Электронный документооборот и учетная политика

Электронный документооборот (ЭДО) все чаще становится выбором крупного бизнеса, средних компаний и даже индивидуальных предпринимателей. Этот способ организации делопроизводства помогает сократить расходы, сделать бизнес-процессы понятными и быстрыми, упростить представление отчетности в госорганы. Но для внедрения ЭДО в компании нужно утвердить его в ряде документов. Изменения вносятся и в учетную политику организации.

Что нужно сделать бухгалтерам при переходе на электронный документооборот

Бухгалтерский учет предполагает постоянную работу с документацией. В привычном бумажном делопроизводстве это означает бесконечные распечатки, перепечатки и долгие согласования документов, отправку их почтой или курьером, ожидание возвращения подписанных оригиналов, изнуряющие поиски нужного файла в архиве, регулярные утери и восстановления.

Бухгалтеры особенно оценят преимущества ЭДО с контрагентами:

• Оптимизация работы. С электронным документооборотом можно забыть про кипы бумаг на столах и дублирование документов, а поиск и подборка нужных файлов по единому электронному архиву будут занимать считанные минуты.
• Оперативная доставка и получение документов. Аккуратность и соблюдение сроков помогут заслужить лояльность партнеров.
• Сокращение расходов на бумагу, печать, отправку, содержание принтеров.
• Простая передача счетов-фактур, УПД и первичных документов — накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ и других.
• Сокращение количества расхождений с контрагентами. Оно достигается за счет быстрого взаимодействия в системе ЭДО: в случае ошибки по запросу можно быстро получить от отправителя исправленный счет-фактуру или универсальный корректировочный документ.

Чтобы использовать эти преимущества ЭДО для развития бизнеса, компании переходят на электронное делопроизводство. Когда решение о переходе на ЭДО принято, прежде всего нужно выбрать систему и оператора ЭДО, которые предоставят необходимые опции. Кроме того, следует:

• Оформить электронную подпись. Закон № 63-ФЗ включает три вида подписей. Для юридически значимого обмена документами с контрагентами оптимальна квалифицированная электронная подпись. Она равнозначна собственноручной, гарантирует полную степень защиты и подходит для сдачи налоговой отчетности. При этом для ее использования не нужны дополнительные соглашения с контрагентами.
• Выбрать способ обмена электронными документами. Он может вестись напрямую с контрагентом или через оператора ЭДО. В первом случае нужно отдельное соглашение с прописанными условиями обмена. Но такой документооборот не будет в полной мере защищен и не позволит пересылать электронные счета-фактуры. Оператор же сохранит конфиденциальность, обезопасит передачу файлов и позволит пересылать все виды документов, кроме тех, которые по закону могут быть только на бумаге.
• Издать документы, необходимые для подключения организации к ЭДО.

Система электронного документооборота неразрывно связана с делопроизводством в компании. Среди ключевых опций: согласование, подписание, отправка, получение, поиск, постановка на маршруты согласования, работа с шаблонами документов, соответствие иным запросам конкретного предприятия.

Надо ли прописывать ЭДО в учетной политике

Для любых изменений в работе компании нужна правовая база, в том числе и для внедрения электронного документооборота. Новшества следует зафиксировать в нескольких документах:

• Приказе о внедрении системы ЭДО. Он составляется в произвольной форме, но должен содержать дату перехода на ЭДО и вступления в силу нормативных документов (регламента, порядка получения доступа к ЭДО, инструкции по информационной безопасности данных), а также перечень сотрудников, допущенных к ЭДО.
• Положении об электронном документообороте. Оно объединяет документы, регламентирующие переход на ЭДО, и включает общие положения, сведения о системе, порядок работы.

Если решено перевести в электронный вид первичные документы, нужно внести изменения и в учетную политику (УП) организации.

