Корректировочный и исправленный счета-фактуры: чем отличаются и как заполнить

Исправленный счет-фактуру используют для устранения ошибок и неточностей в счет-фактуре. Корректировочный счет-фактуру используют, если изменилась стоимость отгруженных товаров, оказанных услуг. Рассмотрим, чем они отличаются, для каких ситуаций нужны и как оформляются в Диадоке.

Мария Шевченко Эксперт по законодательству в команде Диадока

В каких случаях выставляют корректировочный счет-фактуру

Корректировочный счет-фактуру (КСФ) используют, когда меняются условия сделки, которые приводят к изменению стоимости: цена или количество товаров, работ, услуг. 

Пример. Компания «Альфа» поставила компании «Бета» 500 единиц товара по 1 000 ₽ за штуку. Общая сумма в счете-фактуре — 500 000 ₽, в том числе НДС — 83 333,33 ₽ (по ставке 20%).

При приемке на складе выяснилось, что пришло только 480 единиц товара. 20 единиц недопоставка — возможно, ошибка при упаковке или отгрузке.

Поставщик корректирует позиции, по которым выявили расхождения. В КСФ фиксируется разница — уменьшение единиц товара: 500 до изменения и 480 после.

Примеры случаев, когда выставляют КСФ:

• цену изменили по согласованию после отгрузки партии, например, применили ретро-скидку;
• при приемке обнаружили, что товаров меньше, чем заявлено — например, недопоставка;
• покупатель вернул принятый им на учет товар продавцу;
• фактически товара или оказанных услуг меньше, чем указано в документах, и из-за этого меняется их итоговая стоимость.

КСФ формируется на основании исходного счета-фактуры. Он корректирует определенные позиции в первоначальном документе. В КСФ указываются показатели до и после корректировки.

Что учитывать при выставлении КСФ:

Согласие сторон. Корректировка возможна только при наличии документа, который подтверждает согласие покупателя на изменение стоимости, в том числе из-за изменения цены или количества (п. 3 ст. 168, п. 10 ст. 172 НК). Это может быть допсоглашение, уведомление, акт или другой документ. Если стороны не согласовали изменение стоимости выполненной реализации, КСФ не оформляется. Вместо этого нужно организовать возврат, обратную реализацию или допоставку.

Сроки. Поставщик должен оформить КСФ в течение пяти календарных дней со дня составления документа, подтверждающего изменение условий (п. 3 ст. 168 НК).

Налоги. Корректировочный счет-фактура (КСФ) не требует сдачи уточненной декларации в налоговую. Он просто включается в текущий квартал — тот, в котором вы его получили или выставили. Если КСФ увеличивает сумму сделки, покупатель может заявить вычет по НДС в любой момент в течение трех лет. Если уменьшает сумму сделки 一 поставщик получает вычет по НДС, а покупатель обязан восстановить сумму налога.

Повторная корректировка. Если условия сделки изменились снова, выставляется новый КСФ. Если корректируются повторно те же позиции, что в предыдущем КСФ — выставляют корректировочный документ на КСФ. Если корректируются новые позиции —выставляют корректировочный документ на первичный счет-фактуру. 

Вместо корректировочного счета-фактуры можно оформить универсальный корректировочный документ — УКД. Формат электронного УКД утвержден приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@. Форма бумажного УКД — в письме ФНС от 17.10.2014 №ММВ-20-15/86@. 

В каких случаях выставляют исправленный счет-фактуру

Исправленный счет-фактура (ИСФ) нужен, когда в уже выставленном документе есть ошибка. Это не уточнение, а исправление некорректной информации — например, устранение ошибок в адресе, ставке или других данных.

Пример. Компания «Альфа» выставила счет-фактуру покупателю — ООО «Бета». В документе бухгалтер допустил опечатку в ИНН юрлица-покупателя. Из-за опечатки информация в документе не позволяет однозначно идентифицировать стороны — это относится к разряду критических ошибок по п. 2 ст. 169 НК.

Чтобы исправить ошибку, поставщик оформляет исправленный счет-фактуру (ИСФ), в котором указывает правильный ИНН покупателя.

