Оператор ЭДО: какие требования к нему предъявляет государство

Если вы решили перейти на электронный документооборот (ЭДО), нужно выбрать способ обмена электронными документами: через оператора ЭДО или напрямую с контрагентами. Обмен документами через оператора— более надежный вариант, так как оператор ЭДО — это аккредитованная ФНС организация. Стать оператором может тот,  кто соответствует  требованиям, перечисленным в приказе ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@. Расскажем о них подробнее.

Дмитрий Федоров Автор-эксперт Мария Шевченко Эксперт по законодательству в команде Диадока

Требование 1: юридический статус

Оператор ЭДО должен быть юридическим лицом, зарегистрированным на территории России. Индивидуальный предприниматель или филиал иностранной компании не могут заниматься организацией электронного документооборота в России.

Требование 2: техническое оснащение

У оператора ЭДО должно быть оборудование для обработки и хранения данных участников электронного документооборота, а также выход в интернет для круглосуточного обмена документами.

Например, компания Х отправляет в компанию Y электронный договор через оператора ЭДО. Оператор отправителя (компании Х) должен принять его, передать оператору-получателю (компанию Y) и сохранить у себя сведения об отправке. Для этого оператору нужны соответствующие технические и программные средства. Причем само оборудование может быть не только собственным, но и арендованным.

Если у компании-отправителя и компании-получателя один оператор ЭДО, то принципы взаимодействия определяются информационной системой оператора ЭДО.

Подробнее о порядке обмена в методических рекомендациях ФНС по порядку обмена электронными документами

Требование 3: аппаратные средства электронной подписи

У оператора ЭДО должны быть аппаратные средства электронной подписи и лицензия на их использование. Все электронные документы, которыми обмениваются между собой участники ЭДО, подписывают электронными подписями. Поэтому оператор должен иметь возможность работать с такими подписями.

Требование 4: лицензии ФСБ на работу с шифрованием информации

Документы, которые передают по ЭДО, часто содержат конфиденциальные сведения. Когда бизнес отправляет данные своим контрагентам или в государственные органы, вся информация шифруется, чтобы никто посторонний не смог ее прочитать. Лицензии от ФСБ подтверждают, что оператор имеет право шифровать информацию и делает это безопасно.

Переходите на юридически значимый ЭДО с Диадоком

Подключиться

Требование 5: обмен данными с другими операторами ЭДО

Если одна компания работает с одним оператором ЭДО, а ее контрагент — с другим, то каждый из операторов должен уметь организовать обмен документами. Для налаживания обмена операторы сообщают друг другу свои настройки, необходимые для обмена по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с технологией роуминга, а также проводят тестирование.

Подробнее о роуминге

Требование 6: работа по стандартам ФНС

ФНС утверждает обязательные форматы для электронных налоговых деклараций и некоторых электронных документов, например, УПД или счетов-фактур. Программы, которые использует оператор ЭДО, должны уметь обмениваться документами с налоговыми органами, используя усиленную квалифицированную подпись и форматы, утвержденные ФНС.

Требование 7: передача информации в ФНС и хранение данных

При передаче электронных документов оператор должен пересылать в ФНС следующие сведения об отправителе:

• идентификатор участника ЭДО;
• наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• ИНН, ОГРН;
• сертификат ключа проверки электронной подписи.

Оператор должен хранить информацию об обмене электронными документами весь срок, установленный законом для хранения их бумажных аналогов. Например, для бухгалтерских первичных документов это — 5 лет. Чтобы защитить данные от потери, необходимо использовать резервное копирование.

Требование 8: описание программного обеспечения

У оператора ЭДО должно быть официальное описание применяемого программного обеспечения, утвержденное разработчиком. Разработчик подробно указывает в описании, как работает программа и какие функции поддерживает.

Требование 9: круглосуточная техподдержка

У оператора ЭДО должна быть служба технической поддержки, доступная пользователям круглосуточно.

Коротко об операторах ЭДО

Чтобы стать оператором электронного документооборота, нужно соблюсти требования из приказа ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@.

Если вы планируете перейти на ЭДО и выбираете оператора, убедитесь, что компания соответствует всем условиям ФНС. Это защитит вас от ошибок, задержек в пересылке информации и возможных штрафов.

Обменивайтесь через Диадок в роуминге

Отправляйте документы клиентам других операторов без доплат

Подключиться