.

Еще не обменивались документами в Диадоке. Контрагенты работают в других сервисах Контура или им уже отправляли приглашения.

Не подключены к Диадоку. Пока не используют никакие сервисы Контура. 

Наведите курсор на строку с нужной организацией и нажмите на появившуюся кнопку «Отправить приглашение». Если контрагент еще не подключен к Диадоку, система автоматически создаст для него ящик, куда придет приглашение. Но чтобы его увидели и приняли, нужно дополнительно проинформировать представителей компании, например продублировать приглашение на электронную почту.

Обменивайтесь любыми видами документов с помощью Диадока

Подключиться

Кроме кнопки «Отправить приглашение» напротив контрагента вы можете увидеть другие варианты.

Пример, как это выглядит в Диадоке:

Как найти сразу нескольких контрагентов

Чтобы ускорить поиск, проверяйте контрагентов массово по списку. Для этого нужно загрузить файл с названиями или ИНН партнеров. Пригласить можно все компании из списка одновременно, группу или отдельных контрагентов. Список для массовой проверки можно выгрузить из 1С.

Как отправить приглашение контрагентам в Диадоке, рассказали в видеоролике:

Интерфейс сервиса немного изменился, но логика массового поиска сохранилась. Чтобы воспользоваться этой функцией, нажмите кнопку «Массовый поиск и приглашение» на вкладке Пригласить новых.

Если контрагент не отвечает на приглашение в Диадоке, продублируйте его на почту. Для этого перейдите во вкладку Контрагенты → Ожидаю ответ, откройте карточку компании и нажмите «Отправить дополнительное приглашение». Укажите электронный адрес и нажмите «Отправить».

Как подключить контрагента, если он работает в другом сервисе ЭДО

Если контрагент пользуется другим сервисом ЭДО, вы все равно можете обмениваться с ним документами из Диадока. Это возможно благодаря технологии роуминга. У Диадока настроены роуминговые соединения с 32 операторами ЭДО.

Есть два способа настройки роуминга: автоматический и по заявке.

В результатах поиска в Диадоке возле организаций, подключенных к другим провайдерам, есть пометка «роуминг» с названием оператора. Если пометки о роуминге нет, можно:

• попросить партнера отправить вам приглашение;
• оставить заявку на настройку роуминга на сайте.

Что делать, если контрагент работает в разных сервисах ЭДО

Некоторые компании зарегистрированы сразу в нескольких сервисах ЭДО. Поэтому в поиске вы можете увидеть у одного контрагента несколько личных кабинетов в разных сервисах. Например, в Диадоке это может выглядеть так:

Если ваш контрагент использует несколько сервисов ЭДО, уточните, в каком из них компания планирует получать документы при работе с вами, и отправляйте приглашение в него.

Как пригласить тех, кто работает с бумажными документами

В Диадоке можно отправить приглашение на электронную почту даже тем компаниям, у которых еще нет ЭДО.

Перейдите в раздел Контрагенты и найдите компанию через поиск на вкладке Пригласить новых. Нажмите кнопку «Отправить приглашение» и в появившемся окне введите почту компании, с которой планируете обмениваться документами.

Получатель увидит письмо с информацией о приглашении и инструкцией по подключению к Диадоку.

Как отправить приглашение на электронную почту, рассказываем в видеоинструкции:

Интерфейс сервиса немного изменился, но инструкция актуальна

В письме, которое отправляется вместе с приглашением к ЭДО, можно написать, какими электронными документами вы готовы обмениваться с контрагентом. Также в письме можно развеять потенциальные опасения партнера относительно того, переходить на ЭДО или нет.

Подробнее в статьях:

Как составить письма контрагентам о переходе на ЭДО

Как не бояться электронного документооборота: развенчиваем мифы

Нужно ли допсоглашение об электронном документообороте

Закон не требует заключать соглашение о переходе на ЭДО, но его наличие позволит избежать спорных ситуаций. В допсоглашении фиксируют: форматы документов, сроки обработки, ответственных за подписание лиц. Если у компании есть особые требования к документам, например заполнение необязательных полей в счете-фактуре, опишите это в допсоглашении.

Подробнее о соглашениях и других документах рассказали в статье: Какие документы оформить бизнесу для перехода на ЭДО.

Коротко о том, как начать работу с контрагентами в Диадоке

Чтобы найти контрагентов в Диадоке, можно воспользоваться поиском в веб-версии сервиса. Для этого нужно открыть вкладку «Контрагенты» → «Пригласить новых», затем ввести в строку поиска название или ИНН и выбрать нужную компанию из появившегося списка.

Чтобы пригласить компанию обмениваться документами через Диадок, напротив нужной компании нужно нажать «Отправить приглашение».

Если контрагент не принял приглашение в сервисе, можно отправить приглашение повторно на электронную почту контрагента. Такой вариант приглашения подойдет и тем контрагентам, которые еще не используют ЭДО.

Переходите на ЭДО

Обменивайтесь документами с контрагентами мгновенно в Диадоке

Подключиться