Электронные документы в судебном разбирательстве

В зависимости от категории спора судебные дела могут рассматривать арбитражные суды или суды общей юрисдикции. Если спор между юрлицами и ИП или дело связано с предпринимательской и иной экономической деятельностью, его рассматривают в арбитражном суде. Гражданские, уголовные, административные дела рассматривают в судах общей юрисдикции. Во всех ситуациях стороны дела в судебном разбирательстве могут использовать электронные документы. Рассказываем об использовании документов в электронном виде на каждом этапе судебного дела по гражданско-правовому спору.

Досудебное урегулирование

Досудебное урегулирование — это попытка разрешить спор самостоятельно без обращения в суд.

Досудебный порядок обязателен, если это предусмотрено договором или законом. Например, законодательством установлено обязательное досудебное урегулирование по гражданско-правовым спорам, если это:

• взыскание денежных средств — когда такое требование вытекает из договоров, других сделок или неосновательного обогащения (ч.5 ст. 4 АПК);

• изменение договора (п.2 ст. 452 ГК);

• расторжение договора аренды (п.3 ст. 619 ГК);

• возмещение убытков или выплата компенсации при нарушении исключительных прав (п.5.1 ст. 1252 ГК);

• вытекающие из договора об оказании услуг связи (п.4 ст. 55 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ);

• вытекающие из договоров перевозки груза (п.1 ст. 797 ГК, п.3 ст. 124 ВК, ст.120 Устава железнодорожного транспорта, ст. 39 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, ст. 403 Кодекса торгового мореплавания, ст.161 Кодекса внутреннего водного транспорта, ст.12 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ).

Есть отдельные категории судебных дел, по которым досудебное урегулирование необязательно. Например, к таким делам относят:

• об установлении фактов, имеющих юридическое значение (гл. 27 АПК, гл. 28 ГПК);

• о банкротстве (гл. 28 АПК);

• по корпоративным спорам (гл. 28.1 АПК);

• в рамках приказного производства (гл. 29.1 АПК, гл. 11 ГПК).

Чтобы подтвердить соблюдение досудебного порядка разрешения спора, к исковому заявлению нужно приложить доказательства. В противном случае, суд оставит иск без движения или рассмотрения.

В гражданско-правовых спорах такими доказательствами чаще всего служат претензия (рекламация) и документы о ее вручении или отправке сторонам спора до подачи в суд искового заявления.

12 января 2025 вступил в силу приказ ФНС от 11.11.2024 № ЕД-7-26/1016@, который утверждает формат представления акта рекламации в электронной форме. Его составляют для обязательного досудебного порядка урегулирования спора между сторонами сделки (ч. 5 ст. 4 АПК).

В претензии обычно указывают:

Главный элемент досудебного урегулирования — вручение или отправка претензии контрагенту.

Это можно сделать, если:

Вручить претензию лично — контрагент или его сотрудник проставляет на втором экземпляре претензии свои ФИО, должность, входящий номер (при ведении учета входящей корреспонденции), подпись, дату, печать или штамп о получении (при наличии).

Направить претензию по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Опись подтверждает отправку именно претензии, а уведомление — дату ее вручения.

Отправить по телекоммуникационным каналам связи, например по ЭДО.

В ЭДО это можно сделать по утвержденному формату акта рекламации или в неформализованном виде, подписав претензию КЭП.

По ЭДО можно отправлять, если выполняется хотя бы одно из условий:

• между сторонами уже установлен обмен документами через ЭДО или это предусмотрено договором;
• законом не предусмотрено обмениваться такими документами только в бумажном виде.

При отправке претензии по ЭДО есть ряд преимуществ:

1. Электронный документ подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП), что наделяет сам документ юридической силой и позволяет суду идентифицировать отправителя претензии.

2. Оператор ЭДО при поступлении запроса  подтвердит факт отправки документа от отправителя получателю, предоставив протокол передачи документа в электронном виде, технологические документы подтверждающие дату и время отправки. Факт отправки претензии и ее получения контрагентом оператор ЭДО подтверждает такими документами как справка о прохождении документа через систему ЭДО или протокол передачи документа в электронном виде. Их можно скачать в одном архиве с самим отправленным электронным документом.

