Электронный счет-фактура: как заполнить и отправить

В статье рассказали, как заполнить и отправить электронный счет-фактуру в веб-версии Диадока.

В каких случаях выставлять электронный счет-фактуру

Счет-фактуру выставляют:

• если плательщик НДС совершает операции, облагаемые налогом (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК);
• компания получила аванс за будущие поставки товаров, работ или услуг (п. 3 ст. 168 НК);
• организация применяет освобождение от обязанностей налогоплательщика по ст. 145, 145.1 НК (п. 5 ст. 168 НК), исключение — организации на УСН с доходом до 60 млн и на ЕСХН, они не выставляют счет-фактуры (ст. 8 Федерального закона от 29.10.2024 № 362-ФЗ);
• налоговый агент совершает операции, которые облагаются НДС (п. 3 ст. 168 НК);
• компания экспортирует товары в страны ЕАЭС, освобожденные от НДС по ст. 149 НК (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК);
• организация совершает посреднические операции от своего имени (п. 3.1 ст. 169 НК).

Электронный счет-фактуру можно выставлять во всех случаях, когда стороны согласны на обмен электронными счетами-фактурами и у них есть для этого совместимые технические средства (п.1 ст. 169 НК).

В некоторых случаях выставлять счет-фактуру в электронном виде — не право, а обязанность продавца. Так, при участии в обороте прослеживаемых и маркированных товаров выставляется электронный счет-фактура по ЭДО.

Чтобы отправлять и получать электронные счета-фактуры через оператора ЭДО:

1. Заключите договор с оператором ЭДО, через которого вы будете обмениваться счетами-фактурами.
2. Для начала работы в сервисе Диадок заполните реквизиты организации. После этого автоматически присвоится идентификатор и сформируется заявление участника ЭДО. (пп.«а» и «б» п. 11 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н).
3. Пригласите своих контрагентов для обмена электронными документами.

Электронные счета-фактуры по операциям в рамках контрактов, заключенных в соответствии с Законом № 44-ФЗ, выставляются через уполномоченный орган с использованием Единой информационной системы в сфере закупок — ЕИС (п. 3 приказа Минфина от 05.02.2021 № 14Н).

Как заполнить электронный счет-фактуру в Диадоке

В электронном виде счет-фактура (СФ) выставляется по формату версии 5.03, утвержденному приложением № 1 приказа ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Форматы, утвержденные приложением № 2 этого же приказа, больше не действуют.

В Диадоке документы всегда выставляются по актуальному формату, дополнительно проверять соответствие формата законодательству при заполнении СФ не нужно. Визуализация заполненного электронного счета-фактуры соответствует форме бумажного СФ, утвержденной постановлением правительства от 26.12.2011 № 1137 (далее — постановление № 1137).

Чтобы создать счет-фактуру в редакторе Диадока, нужно зайти на вкладку «Новый документ».

На этой вкладке в блоке «Создать в редакторе» выбрать «Счет-фактура».

Откроется вкладка с формой для заполнения электронного счета-фактуры. В Диадоке это выглядит так:

Ниже рассмотрим, как заполнять электронный счет-фактуру в веб-версии Диадока. Названия строк соответствуют электронной форме заполнения в Диадоке, а в скобках указано обозначение из бумажной формы документа.

Номер и дата составления (строка 1)

В веб-версии Диадока эти поля выглядят так:

Номер СФ. Правила нумерации счетов-фактур устанавливает постановление № 1137. Порядок, как присваиваются номера, можно определить самостоятельно и закрепить это в учетной политике организации.

Основное правило при присвоении номеров — соблюдать хронологию. В номере счета-фактуры можно использовать буквы и дефисы. Дробный номер в СФ используется при реализации товаров (работ, услуг) через обособленные подразделения или участником товарищества и доверительным управляющим.

Нарушение порядка нумерации счетов-фактур не является основанием для отказа в вычете НДС (п. 2 ст. 169 НК, письмо Минфина от 12.01.2017 № 03-07-09/411).

Дата составления СФ. Счет-фактура выставляется не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг (п. 3 ст. 168 НК). Счет-фактуру можно датировать выходным днем.

К платежным документам (строка 5)

В Диадоке:

Поле заполняется в авансовом счете-фактуре, кроме случаев безденежной формы расчетов. Указываются номер и дата платежного поручения. Если предоплата поступила наличными, указывается номер и дата кассового чека.

Продавец (строки 2, 2а, 2б)

В Диадоке поле «Продавец» заполняется автоматически на основе данных пользователя, указанных в сервисе. При заполнении СФ эту информацию можно скорректировать.

В поле «Продавец» указывается название, адрес и ИНН-КПП организации. Для ИП — ФИО.

Адрес продавца указывается в соответствии с учредительными документами: для юрлиц — адрес, указанный в ЕГРЮЛ, для ИП — место жительства, указанное в ЕГРИП.

Если неверно указан ИНН продавца, налоговые органы могут отказать покупателю в вычете НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Грузоотправитель, грузополучатель (строки 3 и 4)

В Диадоке эти поля выглядят так:

Поля «грузоотправитель» и «грузополучатель» заполняются только при отгрузке товаров: указываются наименование и почтовый адрес. В других случаях поля не заполняются.