Обменивайтесь ИСФ в Диадоке

Подпишите документ электронной подписью и отправьте его в один клик. Контрагент получит исправленный счет-фактуру всего за несколько секунд.

Подключиться

ИСФ — это новая версия уже выставленного счета-фактуры вместо ошибочного. Он не изменяет старый документ, как корректировочный счет-фактура, а полностью его заменяет. Может оформляться к счету-фактуре на реализацию, авансовому счету-фактуре и КСФ.

ИСФ выставляется, например, в таких случаях:

• Указаны неверные реквизиты продавца или покупателя и по ним нельзя установить участника сделки.
• Неправильно указана ставка налога.
• Отсутствуют обязательные данные по маркированным или прослеживаемым товарам (например, РНПТ).
• Есть арифметическая ошибка, влияющая на итоговую сумму.
• Совершена ошибка в валюте, наименовании товара или услуги. Обратите внимание, что нельзя изменять дату и номер — данные из строки 1. Они подтягиваются из исходного счета-фактуры. В ИСФ заполняется строка 1а — номер и дата исправления (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Не каждая ошибка требует исправления. Новая версия счета-фактуры нужна, только если ошибка мешает идентифицировать сделку: нельзя определить продавца или покупателя, предмет реализации или цену. Если неточности не станут причиной для отказа в возмещении НДС, исправления не нужны.

Специальных сроков по ИСФ в законе нет. Обязанности и права по налогам остаются закрепленными за тем периодом, когда был составлен первоначальный документ вне зависимости от того, когда выставлен исправленный счет-фактура. Разумно внести исправления сразу после обнаружения ошибки, особенно если документ уже направлен контрагенту или учтен в отчетности. Если ошибка повлияла на НДС, затягивать сроки исправления нельзя — это может привести к отказу в вычете или доначислениям. 

Как заполнить корректировочный и исправленный счета-фактуры в Диадоке

В Диадоке корректировочный и исправленный счета-фактуры можно создать в сервисе или загрузить файл, подготовленный в учетной программе пользователя. В сервисе КСФ и ИСФ связываются с первоначальным счетом-фактурой. Все связанные документы отображаются вместе.

Как создать и отправить КСФ и ИСФ в Диадоке

1. На вкладке исходящих документов выберите и откройте нужный счет-фактуру.

   

2. Нажмите «Отправить уточнение» → «Создать корректировку» или «Создать исправление».

   

3. Укажите номер и дату корректировки, исправления.

   

4. Внесите изменения. Система сама рассчитает, что увеличилось, что уменьшилось и покажет итоги.

   

5. Нажмите «Подписать и отправить».

   

После отправки у документа появится статус «Откорректирован» — для КСФ, «Исправлен» — для ИСФ.

Как загрузить в Диадок и отправить КСФ и ИСФ

1. На вкладке исходящих документов выберите и откройте нужный счет-фактуру.

   

2. Нажмите «Отправить уточнение» → «Загрузить с компьютера».

   

3. Выберите нужный файл.

4. Нажмите «Подписать и отправить».

   

   
   После отправки у документа появится статус «Откорректирован» — для КСФ, «Исправлен» — для ИСФ.

Смотрите также: Как заполнить электронный счет-фактуру

Коротко о корректировочном и исправленном счетах-фактурах

Корректировочный счет-фактура (КСФ) используется, когда нужно изменить условия сделки — например, цену, количество товаров. Он не отменяет исходный счет-фактуру, а только фиксирует изменения.

Исправленный счет-фактура (ИСФ) нужен, если в исходном счете-фактуре была ошибка, например, в реквизитах или ставке. Он заменяет изначальный счет-фактуру. Но нельзя изменять данные из строки 1 — дату и номер. Эти данные подтягиваются из исходного счета-фактуры. В ИСФ заполняется также строка 1а — номер и дата исправления.

Оба документа можно создать в сервисе Контур.Диадок или загрузить в него для отправки контрагентам.

Обменивайтесь любыми видами документов с помощью Диадока

Подключиться