Нужно ли печатать документы из ЭДО

Некоторые компании и индивидуальные предприниматели считают, что надежнее дублировать электронные документы на бумаге на случай проверки или потери оригинала. В статье разберем, в каких случаях это действительно необходимо, а когда достаточно электронного документооборота.

Мария Шевченко Эксперт по законодательству в команде Диадока

Что считать оригиналом: бумажную копию или документ в сервисе ЭДО

Электронные документы подписывают электронной подписью. Существуют три вида электронных подписей (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ):

• простая электронная подпись (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
• усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Подробнее о видах электронных подписей в статье «Электронная подпись в электронном документообороте».

Самый защищенный вид подписи — КЭП, которой подписывают документы в ЭДО. Документы с КЭП по юридической силе не уступают бумажным документам, которые подписаны собственноручной подписью (п.1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Чтобы признать документ, подписанный ПЭП или НЭП, равнозначным документу на бумажном носителе с подписью от руки, нужно соблюдать условия из п. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. 

Если документ изначально был создан и подписан квалифицированной электронной подписью в сервисе ЭДО, он считается оригиналом. Поэтому распечатывать такие электронные документы не нужно: документы хранят в том виде, в котором они были составлены (п. 24 ФСБУ 27/2021). Значит распечатанные электронные документы в этом случае будут считаться копиями. 

Если же документ сначала оформили на бумаге, а потом перевели в цифровой вид с помощью сканирования, то оригиналом считают бумажный экземпляр. 

Когда и какие электронные документы нужно распечатывать

Если организация работает с ЭДО, у нее могут возникнуть ситуации, когда потребуется бумажная копия электронного документа. Например, для внутренних рабочих нужд компании, таких как комплектование заказа по накладной. Распечатанный документ не будет считаться оригиналом, и хранить его не нужно. 

Сервис Контур.Диадок позволяет скачать печатную форму электронного документа с отметкой об электронной подписи. В Диадоке визуализация электронного документа сделана для удобства пользователя. Законодательство не обязывает визуализировать электронный документ, его можно преобразовать из машиночитаемого формата в вид, который облегчает восприятие для человека — визуальный образ документа.

Визуальный образ документа нельзя использовать для совершения юридически значимых действий без электронного документа в машиночитаемом формате, подписанного УКЭП организации (Постановление Правительства от 15.08.2022 № 1415). Распечатывать такие электронные документы не надо, потому что их оригинал — электронный документ.

Например, ФНС поддерживает бизнес в отказе от бумаги: территориальные налоговые органы не должны запрашивать у организаций сканированные или бумажные копии формализованных документов (письмо ФНС от 29.09.2023 № Д-5-26/56@). 

Подробнее о формализованных и неформализованных документах в статье «Формализованные и неформализованные документы в электронном документообороте». 

Также можно представить документы по требованию налоговой в электронном виде. Такое представление документов производят по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК). Если вы предоставляете в налоговую истребуемые документы в электронной форме по ТКС, то они обязательно заверьте их вашей усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью вашего представителя с подтверждением его полномочий, например с помощью МЧД (п. 2 ст. 93 НК).

Попробуйте электронный документооборот в Диадоке. Удобная веб-версия, бесплатные подключение к сервису, получение и хранение документов

Подключиться

Какие документы хранить в электронном виде

Хранить оригиналы документов нужно в том виде, в котором они были составлены. Переводить бумажные документы в электронный вид для последующего хранения нельзя (п. 24 ФСБУ 27/2021). Если изначально вы создали электронный документ, то и хранить его придется в электронном виде. Срок хранения документов прописан в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236. 

Электронные документы в архиве не теряют свою юридическую силу со временем, когда заканчивается срок действия сертификата электронной подписи. Например, когда сотрудник подписывает документ в Диадоке, сервис фиксирует время и дату подписания, а также подтверждает то, что сертификат ЭП был действителен в момент подписания электронного документа. В Диадоке есть системы контроля, которые проверяют действительность сертификата ЭП. Например, метка доверенного времени. Она фиксирует, что сертификат ЭП был действительным в определенный момент времени — во время передачи документа.

Организация хранения электронных документов — в зоне ответственности экономического субъекта и должна быть организована его руководителем (п. 1 ст. 7 Федерального закона № 402-ФЗ). Хранить документы можно самостоятельно или передать эту обязанность специализированной организации. 

При этом важно хранить бухгалтерские документы и размещать базы данных на территории России (п. 25 ФСБУ 27/2021).

Подробнее о хранении электронных документов в статье «Как хранить электронные документы». 

Как организовать хранение электронных документов

При хранении электронных документов организация должна опираться на приказ Росархива от 31.07.2023 № 77. Для хранения обычно используют отдельные носители или специальную информационную систему. Обязанность ведения архива закреплена за хозяйствующим субъектом, а не за оператором ЭДО.

Документы бухгалтерского и налогового учета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 23 НК). Обеспечить их сохранность на флешке или жестком диске сложно: физические носители устаревают и изнашиваются. Надежный вариант ― облачное хранилище оператора ЭДО. Например, объем цифрового архива в Диадоке не ограничен, поэтому файлы не придется удалять, как в случае с заполненным диском. Даже когда пользователь перестанет пользоваться сервисом, данные будут доступны еще пять лет (при условии, что от пользователя в этот период не поступало заявлений на удаление документов).

С ЭДО компании снижают расходы: не нужно арендовать дополнительное помещение под архив, обслуживать технику, нанимать сотрудников для организации хранения.Также электронные документы не пропадут и не повредятся, так как оператор ЭДО копирует файлы и контролирует исправность серверов. 

Можно ли использовать ЭДО и бумажные документы одновременно

Компания может одновременно вести бумажный и электронный документооборот. Например, при обмене документами с одним контрагентом можно пользоваться и бумагой, и электронным документом. Но только в рамках одной сделки. Ситуации, когда используется бумага, а когда электронные документы лучше прописать в учетной политике организации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому с контрагентами можно установить перечень документов, которые будут создаваться в электронном виде и передаваться через ЭДО, а какие — в бумажном виде. Но важно помнить, если документ создали и подписали в электронном варианте, контрагент не может распечатать и подписать его на бумаге. Он должен использовать электронную подпись.

Эльба + ЭДО = идеальное комбо

Создавайте первичку в Эльбе и сразу отправляйте её через ЭДО. Для новых ИП — 1 год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

Коротко о том, надо ли печатать документы из ЭДО

Если документ был создан в электронном виде и подписан электронной подписью в сервисе ЭДО, он считается оригиналом. Распечатывать его не нужно. 

Хранить оригиналы документов нужно в том виде, в котором они были составлены. Переводить бумажные документы в электронный вид для последующего хранения нельзя.

При хранении электронных документов организация должна опираться на приказ Росархива от 31.07.2023 № 77. Обязанность ведения архива закреплена за хозяйствующим субъектом, а не за оператором ЭДО.

Переведите документы в электронный вид

Сократите расходы компании, ускорьте процессы, упростите обработку и хранение документов

Подключиться