Как правило, стороны заключают отдельное соглашение об электронном документообороте с указанием конкретного сервиса или оператора ЭДО, либо указывают эти условия непосредственно в тексте договора. Если документы отправляют через сервис ЭДО, даже при обмене неформализованными документами, подписание осуществляется КЭП, поэтому никакие дополнительные условия не требуются, документ уже имеет юридическую силу. Это законный способ, который учитывают суды.

Примеры судебной практики по отправке досудебной претензии в электронном виде:

• Постановление 8 ААС суда от 19.12.2023 по делу № А75-9349/2023, в котором истец направил претензию ответчику через сервис Контура при отсутствии между сторонами письменной договоренности о применении электронного документооборота.

• Постановление 11 ААС от 04.04.2025 по делу № А72-2927/2024, в котором суд указал, что направление претензии ответчику по юридическому адресу не имеет правового значения при получении документа по ЭДО, даже если соглашение об осуществлении такого документооборота не заключалось.

• Постановление 3 ААС от 13.03.2025 по делу № А33-4464/2024, в котором суд указал, что заключение с контрагентом отдельного соглашения по электронному документообороту необязательно, поскольку сам факт обмена с ним электронными документами свидетельствует о переходе сторон на электронный документооборот.

• Постановление 9 АСС от 06.10.2022 по делу № А40-82656/2022, в котором судом сделан вывод о возможности перехода с бумажного документооборота на электронный путем совершения конклюдентных действий — принятия контрагентом приглашения на обмен документами через ЭДО.

Если контрагент в установленный законом или договором срок не исполнил претензионное требование, то другая сторона вправе обратиться в суд с исковым заявлением.

Предъявление искового заявления

Чтобы начать судебное разбирательство, нужно составить исковое заявление и направить его в суд, который будет разрешать спор.

Подготовка иска

Требования к содержанию искового заявления и перечень прилагаемых к нему документов установлены законом:

• в арбитражный суд — ст. 125 и 126 АПК;

• в суд общей юрисдикции — ст. 131 и 132 ГПК.

До подачи иска в суд истец должен направить другим участникам дела копии искового заявления и прилагаемых к нему документов, которые у них отсутствуют (ч. 3 ст. 125 АПК, п. 6 ст. 132 ГПК). Как правило, такие документы вручают ответчику или направляют почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.

Закон разрешает подтверждать их направление и другими документами, поэтому копии иска с приложениями можно направлять оппонентам и в электронном виде. Например, на практике арбитражные суды принимают документы, которые подтверждают отправку таких копий по электронной почте или через систему ЭДО. Для этого должны быть соблюдены аналогичные условия и обстоятельства, которые перечислены при рассмотрении этапа направления досудебной претензии.

Направление документов в суд

Исковое заявление и другие процессуальные документы с приложениями можно подать в суд как на бумаге, так и в электронном виде.

Документы в электронной форме подают:

• в арбитражные суды — через информационную систему «Мой арбитр»;

• в суды общей юрисдикции — через ГАС «Правосудие», или если есть возможность через Госуслуги.

Для направления документов через системы «Мой арбитр» или «Правосудие» в них нужно создать личные кабинеты. Сделать это могут только физические лица через регистрацию и авторизацию учетной записи на Госуслугах.

Порядок подачи документов в электронном виде в арбитражные суды утвержден приказом Судебного департамента при Верховном Суде от 28.12.2016 № 252.

Чтобы подать исковое заявление в электронном виде в арбитражный суд, в системе «Мой арбитр» следует выполнить несколько шагов:

Шаг 1. Выбрать подходящий раздел и вид обращения, например: раздел «Заявления и жалобы» → «Иск (заявление)» → «Исковое заявление (статья 125 АПК)».

Шаг 2. Ввести сведения об истце и ответчике.

Шаг 3. Выбрать арбитражный суд.

Шаг 4. Загрузить исковое заявление в электронной форме, подписать или заверить его электронной подписью.

Шаг 5. Добавить приложения к исковому заявлению.

Такой алгоритм подходит для подачи других видов процессуальных документов по уже имеющемуся в суде делу: в таком случае необходимо выбрать соответствующий документу раздел и вид обращения. Например, раздел «Документы по делам» → «Заявления и ходатайства» → «Доказательства, экспертизы, материалы дела» → «Ходатайство о приобщении к делу дополнительных документов».

