Как не бояться электронного документооборота: развенчиваем мифы

В статье расскажем, почему бизнесу не стоит бояться переходить на электронный документооборот (ЭДО) и в чем его преимущества.

Мария Шевченко Эксперт по законодательству в команде Диадока

Электронный документ не имеет юридической силы

Часто бизнес переживает, что электронные документы не обладают такой же юридической силой как их бумажные варианты. Это не так. Законодательная база по ЭДО уже разработана и внедрена. Согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), приравнивается к бумажному с собственноручной подписью.

Таким образом, электронный документ, который подписан КЭП:

• полностью соответствует всем требованиям законодательства;

• может использоваться в официальных процедурах;

• имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, подписанный собственноручной подписью.

Электронные документы можно подделать или украсть

Некоторые компании или ИП считают, что бумажные носители надежнее, потому что их проще контролировать: мы ставим на них физическую подпись и знаем, где хранится оригинал. А электронные документы наоборот — можно перехватить, подделать или украсть. Это убеждение ошибочно.

Законодательство регулирует работу операторов ЭДО, чтобы компании могли безопасно пользоваться их услугами. В Приказе ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@ описаны требования к операторам ЭДО.

Оператор должен:

• быть юридическим лицом, зарегистрированным на территории России;

• иметь лицензию ФСБ на шифрование информации;

• обеспечивать круглосуточную техническую поддержку и обмен документами в роуминге;

• обладать техническими, правовыми и другими возможностями для организации документооборота.

Электронные документы передают по зашифрованным каналам связи: их нельзя перехватить и фальсифицировать. Подписывают документы с помощью КЭП — после подписания их нельзя изменить или изъять. Сам доступ к ЭДО ограничен: только уполномоченные сотрудники компании могут работать с файлами.

Кроме того, бумажные документы можно потерять или подвергнуть риску, отправив их с курьером. В электронном документообороте потерять документ невозможно.

ЭДО может себе позволить только крупный бизнес

Иногда от представителей малого и среднего бизнеса можно слышать фразу, что электронный документооборот — это сложно и дорого. В реальности ЭДО — это удобное современное решение, которое упрощает и ускоряет работу любой компании, даже  когда объем документооборота небольшой.

Например, ИП подписывает и отправляет всего 10 документов в месяц. Для этого их надо распечатать, отправить почтой или курьером. По факту, это обойдётся дороже, чем покупка годового пакета на 250 документов в месяц у того же Диадока.

Подробнее о ценах на пакеты документов Диадока

Чтобы у пользователя была возможность оценить сервис, Диадок предоставляет всем новым пользователям 25 исходящих документов на 30 дней, а входящие документы бесплатны всегда. При необходимости дополнительно можно выпустить сертификат КЭП в нашем Удостоверяющем Центре.

Электронный документооборот давно вышел за рамки корпораций. Теперь им активно пользуется малый и средний бизнес. Для субъектов МСП электронный документооборот — это еще и шанс масштабировать бизнес и настроить работу с новыми партнерами, так как представители крупного бизнеса обмениваются документами преимущественно через ЭДО.

Поможем подобрать решение и подключиться к ЭДО

Оставить заявку

Работать неудобно, потому что у всех разные операторы

Некоторые компании не переходят на электронный документооборот, потому что их контрагенты работают с разными операторами ЭДО. Им кажется, что проще оставить бумажный документооборот, чем разбираться с несовместимостью сервисов или подключать всех операторов. Но это не проблема. Можно просто отправлять документ через роуминг. Роуминг в ЭДО — это технология, которая позволяет партнерам обмениваться документами, даже если они подключены к разным операторам ЭДО.

Подробнее о роуминге в Диадоке

В законодательстве постоянно что-то меняется — невозможно работать

Законы регулярно обновляют: меняют требования к форматам электронных документов и порядку их передачи. Бизнесу может казаться, что с ЭДО ему надо дополнительно тратить ресурсы на обновление системы — чтобы отправляемые им документы соответствовали действующим требованиям законодательства. На практике эту задачу берут на себя операторы ЭДО. Отслеживать законодательные изменения и внедрять нововведения в части электронного документооборота — задача оператора.

