Переход на кадровый электронный документооборот в три шага

Внедрить кадровый ЭДО (КЭДО) в организации можно всего в три этапа. Рассказываем пошагово, как это сделать.

Шаг 1. Подготовиться к переходу на КЭДО

Перевести в цифровой вид можно внутренние корпоративные процессы законно возможно. Например, перейти на ЭДО с сотрудниками. Статья 22.1–22.3 Трудового кодекса разрешает оформлять и подписывать документы о работе электронно — через системы кадрового электронного документооборота. Юридически значимым такой обмен документами становится при подписании электронной подписью.

Чтобы перейти на КЭДО, нужно заложить базу для перехода: изучить внутренние процессы, выбрать систему и подготовить нормативные акты.

Аудит действующего кадрового документооборота

Проанализируйте, какие из кадровых документов оформляются на бумаге, сколько времени занимает подписание, есть ли в компании удаленные филиалы и дистанционные сотрудники, сколько стоит отправка курьером, где и как хранятся оригиналы. Это поможет выявить проблемные места и определить цели внедрения КЭДО.

Цели могут быть разными в зависимости от структуры компании, размера штата и особенностей бизнеса.

Основные преимущества, которые дает организациям ведение кадрового учета в КЭДО:

Скорость. Процесс согласования и подписания документов сокращается с недель до нескольких минут.

Автоматизация. Система позволяет настроить маршруты согласования, чтобы подписанты определялись в момент загрузки документа.

Экономия. Не нужно тратить деньги на бумагу, расходники для печати и услуги курьеров.

Удобство. Работник подписывает документы в веб-интерфейсе, а кадровик ведет процесс в привычной учетной системе.

Надежность. Электронная подпись исключает возможность изменения документа после подписания.

Безопасность. Документы в электронном архиве защищены от порчи, потери и несанкционированного доступа.

Гибкость. Работодатель сам принимает решение, какие документы конвертировать в электронный формат и с какой стадии начинать перевод.

Анализ, документов, которые можно оформить электронно

Составьте список бумажных кадровых документов, которые планируете перевести в цифровой вид. Почти все кадровые документы и процессы можно оформлять электронно:

Отдельные требования — для трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности. Нормы об электронном кадровом документообороте на них не распространяются.

Подготовка локальных нормативных актов

Переход может потребовать оформления следующих документов:

Подробнее про положение о переходе на КЭДО: образец 2025 года.

• Локальный нормативный акт (ЛНА) об электронном документообороте, например положение о переходе на КЭДО.
• Соглашения с работниками о применении электронной подписи.
• Согласие работника на взаимодействие в КЭДО.

Они фиксируют, какие документы перейдут в цифровой формат, как их подписывать и хранить. При необходимости можно внести изменения и в другие ЛНА. Например, в правила внутреннего трудового распорядка, положения, регламенты.

Выбрать систему КЭДО

Работодатель может использовать:

• государственный сервис «Работа в России» — единый интерфейс для всех, но без интеграции с внутренними системами;
• коммерческие сервисы, например Контур.КЭДО, которые позволяют адаптировать процессы под компанию, интегрировать кадровую систему и бухгалтерию, обеспечивают клиентскую поддержку.

Выбор способа интеграции

Для удобства кадровика КЭДО можно интегрировать в учетную систему. Это позволяет специалисту не переключаться между программами при работе с кадровыми документами.

Например, в Контур.КЭДО есть специальный модуль для 1С, интеграция для SAP и другие системы — через API. Сотрудникам при этом ничего устанавливать не нужно: чтобы подписать документ, достаточно браузера на компьютере или мобильном устройстве.

Шаг 2. Провести пилотный проект КЭДО

Запуск КЭДО лучше проводить поэтапно: начните с пилотной группы сотрудников, готовых перейти на КЭДО. Важно протестировать систему на текущих кадровых процессах, после чего можно подключать весь персонал.

Сбор и обучение тестовой группы

Определите состав тестовой группы. Включите в нее руководителя, специалиста отдела кадров и несколько сотрудников из других подразделений.

Оформите согласие на взаимодействие в электронном виде. Важно заранее ознакомить работников с локальными нормативными актами и объяснить основные преимущества перехода на КЭДО.

Пригласите сотрудников в сервис. В Контур.КЭДО это можно сделать в два клика — из веб-интерфейса или в модуле 1С. Ссылка для регистрации придет им на почту.

Организуйте обучение для кадрового специалиста и других сотрудников. Работникам нужно показать, как войти в сервис, отправить и подписать документы. Позже запись вебинара можно предоставить всем сотрудникам компании. Кадровику стоит показать возможности интеграции с вашей учетной системой, например работу с модулем 1С.

Настройка системы

Заполните основные настройки организации. Например, разрешенные типы подписей, порядок перевыпуска сертификатов и другие.