Порядок подачи документов в электронном виде в суды общей юрисдикции утвержден:

• Приказом Судебного департамента при ВС от 11.09.2017 № 168 — мировым судьям;

• Приказом Судебного департамента при ВС от 28.12.2016 № 251 — в федеральные суды общей юрисдикции — районные, межрайонные и городские суд, верховные суды республик, краевые, областные суды, суды городов федерального значения, суды автономной области и автономных округов, кассационные и апелляционные суды общей юрисдикции.

Чтобы подать исковое заявление в электронном виде в суд общей юрисдикции через систему «Правосудие» следует выполнить несколько шагов:

Шаг 1. Перейти в раздел «Подать обращение», выбрать подраздел «Гражданское судопроизводство», выбрать вид обращения «Исковое заявление».

Шаг 2. Заполнить форму, в том числе ввести сведения об истце и ответчике, выбрать суд.

Шаг 3. Загрузить исковое заявление в электронной форме и подписать или заверить его с помощью электронной подписи.

Шаг 4. Добавить приложения к исковому заявлению.

Такой алгоритм применим и для подачи других видов процессуальных документов по уже имеющемуся в суде общей юрисдикции гражданскому делу. В этом случае следует выбрать соответствующий вид обращения, например, «Подать обращение» → «Гражданское судопроизводство» → «Ходатайство» → «Об утверждении мирового соглашения».

Документы в электронной форме в системах «Мой арбитр» и «Правосудие» можно загружать в двух вариантах:

• Электронный документ — документ, изначально созданный в электронном виде, без предварительного документирования на бумаге.
• Электронный образ документа — скан-копия оригинального документа, созданного на бумаге.

Требования для документов в электронном виде

В суд представитель подает исковое заявление и прикладывает к нему доверенность. Доверенность представителя для суда в системах «Мой арбитр» и «Правосудие» можно предоставить в виде:

• Электронного документа, подписанного КЭП представляемого лица.

• Скан-копии, заверенной КЭП представляемого лица.

• Скан-копии, заверенной простой ЭП или КЭП представителя, который подает документы в суд.

Порядок и особенности направления в суд документов в электронном виде распространяются на большинство процессуальных документов — исковые заявления, отзывы, возражения, ходатайства, заявления. Но есть список видов документов, которые можно подписывать только КЭП:

• Заявление об обеспечении доказательств.

• Заявление об обеспечении иска.

• Заявление об обеспечении имущественных интересов.

• Заявление об обеспечении исполнения судебного акта

• Ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов.

• Исковое заявление, которое содержит в тексте ходатайство о принятии обеспечительных мер.

После направления в суд документов в электронном виде заявителю в личный кабинет в системах «Мой арбитр» и «Правосудие», а также на указанную в них при регистрации электронную почту приходит уведомление о поступлении документов в информационную систему. В уведомлении указывают дату и время поступления документов по московскому времени.

Поступившие документы проверяет сотрудник суда на предмет их соответствия вышеуказанным правилам и требованиям. По результатам проверки заявителю в личный кабинет и на электронную почту отправят одно из уведомлений:

• о получении судом поданных в электронном виде документов, если все требования были соблюдены;

• об отклонении документов с указанием причины, по которой документы не могут считаться поступившими в суд.

Перечень причин отклонения документов приведен в п. 4.5 Порядков, утвержденных приказами Судебного департамента при ВС от 28.12.2016 № 252, от 28.12.2016 № 251, от 11.09.2017 № 168. Например, к таким причинам относят, если:

• документы нечитаемы, в том числе если страницы перевернуты или отдельные страницы отсутствуют. На практике суды в некоторых случаях принимают исковые заявления с нечитаемыми или плохо читаемыми приложениями, обязывая истца в определении о принятии искового заявления к производству представить их в читаемом виде;

• файлы представлены в недопустимых форматах;

• исковое заявление или прилагаемые к нему документы не представлены в виде отдельных файлов, в том числе, когда в одном файле содержится сразу несколько документов в электронном виде;

• по наименованию направленных файлов документов нельзя идентифицировать документы, которые в них содержатся. Например, наименования файлов не соответствуют наименованию документов (Определение ВС от 27.01.2025 № 307-ЭС23-22811);

• в скан-копии искового заявления нет графической подписи;

• документ не подписан КЭП, когда ее использование при подаче обязательно.

В системах «Мой арбитр» и «Правосудие» случаются технические неполадки, когда вышеуказанные уведомления после подачи документов не приходят заявителю. Как правило, об этом пользователей уведомляют на сайтах систем всплывающем информационным сообщением. Чтобы избежать возможных негативных последствий в таких случаях, после подачи документов следует самостоятельно заходить в системы и проверять статус направленного пакета документов в личном кабинете.