Если адрес грузоотправителя (грузополучателя) совпадает с адресом продавца (покупателя), поставьте галочку в окне заполнения:

Если СФ выставляется одновременно на отгруженные товары и, например, оказанные услуги, то указываются сведения о грузоотправителе в общем порядке (письмо Минфина от 30.10.2009 № 03-07-09/51).

Покупатель (строки 6, 6а и 6б)

Поле «покупатель» в форме заполнения находится между полями «грузоотправитель» и «грузополучатель».

Нажмите «заполнить» у поля «покупатель», откроется окно. В нем указывается наименование и адрес покупателя, его ИНН и КПП.

Наименование организации можно найти в сервисе прямо при заполнении формы, начав вводить название или ИНН в поле «Название». Данные об ИНН, которые предоставил покупатель, можно проверить на сайте ФНС.

Валюта (строка 7)

Указывается наименование валюты.

Валюта в счете-фактуре должна быть единой для всех товаров, работ, услуг или имущественных прав. Указывать нужно ту валюту, в которой проводятся расчеты. Если цены по договору выражены в иностранной валюте или условных единицах, а расчеты происходят в рублях, счет-фактуру нужно оформлять в рублях.

Валюту в СФ нужно указать и в том случае, если расчеты ведутся в безденежной форме (пп. «м», п. 1 постановления № 1137).

Обстоятельства формирования

В Диадоке в форме заполнения поле выглядит так:

В печатной форме нет строки «обстоятельства формирования», поэтому в Диадоке в визуализации электронного документа этой информации нет. Но от наличия спецобстоятельств зависит дальнейшее заполнение некоторых данных.

Подробнее о перечне специальных обстоятельств формирования счета-фактуры читайте в статье «Как работать с новым форматом УПД: разбираем письмо ФНС».

Дополнительные сведения ко всему документу

В этом поле заполняются сведения о сопроводительных документах, уточняющих условия сделки, например, реквизиты договора. Эта информация визуализируется в печатной форме после строк, до табличной части.

Передавайте счета-фактуры, УПД, акты и другие документы контрагентам в Диадоке

Подключиться

Табличная часть счета-фактуры

Далее заполняется табличная часть СФ. В форме заполнения в Диадоке она выглядит так:

В табличную часть счета-фактуры вносятся сведения о реализуемых товарах, работах, услугах, имущественных правах.

Здесь так же, как и в первой части, названия строк соответствуют электронной форме заполнения в Диадоке, а в скобках указано обозначение из бумажной формы документа.

Номер записи (графа 1)

В Диадоке заполняется автоматически. Указывается порядковый номер записи отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав.

Наименование (графа 1а)

Указывается наименование отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав.

Единицы измерения (графы 2 и 2а)

Поле заполняется, если возможно указать единицу измерения. Код и условное обозначение единицы измерения указываются по ОКЕИ — общероссийскому классификатору единиц измерения.

Начните вводить название единицы измерения в поле, появится выпадающий список условных обозначений, из которого можно выбрать нужное. Код отдельно прописывать не надо, система учитывает его автоматически при выбранном условном обозначении.

Если в списке нет подходящего условного обозначения, его можно задать самостоятельно. Код единицы измерения в этом случае будет «0000».

Количество (графа 3)

Если вы указали единицу измерения в предыдущем поле, это поле заполняется обязательно — указывается количество.

Если позиции (работы, услуги) нельзя измерить количественно и единицу измерения не указывали — поле можно заполнить на свое усмотрение.

Цена (графа 4)

Если заполнено предыдущее поле «количество», поле «цена» нужно заполнить обязательно. Указывается цена за единицу без учета налога.

Стоимость, ставка, НДС (графы 5–9)

Графы печатной формы 5–9 при заполнении электронного СФ в Диадоке выглядят так:

Стоимость без НДС (графа 5). В поле «стоимость без НДС» отражается стоимость всего объема поставляемых товаров, работ, услуг, имущественных прав без налога.

В том числе акциз (графа 6). Отражается сумма акциза по подакцизным товарам или указывается «без акциза».

Налоговая ставка (графа 7). Значение для этого поля выбирается из выпадающего списка. Указывается налоговая ставка. При освобождении от обязанностей плательщика НДС в этом поле указывается «без НДС» (п. 5 ст. 168 НК, письмо Минфина от 24.05.2013 № 03-07-09/18686).

НДС (графа 8). В Диадоке это поле заполняется автоматически, если заполнены поля «Стоимость без НДС» и «Налоговая ставка». В поле указывается сумма налога.

Всего (графа 9). В сервисе поле заполняется автоматически при заполненных полях «Количество», «Цена», «Налоговая ставка». В поле отражается вся стоимость товаров, работ, услуг, имущественных прав с НДС.

