Электронный заказ-заявка на перевозку: как подготовиться к обязательности в 2026 году

Заказ и заявка на перевозку вошли в список перевозочных документов, которые должны быть переведены в электронный вид с 1 сентября 2026 года. Рассказываем, почему цифровые документы удобнее бумажных и как перестроить процессы до наступления обязательности их применения.

Анастасия Пучинина Эксперт по законодательству в команде разработки Логистики

Что такое заказ-заявка на перевозку

Заказ на перевозку (заказ-заявка) — это документ, который включает сведения для согласования условий перевозки груза автомобильным транспортом между грузоотправителем и перевозчиком.

В официальных источниках этот тип документа называют заказом или заявкой на перевозку. В этой статье мы используем привычный для логистики термин — заказ-заявка.

Груз транспортируют на основании договора перевозки. В рамках него, грузоотправитель поручает, а перевозчик перевозит груз транспортом, который находится у него во владении. Договор можно считать заключенным в тот момент, когда перевозчик принимает от грузоотправителя:

• заказ на перевозку;
• заявку на перевозку, если есть договор об организации перевозки груза.

Отправляйте заявки на перевозки груза в электронном виде через сервис Логистика

Загрузите документ и подпишите электронной подписью. Сервис мгновенно передаст заявку контрагенту.

Подключиться

Кто оформляет заявку на перевозку груза

До 1 сентября 2026 года заказ-заявку можно оформлять и передавать как в бумажном, так и в электронном виде. Обязательные реквизиты заказа-заявки на перевозку груза автомобильным транспортом определены приложением 5 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200.

Бумажный шаблон можно использовать любой. Главное, чтобы в нем были все обязательные реквизиты заявки на перевозку. Образец заявки на перевозку груза можно скачать по ссылке.

Заказ-заявка составляется и направляется перевозчику грузоотправителем. Перевозчик при получении заказа-заявки обязан рассмотреть документ в течение трех дней и сообщить грузоотправителю решение о принятии или об отказе в принятии заказа-заявки. Затем бумажный документ возвращается грузоотправителю. Такой порядок описан в п. 8 Постановления № 2200.

Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — это двухтитульный формализованный документ. Первый титул подписывается грузоотправителем, в нем содержатся ключевые данные по перевозке. Второй титул подписывается перевозчиком, в нем содержатся данные о водителе и транспортном средстве. Стороны обмениваются документом через оператора информационных систем электронных перевозочных документов, при этом документы также автоматически отправляются в государственную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Порядок обмена заказом-заявкой описан в правилах обмена электронными перевозочными документами — Постановление Правительства от 21.05.2022 № 931.

Электронный документ быстрее попадет к перевозчику, после чего он сможет оперативно его согласовать и приступить к выполнению заказа.

Для чего нужна заявка на перевозку груза

Заявка на перевозку нужна, чтобы обозначить и согласовать важные условия конкретной перевозки. В таблице указали, какие данные вносит каждая из сторон.

Обязательна ли электронная заявка на перевозку

C 1 сентября 2026 года оформлять заказ-заявку можно будет только в электронном виде. Такая обязательность закреплена в Федеральном законе от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Министерство транспорта определит случаи, при которых указанные заказ и заявка могут быть оформлены на бумаге — пп. «б» п. 2 ст. 4 140-ФЗ. Перечень таких случаев будет ограниченным, и доля таких перевозок составит незначительную часть от общего объема.

Электронный формат заказ-заявки имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ. Формат электронного заказа-заявки (ЭЗЗ) утвержден Приказом ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@.

Эксперты сервиса Логистика расскажут, как плавно перестроить процессы в компании и перейти на цифровой обмен документами.

Получить консультацию

Преимущества электронного заказа-заявки

Договор перевозки определяет общие правила взаимодействия и ответственность сторон. Но когда дело доходит до конкретной перевозки — какой автомобиль выйдет на линию, кто будет водителем, что и куда доставить, — детали часто обсуждаются сразу в нескольких каналах: в мессенджерах, по почте, по телефону.

Если договоренности вел один сотрудник, а следить за перевозкой начинает другой, легко потерять важные детали. Начинается «глухой телефон»: один перевозчик высылает подробные данные о транспорте — госномер, грузоподъемность, вместимость, — а другой ограничится только номером машины. Остальное приходится уточнять отдельно, ведь эти сведения нужны для оформления накладной.

Электронный заказ-заявка на перевозку решает эту проблему. Он упорядочивает процесс, фиксирует договоренности в одном месте и исключает риск потери информации:

Единый подход для всех заявок. Форма и структура документа не зависят от клиента, сотрудника или шаблона — все оформляется в одном формате.

Оперативный контроль. Статусы и подписи можно отслеживать в реальном времени, без звонков и уточнений.

Меньше затрат. Не нужно печатать документы, оплачивать доставку и хранить бумажные архивы — все хранится в электронном виде.

Простой учет. Информация о перевозке уже в системе, поэтому можно сразу формировать счет и закрывающие документы.

Связь с другими перевозочными документами. Данные из ЭЗЗ автоматически переносятся в электронную транспортную накладную, что исключает дублирование и ошибки.

Готовность к новым требованиям. С 1 сентября 2026 года оформление заказов-заявок в электронном виде станет обязательным для всех участников грузоперевозок.

Работа с заказами-заявками в экосистеме Контура

Фиксируйте договоренность о перевозке груза между грузоотправителем и перевозчиком с помощью электронных заказов-заявок в решении Контура для работы с электронными перевозочными документами. Возможность доступна в веб-версии Логистики, API Диадока и Логистики.

Сервис Логистика от Контура позволяет заказчику:

• Публиковать титул заказчика Т1 заказа-заявки с подписью.
• Отправлять требования к титулу перевозчика Т2.
• Получать статусы отправки в ГИС ЭПД для титулов, сформированных в модуле 1С, API Диадока и Логистики.

Перевозчик в веб-интерфейсе может:

• Получать и просматривать данные Т1, которые сформированы заказчиком.
• Заполнять Т2 — выбирать водителя, транспортное средство и прицеп из справочников, указывать стоимость перевозки и данные контактного лица.
• Подписывать документы сертификатом квалифицированной электронной подписи (КЭП) и машиночитаемой доверенности (МЧД).
• Получать статусы отправки данных в ГИС ЭПД.

Коротко об электронных заказах-заявках

Электронный заказ-заявка фиксирует договоренность между грузоотправителем и перевозчиком — кто, что и куда везет, на каких условиях и по какой цене.

С 1 сентября 2026 года электронный заказ-заявка станет обязательным, поэтому бизнесу стоит заранее перейти на цифровой формат и наладить обмен документом с партнерами через операторов ЭПД. Например, сервис Логистика от Контура. Решение позволяет заказчикам и перевозчикам подписывать титулы, обмениваться ими и получать статусы отправки данных в ГИС ЭПД.

Поможем подобрать тариф и начать работу в Диадоке

Оставить заявку