Переходите на юридически значимый ЭДО с Диадоком

Подключиться

Судебное разбирательство

После подачи искового заявления суд может:

• отказать в его принятии, если есть причины из ст. 127.1 АПК, ст. 134 ГПК;

• оставить иск без движения, если он подан с нарушением требований к его форме, содержанию или перечню прилагаемых документов (ст. 128 АПК, ст. 136 ГПК). При этом суд дает время на устранение таких нарушений;

• возвратить его, если есть причины из ст. 129 АПК, ст. 135 ГПК;

• принять иск к своему производству и проводит подготовку по делу.

Подготовительная часть

Подданные в электронном виде документы распечатывают в целях приобщения к судебному делу. При подготовке к разбирательству суд проверяет, соблюден ли законный порядок подачи документов и относятся ли представленные доказательства к спору. Также суд может вызвать стороны и провести с ними собеседование, чтобы выяснить обстоятельства, которые указаны в заявленных требованиях и возражениях. Даже после принятия иска к производству суд может оставить его без рассмотрения, если выявит причины, которые перечислены в ст. 148 АПК или ст. 222 ГПК.

От истца могут потребовать представить оригиналы документов, которые были поданы в суд в качестве скан-копий. Если этого не сделать, то суд вправе оставить иск без рассмотрения (п. 9 Постановления Пленума ВС от 26.12.2017 № 57, Определение 3 КСОЮ от 13.04.2021 по делу № 88-3693/2021).

Подготовка завершается назначением дела к судебному разбирательству его для рассмотрения по существу спора сторон.

Рассмотрение дела по существу (исследование доказательств)

В ходе судебного разбирательства суд исследует доказательства, которые представляют стороны. К письменным доказательствам относят как документы на бумажном носителе, так и документы (материалы) в цифровой форме или полученные с помощью факсимильной, электронной или другой связи, через интернет, в том числе подписанные электронной подписью (ч.3 ст. 75 АПК, ч.1 ст. 71 ГПК).

Выделяют два вида электронных доказательств — электронные сообщения и электронные документы.

Электронные сообщения в почте или мессенджерах и электронные документы признаются судами в качестве доказательства, если:

• можно достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано (п. 65 Постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25);

• электронная переписка велась или документы подписаны лицами, которые имели на то полномочия (Постановления АС Московского округа от 16.01.2025 по делу № А40-308092/2023, 13 ААС от 07.03.2024 по делу № А56-83201/2023).

Доказательством подлинности электронного сообщения могут служить нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика, заключение компьютерно-технической экспертизы, наличие электронной подписи (Постановление 11 ААС от 16.04.2025 по делу № А65-33155/2023).

Электронная подпись — самый надежный способ подтвердить подлинность электронного документа. В суд можно представить электронные договоры, дополнительные соглашения, первичные учетные документы. Они могут быть подписаны КЭП или другими видами подписи, если это не противоречит действующим законам, НПА или соглашению между контрагентами. Если документ подписан электронной подписью, в том числе с использованием ЭДО, то это подтверждает факт подписания уполномоченным лицом стороны (Постановление 17 ААС от 15.05.2024 по делу № А60-1789/2024).

Судебная экспертиза

Если в ходе рассмотрения дела возникают вопросы, требующие специальных знаний, суд назначает экспертизу.

Согласно ст. 82 АПК, ст. 79 ГПК суд назначает экспертизу, если это предписано законом или договором, по ходатайству стороны дела или с согласия лиц, участвующих в деле. Каждая из сторон имеет право предлагать своих экспертов. Круг вопросов для эксперта определяет суд, участники также имеют право предлагать свои формулировки вопросов.

В отношении электронных доказательств проводят судебные компьютерно-технические экспертизы. Например, когда сторона отрицает факт электронной переписки, сведения о которой представила другая сторона, или сомневается в подлинности представленной скан-копии документа. Как правило, в таких случаях подают заявление о фальсификации электронной переписки и (или) ходатайство о проведении судебной компьютерно-технической экспертизы. Если этого не сделать, суд примет и оценит представленные доказательства электронной переписки (Постановления 21 ААС от 06.06.2023 по делу № А83-14692/2021, 19 ААС от 11.03.2022 № А14-4302/2019).