Страны происхождения, номера таможенных деклараций, номера партий прослеживаемого товара (графы 10, 10а, 11, 12, 12а, 13, 14)

Чтобы добавить в счет-фактуру это поле в веб-версии Диадока, нужно в списке позиций нажать «Добавить столбец», поставить галочку у варианта «Страны происхождения…» и нажать «Добавить»:

Появится столбец «Страны происхождения…». Чтобы внести в него информацию, нажмите «Заполнить»:

После этого откроется окно с полями для заполнения. В нем можно занести информацию по прослеживаемым товарам и товарам, не подлежащим прослеживаемости, но привезенным из других стран.

Для импортируемых товаров, не подлежащих прослеживаемости. Поля заполняются, если товар произвели не в странах ЕАЭС или товар выпущен для внутреннего потребления при завершении процедуры свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ (особой экономической зоны) в Калининградской области. Не обязательно заполнять в авансовых счетах-фактурах.

Указывается страна происхождения товара (в визуализации — графа 10а) и регистрационный номер таможенной декларации (графа 11). Графа 10 — цифровой код, заполняется автоматически.

Для прослеживаемых товаров. Заполняется страна происхождения (в визуализации — графа 10а), РНПТ — регистрационный номер партии товара (графа 11), единица измерения товара (графы 12, 12а), количество (графа 13) и стоимость без НДС (графа 14).

Переключите кнопку «Прослеживаемый товар» — появятся поля для заполнения этих данных:

Код вида товара (графа 1б)

Поле заполняется, если СФ выставляют по экспортируемым товарам в страны ЕАЭС. Проставляется код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.

Чтобы добавить это поле в счет-фактуру, в списке позиций нажмите «Добавить столбец», поставьте галочку у строки «Код вида товара» и нажмите «Добавить».

Документ об отгрузке (строка 5а)

При заполнении счета-фактуры в веб-версии Диадока это поле находится в самом конце, после табличной части формы. При визуализации эта информация отражается в строке 5а.

Поле не заполняется для авансовых СФ. В поле указывается наименование, номер и дата документа об отгрузке товаров, выполнении работ, оказании услуг или о передаче имущественных прав.

Ошибки в заполнении этого поля не станут основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, так как информация из него не мешает налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ, услуг, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю (п. 2 ст. 169 НК).

Как отправить электронный счет-фактуру в Диадоке

Чтобы отправить электронный счет-фактуру из веб-версии Диадока, нужно создать счет-фактуру в редакторе Диадока и заполнить его прямо в системе, как рассмотрели выше. Также есть возможность загрузить в сервис файл, подготовленный в учетной системе.

После заполнения счета-фактуры — нажать «Сохранить и перейти к отправке»:

Перед вами появится предварительное окно до подписания и отправки. В этом окне нужно указать контрагента, проверить, какие документы прикреплены, при необходимости можно добавить другие документы, объединить их в один пакет.

Если все данные заполнены — подписать и отправить контрагенту:

От организации счет-фактуру подписывает руководитель или уполномоченное им лицо. Счет-фактуру ИП подписывает сам ИП или уполномоченное им лицо (п. 6 ст. 169 НК).

После подписания электронный счет-фактура направляется через оператора ЭДО контрагенту. При этом оператор ЭДО проверяет на соответствие законодательству документ и ЭП, которой он подписан.

Когда контрагент получил электронный счет-фактуру, отправителю направляется извещение о получении (ИоП) с указанием даты и времени. Если нужны уточнения, получатель может сформировать и направить уведомление об уточнении (УоУ).
С 1 октября 2025 года вместо ИоП и УоУ будут использоваться УС — универсальные сообщения. Подробнее об этом читайте в статье: Новый порядок обмена электронными документами.

Коротко об электронном счете-фактуре

Счет-фактура — документ на основании которого покупатель принимает к вычету НДС, предъявленный продавцом.

Электронный счет-фактуру можно выставлять, когда стороны согласны на обмен электронными счетами-фактурами и у них есть для этого совместимые технические средства (п. 1 ст. 169 НК). В некоторых случаях выставлять счет-фактуру в электронном виде — не право, а обязанность. Например, по прослеживаемым и маркированным товарам выставляется электронный счет-фактура по ЭДО (ст. 169 НК).

В электронном виде СФ выставляется по формату, утвержденному приложением № 1 приказа ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Форматы, утвержденные приложением № 2 этого же приказа, больше не действуют. В Диадоке документы всегда выставляются по актуальному формату, дополнительно проверять соответствие формата законодательству при заполнении СФ в сервисе не нужно.

Визуализация заполненного электронного счета-фактуры соответствует форме бумажного СФ, утвержденной постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В статье подробно рассмотрели, как заполнить электронный счет-фактуру в веб-версии Диадока. Если возникнут технические сложности при заполнении или выставлении счета-фактуры в сервисе, обратитесь в клиентскую поддержку Контур.Диадока.

Обменивайтесь счетами‑фактурами в Диадоке

Формируйте счета-фактуры в электронном виде, согласно утвержденному формату ФНС, прямо в Диадоке с помощью встроенного редактора. Он подскажет, как правильно заполнить поля и проверит документ на ошибки.

Подключиться