Какие нормативно-правовые акты это регулируют:

• Статья 21 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Федеральные стандарты устанавливают требования к учетной политике, в том числе документам и документообороту в бухучете. Также устанавливаются виды электронных подписей.
• Положение по бухучету «Учетная политика организации» (иначе — ПБУ 1/2008). Изменения УП возможны, если разрабатываются новые способы ведения бухучета в компании.

Регулирующий документ обозначает возможность использования электронных документов и их визирования электронной подписью.

Что нужно зафиксировать в учетной политике

Перед началом онлайн-обмена документами в учетную политику организации нужно внести положение об ЭДО. В нем важно зафиксировать, что учетные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью.

Если конкретнее, в УП нужно зафиксировать:

• Список документов, которые будут составляться в электронном виде и участвовать в ЭДО. Например, счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, УПД.
• Порядок обмена электронными документами. ЭДО может осуществляться двумя способами: с привлечением оператора телекоммуникационных каналов связи или же без него. Важно учесть, что обмен электронными счетами-фактурами возможен только через оператора ЭДО.
• Какая подпись будет применяться для визирования. Закон «Об электронной подписи» предполагает три варианта: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Только последняя при этом имеет юридическую силу, равнозначную собственноручной подписи, без заключения дополнительного соглашения. Ей можно подписать лицензионный договор, счета, соглашения и другие документы.
• Список сотрудников, которые имеют право подписи электронных документов. Как правило, в их число входят генеральный директор и главный бухгалтер компании.
• Особенности хранения электронных документов. Стоит указать, что данные будут храниться в онлайн-каталогах в течение конкретного срока (для бухгалтерских документов — не менее пяти лет).
• Способ представления документов в ответ на запрос налогового органа. Те или иные документы могут быть представлены в электронном или бумажном виде.

Учетная политика включает как конкретные перечни и способы организации ЭДО, так и требования к нему. В частности, фиксируется важность своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете и отчетности фактов хозяйственной деятельности компании. Кроме того, при обновлении в учетной политике стоит отразить законодательные изменения последнего года.

Пример учетной политики

Учетная политика для целей бухучета может формироваться по-разному. Все зависит от специфики бизнес-процессов и специализации компании. Приводим пример, как ее составить.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Компания»
В.В. Иванов
01 сентября 2021

Учетная политика ООО «Компания»
для целей бухгалтерского учета на 2022 год

«…»
Электронный документооборот в компании

1.1. Бухгалтерский учет ведется в электронном формате. Порядок организации электронного документооборота определен стандартом организации № 1 «Управление документацией».

1.2. В бухгалтерском учете применяются унифицированные формы первичных и сводных документов. Их исчерпывающий перечень приведен в прил. 1. Документы могут составляться в бумажном и электронном виде.

1.3. Обмен электронными документами с контрагентами производится через третью организацию — оператора электронного документооборота. Применяются утвержденные ФНС России форматы документов.

1.4. Первичные учетные документы визируются квалифицированной электронной подписью. Она равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе, если:

• сертификат подписи действует на момент подписания документа,
• подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в ее сертификате.

Правом подписи обладают сотрудники, перечень которых указан в прил. 2.

1.5. Первичные учетные документы хранятся в течение пяти лет.

1.6. По требованию налоговой инспекции первичные документы представляются в электронном виде.

1.7. Для присоединения контрагента к участию в системе электронного документооборота ООО «Компания» с контрагентом заключается договор. После подписания договора электронные документы, отправленные и полученные согласно оговоренным оператором правилам электронного документооборота, признаются обеими сторонами юридически эквивалентными документам в письменной форме. Юридическая значимость, законность и действительность таких документов не могут быть оспорены лишь на основании того, что они созданы в электронном виде.

1.8. Параллельно с электронными документами также используются следующие первичные документы в бумажном формате:

• авансовые отчеты,
• путевые листы,
• входящие и исходящие документы с контрагентами, не подключенными к системе электронного документооборота.

Главный бухгалтер                                     ___________________________                               И.И. Петрова

Для корректного обновления учетной политики в связи с внедрением электронного документооборота вы можете открыть и скачать образец документа.