Экспертам ставят вопросы:

• Был ли в действительности обмен электронными сообщениями между конкретными адресами электронной почты. В таком случае суд обязывает стороны предоставить доступ к устройству, с которого велась переписка, или логин и пароль от сервиса электронной почты. Если доступ не предоставить — суд расценит это уклонением от проведения экспертизы (Постановление АС Северо-Западного округа от 27.05.2020 по делу № А56-125033/2018).

• Есть ли признаки, которые указывают на искусственное создание сообщений или внесение изменений в электронную переписку, в том числе во вложенные файлы (Постановление АС Уральского округа от 05.05.2022 по делу № А60-56447/2018)

• Является ли скан-копия документа идентичным реально запечатленному (сканированному с оригинального документа) и не содержит ли признаков монтажа (Постановление 12 ААС от 12.12.2023 по делу № А12-25539/2022).

Вынесение и оглашение судебного акта (решения, определения суда)

После исследования доказательств рассмотрение дела по существу считается оконченным — суд принимает решение. Он может полностью или частично удовлетворить заявленные требования, либо отказать в их удовлетворении. Также в решении указывают распределение судебных расходов между сторонами, срок и порядок обжалования.

В системе арбитражных судов решение выполняется в форме электронного документа. Его размещают в сервисе «Электронное правосудие» (картотека арбитражных дел) в карточке соответствующего дела, а также могут направить через Госуслуги.

В системе судов общей юрисдикции суд может составить решение в форме электронного документа и направить его через Госуслуги и (или) с согласия сторон разместить его на своем официальном сайте.

Также суды составляют экземпляр решения на бумаге, который приобщают к делу.

Пересмотр судебных актов в апелляционной и кассационной инстанциях

Любая сторона судебного разбирательства вправе обжаловать решение суда в течение месяца, подав апелляционную жалобу.

Кассационную жалобу подают:

• в течение двух месяцев со дня вступления в законную силу обжалуемого судебного акта — в системе арбитражных судов;

• в течение трех месяцев со дня вступления в законную силу обжалуемого судебного акта — в системе судов общей юрисдикции.

Форма и содержание апелляционной и кассационной жалобы установлены в ст. 260 и 277 АПК, 322 и 378 ГПК. Жалобы можно подавать в электронном виде через системы «Мой арбитр» и «Правосудие».

Для подачи жалобы в электронном виде на решение арбитражного суда не требуется получение заверенной бумажной копии обжалуемого акта (Определение ВС от 29.03.2024 № 308-ЭС24-6616). В таком случае обжалуемый судебный акт в электронном виде автоматически прилагается к жалобе, которая подается через систему «Мой арбитр».

Коротко об электронных документах в судебном разбирательстве

В российском судопроизводстве реализована возможность использовать документы в электронном виде. Применение таких документов продолжает развиваться и совершенствоваться.

Досудебную претензию в электронной форме до подачи иска в суд можно направить по телекоммуникационным каналам связи, например по ЭДО. При отправке через сервисы ЭДО важно отметить, что контрагент должен использовать ЭДО и обмен между сторонами был установлен.

Исковое заявление и другие процессуальные документы в электронном виде подают в арбитражные суды через систему «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — через ГАС «Правосудие» или Госуслуги.

Документы в электронной форме подают в виде электронного документа или скан-копии. В зависимости от вида их подписывают простой электронной подписью или КЭП. Самый оптимальный вариант — это применение КЭП, которое позволяет подписывать и подавать в электронной форме все виды процессуальных документов. Если документы поданы в виде скан-копий, суд вправе потребовать представить их оригиналы.

В ходе судебного разбирательства можно представлять доказательства в электронной форме: в виде электронных сообщений или электронных документов. Когда возникает спор относительно отправки, получения или подлинности доказательства в электронной форме, суд может назначить судебную компьютерно-техническую экспертизу.

В системе арбитражных судов судебные акты всегда выполняют и размещают в форме электронного документа. В системе судов общей юрисдикции такая форма судебного акта необязательна, но суд вправе составить его и в электронной форме.

Решение суда можно обжаловать путем подачи апелляционной или кассационной жалобы в электронном виде также через системы «Мой арбитр» или «Правосудие».

ЭДО — это законно

Документы из Диадока принимают налоговая и суды. При запросе ФНС их легко найти в сервисе и передать в электронном виде

Подключиться