Создайте организационную структуру — на тестовом этапе можно добавить только те отделы, где работают сотрудники из тестовой группы.

Настройте дополнительные функции, которые хотите протестировать. Это могут быть маршруты, массовое подписание, уведомления и другие. Можно загрузить собственные шаблоны документов вместо стандартных.

Подробнее о редакторе маршрутов в КЭДО

При желании, можно настроить интеграцию самостоятельно или силами специалистов сервиса. Контур предоставит все инструкции и эксперта удаленной поддержки, а при необходимости возьмет эту работу на себя.

Выпуск электронных подписей

Работодатель и сотрудники должны получить сертификаты электронной подписи.

Подробнее о том, как подписывать кадровые документы

Существуют разные виды электронной подписи, которые применяются для документов:

Для кадровика и руководителя нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она полностью заменяет собственноручную и обеспечивает максимальную защиту. Ряд кадровых документов работодатель может подписать только ей, например трудовой договор, допсоглашения к нему и приказы о дисциплинарном взыскании.

Для остальных сотрудников стоит выпустить неквалифицированные электронные подписи (НЭП). В Контур.КЭДО НЭП можно выпустить онлайн, например через Госуслуги или приложение Госключ. Если у сотрудника нет аккаунта на этих платформах — можно подтвердить личность очно.

Подробнее о НЭП для сотрудников без Госуслуг в Контур.КЭДО

Для простых внутренних документов, например служебных записок, подойдет простая электронная подпись (ПЭП).

Бесплатный доступ к сервису Контур.КЭДО на месяц

Заполните заявку на тест-драйв, чтобы попробовать КЭДО на практике. Вы сможете отправить первые электронные документы сотрудникам и протестировать все возможности сервиса бесплатно. 

Попробовать бесплатно

Отправка первых документов через КЭДО

Когда вы настроили КЭДО, можно отправлять и подписывать первые документы. На старте не обязательно переводить в КЭДО весь массив. Начните с простых документов и процессов, например с заявлений на отпуск. В Контур.КЭДО есть готовые шаблоны и возможность загрузить собственные. Затем попробуйте реализовать и другие сценарии.

Получите отзывы сотрудников о работе в КЭДО. По необходимости донастройте систему с учетом замечаний.

Шаг 3. Подключить всех сотрудников

Переходите к следующему этапу — подключайте к КЭДО всех работников компании.

Согласие на КЭДО

Чтобы подключить сотрудников к КЭДО, нужно уведомить их и получить письменное согласие.

Подробнее о согласии при переходе на КЭДО

Сообщите сотрудникам о грядущем переходе любым способом: постом в корпоративной соцсети, с помощью внутренней рассылки, на общем собрании, вебинаре или в ходе личных встреч. Дайте возможность обсудить новые процессы, задать вопросы и услышать ответы от коллег, которые уже используют КЭДО.

Объясните, что такое кадровый электронный документооборот, как работают электронные подписи. Дайте обоснование, зачем это нужно сотрудникам и компании. Подсветите преимущества и расскажите, что потребуется от каждого работника.

Затем соберите согласия на взаимодействие в КЭДО: без него подключить к системе можно только тех, которые впервые трудоустроился после 31 декабря 2021 года. Для удобства сотрудников — подготовьте шаблон заявления о переходе.

Обучить работников работе в сервисе КЭДО

Обязательно обучите сотрудников работе в сервисе. Покажите, как просто подписывать и согласовывать документы онлайн.

Организуйте встречу или вебинар, подготовьте наглядные инструкции и видеоролики. Ответьте на вопросы сотрудников и отработайте их опасения. Объясните, почему подписывать документы онлайн — удобно и безопасно.

Татьяна Смирнова
эксперт по трудовому законодательству

КЭДО позволяет кадровикам уменьшить риски ошибок при подписании документов и ускоряет работу с персоналом. Все изменения фиксируются, а цифровая подпись обеспечивает юридическую значимость документов.

Необходимо обязательно обучить работников работе в сервисе КЭДО, чтобы минимизировать споры, что работник не понимал или не осознавал своих действий при подписании каких-то документов в электронной форме.

Коротко о переходе на кадровый ЭДО

Перед стартом КЭДО стоит провести аудит кадровых процессов: определить, какие документы нужно перевести в электронный вид, закрепить порядок в локальных нормативных актах и выбрать подходящую систему КЭДО.

Запуск лучше начинать с тестовой группы сотрудников. Важно проверить систему, обучить пользователей, настроить интеграцию и протестировать подписание документов разными видами электронной подписи, чтобы учесть все нюансы перед массовым переходом.

На финальном этапе — получите согласие работников, объясните им преимущества КЭДО и проведите обучение. Такой подход поможет снять опасения сотрудников и обеспечить легкий и безопасный переход на кадровый ЭДО.

Ответим на вопросы и настроим электронный документооборот

Подключиться