ЭДО с физлицами в статусе самозанятых: чем удобен бизнесу и как его автоматизировать

При сотрудничестве с самозанятыми бизнесу нужно учитывать множество нюансов: как оформить договор, подписать акт, получить чек. Эксперты сервиса Контур.Сайн рассказали, чем удобен  электронный документооборот при работе с внештатными сотрудниками и как можно автоматизировать процессы.

Особенности сотрудничества с физлицом в статусе самозанятого

Для оформления сотрудничества между бизнесом и ИП или юридическими лицами обычно достаточно заключить договор и подписать первичные документы по его исполнению.

Но с физлицами в статусе плательщиков налога на профессиональный доход (НПД) необходимо проделать дополнительные шаги. Например:

• составить задание, которое входит в список разрешенных видов деятельности;
• получить чек из ФНС;
• проверить актуальный статус исполнителя.

Если таких исполнителей немного, документы можно оформлять вручную. С их ростом ручная обработка становится трудоемкой и может привести к ошибкам.

На практике бизнес часто сталкивается с такими проблемами:

• чек от исполнителя не пришел вовремя или был аннулирован;
• даты в акте выполненных работ или оказанных услуг не совпадают с датами фактического выполнения работ;
• самозанятый потерял статус плательщика НПД, а заказчик этого не проверил или не заметил;
• в договоре допущены двусмысленные формулировки, которые могут вызвать вопросы у налоговой.

Когда внештатных исполнителей много, удобнее работать с ними по ЭДО. Благодаря ЭДО компании или ИП могут оперативно подписывать документы с самозанятыми, например договор или акт оказанных услуг. В Контуре для таких целей есть сервис Контур.Сайн. В нем компании и физические лица могут подписывать документы с помощью простой, неквалифицированной и квалифицированной электронной подписи.

Подробнее об электронной подписи в ЭДО

Как бизнесу автоматизировать работу с физлицом в статусе самозанятого

Самостоятельное оформление договора с каждым физлицом и контроль над выставлением закрывающих документов — процесс трудоемкий при большом количестве самозанятых.

Бизнесу, которому нужен полный цикл работы, удобнее работать через специальные платформы. Платформы помогают автоматизировать и обезопасить весь процесс работы с самозанятыми исполнителями.

Как это выглядит на практике:

В Сайне для таких целей есть дополнительное решение — платформа для работы с самозанятыми. Она объединяет все этапы в одном окне — от оформления договоров до проведения выплат и получения чеков. Для клиентов Диадока закрывающие документы за услуги платформы поступают во входящие документы в клиентский ящик Диадока.

Работать с самозанятыми можно легко и безопасно

На платформе для работы с самозанятыми от Сайна вы оформите задания, проведете выплаты и получите все нужные документы уже в день подключения.

Подключиться

Порядок работы заказчика с физлицом в статусе самозанятого

Наш алгоритм действий, чтобы упростить бизнесу процесс работы.

Заключите договор. Сотрудничество начинается с юридического закрепления договоренностей. Это может быть индивидуальный договор под конкретную задачу или рамочный — если планируется несколько заданий в промежуток времени. Главное, чтобы в договоре были прописаны конкретные работы или услуги. Их можно указывать в тексте договора или оформлять в виде отдельных заданий.

Важно, чтобы договор не содержал признаков трудовых отношений. Например, проверьте, чтобы в тексте не было формулировок «график работы», «руководитель», «зарплата». Работа строго сдельная, с конкретным результатом.

Образец договора для работы с самозанятыми, который формируется на платформе.

Поставьте задачу. Характер работ, который предстоит выполнять исполнителю, можно прописать в договоре или отдельно в задании. Задание — это описание задачи для исполнителя с указанием сроков выполнения.

Например, на платформе задание формируется автоматически, получает уникальный номер и привязано к договору. Система сама проверит, попадает ли вид деятельности самозанятого под разрешенный.

Примите работу. После того как исполнитель сдал работу, а заказчик согласен с ее результатом, оформляют акт выполненных работ и оказанных услуг.

Важно:

• подписывать акт после выполнения работ;
• дата акта должна совпадать с датой приемки работ;
• акт должен быть привязан к конкретному заданию или договору — особенно, если условия прописаны в договоре, а задания не создаются.

Если бизнес работает через платформу акт формируется и подписывается автоматически, а привязка к заданию сохраняется.

Оплатите работы. Перед оплатой нужно убедиться, действует ли у исполнителя статус самозанятого. Если самозанятый потерял свой статус, а бизнес перевел ему оплату, он автоматически становится налоговым агентом. Это значит, что он должен уплатить НДФЛ и страховые взносы с суммы выплаты самозанятому, а также заплатить штраф  в размере 20% от неуплаченной суммы налога и пени за каждый день просрочки. 

ст. 123 НК

Чтобы обезопасить бизнес на платформе статус самозанятого отображается автоматически — проверять его вручную на сайте ФНС не требуется. Если статус недействителен, платформа не даст провести выплату. Расчеты можно проводить через номинальный счет платформы — так исполнитель получит деньги за выполненную работу, и исключен риск ошибки при оплате.

Получите чек. Чтобы заказчик мог учесть расходы на оплату работы исполнителя в учете, ему необходимо получить от него чек. Если вы работаете с исполнителем напрямую, он должен сформировать чек в приложении ФНС «Мой налог» и выслать его заказчику.

На практике распространены ситуации, когда исполнитель забывает выслать чек, аннулирует его или указывает неверную сумму.

Если бизнес работает через платформу этот этап автоматизирован. На платформе чеки подтягиваются напрямую из ФНС и сразу привязываются к оплате, при аннулировании чека исполнителем — заказчик получит уведомление.

Сохраните документы. Все документы — договор, задание, акт и чек по каждому заказу — должны быть связаны и храниться в одном месте. Если они рассредоточены в почтах, мессенджерах или разных программах, а бизнесу понадобится восстановить всю цепочку, сделать это оперативно будет сложно.

На платформе заказчик может хранить документы, которые подписывали для работы с самозанятыми. Пакет документов по каждому исполнителю и задаче хранится в одной папке с возможностью быстрого поиска.

Коротко об ЭДО с физлицами в статусе самозанятых

Работа с такой категорией исполнителей требует от бизнеса особого внимания. Например, необходимо проверять входит ли в список разрешенных видов деятельности услуги исполнителя, есть ли у него актуальный статус, предоставил ли он чек после оплаты.

Когда внештатных исполнителей немного, весь процесс документооборота с ними можно контролировать вручную. Когда число возрастает — бизнесу удобнее работать с ними в ЭДО через специальные платформы.

На платформе автоматически формируется договор с исполнителем с учетом требований закона, задание создается как привязка к договору, проверяется статус исполнителя и подходит ли его вид деятельности под разрешенный, а чек подтягивается из ФНС и привязывается к выплате.

Выберите самый выгодный тариф и откройте все возможности ЭДО с Диадоком

Подключиться