Например, с 1 апреля 2025 года года формировать УПД и счета-фактуры в электронном виде можно только в соответствии с обновленным форматом версии 5.03. С 17 февраля 2025 пользователей, которые работали в предыдущей версии формата, Диадок начал самостоятельно переключать на новый формат отправки по умолчанию в веб-версии и модуле интеграции для 1С. Это поможет участникам ЭДО успеть протестировать новые процессы до введения такой обязанности и исключить риск остановки документооборота со своими контрагентами.

Эльба + ЭДО = идеальное комбо

Создавайте первичку в Эльбе и сразу отправляйте её через ЭДО. Для новых ИП — 1 год Эльбы бесплатно

Попробовать бесплатно

Электронные документы все равно придется печатать

Электронные документы подписывают электронной подписью. Самый защищенный вид подписи — квалифицированная (КЭП), которой подписывают документы в ЭДО. Документы с КЭП по юридической силе не уступают бумажным документам, которые подписаны собственноручной подписью (п.1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Если документ создан в электронном виде и подписан в сервисе электронного документооборота КЭП, его признают оригиналом. Поэтому нет необходимости распечатывать такие документы: их следует хранить в электронном виде, в котором они были составлены (п. 24 ФСБУ 27/2021). Соответственно, распечатанные версии электронных документов в данном случае будут считаться визуальным образом документа.

Подробнее о том, нужно ли печатать документы из ЭДО

Придется отказаться от бумажных документов

Необходимость полностью отказаться от бумаги — одно из частых заблуждений. Законодательство позволяет использовать одновременно и электронный, и бумажный документооборот. Например, при обмене документами с одним контрагентом в рамках одной сделки можно пользоваться как бумагой, так и электронным документом. Такие моменты лучше прописать в учетной политике организации.

Подробнее об электронном документообороте в учетной политике организации

Также с контрагентами можно установить перечень документов, которые будут созданы в электронном виде и переданы через ЭДО, а какие — в бумажном виде. Но важно помнить, если документ создали и подписали в электронном варианте, контрагент не может распечатать и подписать его на бумаге. Он должен использовать электронную подпись.

ЭДО не интегрируется в учетную систему

Система электронного документооборота без проблем интегрируется в учетные системы и гибко настраивается под потребности бизнеса. Все ваши выстроенные бизнес-процессы при этом сохраняются. Чтобы подписать и отправить документ, бухгалтеру не придется выходить из привычной программы — достаточно несколько кликов внутри учетной системы. Скорость работы увеличивается, а так как данные не заполняют вручную, снижается вероятность ошибки.

В Диадоке предусмотрено несколько вариантов интеграции:

Подробнее об интеграционных решения Диадока

Непонятно, у кого документ на согласовании

В бумажной форме все привычно: документ передается из рук в руки, ставят подписи, а при необходимости папку можно достать из архива. Электронный формат кажется менее очевидным. Часто у бизнеса, не перешедшего на ЭДО, возникают вопросы: «Как отследить, где файл?», «Кто его уже подписал?», «На каком участнике процесса возникла задержка?»

В ЭДО все процессы прозрачные. Если бумажный документ может «застрять» на столе у ответственного сотрудника или потеряться, то статус электронного всегда можно посмотреть. Кто его подписал, на каком он этапе и кто отвечает за его согласование — все видно в системе.

Например, в сервисе Диадок статус документа виден сразу: не прочитан, ожидается подпись контрагента, подписан, исправлен и так далее. Каждая операция фиксируется в системе.

Согласования становятся быстрее и удобнее. Если в бумажном процессе документы передаются лично или курьером, на что уходят дни и недели, то в ЭДО все этапы проходят кратно быстрее.

Коротко о том, почему бизнесу не надо боятся ЭДО

Сомнения, связанные с переходом на ЭДО, часто беспочвенны. В отличие от бумажного документооборота у ЭДО множество преимуществ, таких как высокая степень безопасности, доступность для всех видов бизнеса и скорость процессов. Переход на ЭДО — это не только современный, но и разумный шаг для любой компании, стремящейся к оптимизации своей работы.

Попробуйте ЭДО

Поможем подключиться и отправить первый документ в Диадоке

Подключиться