Как совмещать бумажный и электронный документооборот в компании

Перевести на ЭДО сразу весь бизнес иногда может быть непросто. Расскажем, на что нужно обратить внимание при совмещении бумажного и электронного документооборота. 

Дмитрий Федоров Автор-эксперт Мария Шевченко Эксперт по законодательству в команде Диадока

Совмещение ЭДО с бумажным документооборотом

Есть сферы, в которых применение электронного документооборота обязательно. Например, работа с маркированными или прослеживаемыми товарами. С сентября 2026 года ЭДО будет также обязателен в логистике — для большинства грузоотправителей и грузоперевозчиков.

Подробнее об обязательном ЭДО:

• Обязательный ЭДО: кому и когда применять
• ЭДО для ИП: зачем нужен и как подключить

Пока обязательность использования ЭДО не относится ко всем сферам ведения бизнеса, при желании организация или ИП может совмещать электронный и бумажный документооборот.

Например, можно работать с одними контрагентами по ЭДО, а с другими — на бумаге, или оформлять по одному контрагенту часть документов на бумажном носителе, а часть — в электронном виде.

Если контрагенты обмениваются электронными счетами-фактурами, они имеют право оформлять отдельные отгрузки и на бумаге. Наличие договоренности об обмене электронными документами не запрещает выставлять бумажные счета фактуры, если это не противоречит действующему законодательству (письмо Минфина от 12.09.2013 № 03-07-09/37682).

Главное, чтобы в электронном виде были оформлены все документы, для которых это устанавливает законодательство.

Например, компания торгует товарами, как подлежащими, так и не подлежащими обязательной маркировке.

Сведения о маркированных товарах в Честный знак передаются в электронном УПД. Поэтому документы по отгрузке таких товаров обязательно оформлять в электронном виде через сервис ЭДО. А товары, не относящиеся к маркированным, можно отгружать и оформляя бумажные документы.

Важно еще следить за тем, чтобы документы не дублировались — каждый отдельный документ должен быть оформлен только в одном виде: в электронном или бумажном.

Использование ЭДО не запрещает компании применять бумажный документооборот в отдельных случаях, если это не противоречит законодательству. Например, если контрагент еще не перешел на ЭДО или по какой-то другой причине просит оформить сделку на бумаге.

Обменивайтесь любыми видами документов с помощью Диадока

Подключиться

Преимущества ЭДО

Если компания уже начала работать с ЭДО, то целесообразно постараться перевести на него весь документооборот. Это даст бизнесу преимущества:

Скорость отправки. Через сервис ЭДО документ можно подписать и отправить контрагенту за несколько минут. Не нужно ждать, когда документ доставят курьером или почтовым отправлением.

Безопасность хранения и отправки. Документы хранятся и передаются в зашифрованном виде, это исключает перехват и подмену данных. Трехкратное резервное копирование минимизирует риск потери документов.

Прозрачность документооборота. Можно в любой момент посмотреть, на каком этапе находится документ. А также — найти отдельный документ или сделать подборку нужных документов с помощью поиска и фильтров.

Эффективность работы с документами. За счет автоматизации процессов снижается количество ошибок при работе с документами и растет производительность труда.

Приглашение контрагентов в ЭДО

Если контрагент уже работает с ЭДО, можно отправить ему приглашение к обмену электронными документами через сервис ЭДО. Даже если он работает в сервисе другого оператора, с ним можно также взаимодействовать в сервисе через роуминг.

Если контрагент пока не пользуется ЭДО, в Диадоке можно отправить ему приглашение на электронную почту прямо из сервиса. Приглашая к обмену по ЭДО такого контрагента, можно направить ему дополнительно письмо с описанием преимуществ ЭДО, о которых мы рассказали выше.

Подробнее о приглашении контрагентов к обмену электронными документами: Письмо о переходе на ЭДО

Коротко о том, как совмещать бумажный и электронный документооборот в компании

В некоторых случаях компании обязаны использовать электронный документооборот. Это касается, например, отгрузки отдельных видов товаров, оборота прослеживаемых и маркированных товаров.

В случаях, когда закон не предписывает работать по ЭДО, можно по-прежнему использовать бумажные документы. Компания имеет право совмещать два вида документооборота, в том числе и при сотрудничестве с одним контрагентом.

Однако удобнее и надежнее полностью перевести документооборот на ЭДО. Это даст организации и ее контрагентам преимущества, например, оптимизацию процессов с точки зрения скорости обработки документов, безопасность хранения и отправки.

Диадок позволяет легко пригласить в ЭДО контрагентов, в том числе и тех, которые ранее не работали в сервисах электронного документооборота.

Попробуйте Диадок

Почти все бумажные документы можно перевести в электронный вид

Подключиться