Обязательный ЭДО

Станет ли ЭДО для всех компаний обязательным с 2022 года

Правительство России уделяет большое внимание развитию электронного документооборота и постепенному уходу от бумаги. Существенное влияние на этот процесс оказала пандемия. С переходом многих компаний на дистанционный режим бизнесу пришлось перестраивать формат работы. В условиях удаленки ЭДО оказался единственным удобным способом продолжать общение с контрагентами, выполнять законодательные требования и достигать целевых показателей.

Пока электронный документооборот не обязательное требование для всех компаний. В 2022 году переход на ЭДО будет по-прежнему добровольным решением бизнеса. Однако уже сегодня без ЭДО не обойтись при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами, а также при сдаче определенной отчетности. Все больше процессов взаимодействия с контролирующими госорганами переводятся в цифровой вид, и эта тенденция только набирает обороты.

ФНС начала подготовку к внедрению обязательного электронного документооборота

В России основной движущей силой электронного документооборота является Федеральная налоговая служба. Именно она вводит новые правила отчетности, в том числе электронной, разрабатывает и утверждает форматы электронных документов, регулирует взаимодействие контрагентов в цифре.

В конце 2020 года ФНС представила программный документ — Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Она охватывает всю сферу ЭДО — от оценки того, как она выглядит сегодня, до целей, сроков и ожидаемых результатов.

Документ направлен на:

• повышение качества и эффективности документооборота;
• применение высокотехнологичных решений и увеличение доверия к ним;
• упрощение, облегчение и создание комфортных условий для электронного взаимодействия между государственными органами власти и хозяйствующими субъектами;
• оптимизацию нормативного правового регулирования;
• повышение доверия к цифровым технологиям. 

Сегодня ЭДО в России распространен еще слабо. Чаще всего компании используют электронные счета-фактуры, но и их доля на конец 2020 года составляла лишь около 9 %. Тем не менее применение СФ становится шире благодаря нормативному регулированию. Востребованы и электронные универсальные передаточные документы. Переводу других документов в электронный вид, согласно Концепции, препятствует отсутствие утвержденных форматов, координации между контролирующими госорганами и доверия со стороны бизнеса.

С учетом этого Концепция закрепила основные направления развития ЭДО в стране. Так, есть планы по увеличению числа утвержденных форматов электронных документов. В первую очередь будут разработаны форматы для:

• договора с контрагентом, заказ-наряда, заявки на участие в торгах, оферты, акцепта; 
• акта сверки взаимных расчетов;
• транспортной и расходной накладных;
• ценовой спецификации;
• заказа и его подтверждения;
• счета на оплату;
• документов, оформляемых при возврате товара; 
• претензии;
• КС-2 и КС-3.

В Концепции также сказано о внедрении электронных доверенностей, пересмотре использования электронной подписи (ЭП). Для того чтобы как можно больше предпринимателей переходили на ЭП, будут развиваться дистанционные подписи. Кроме того, запланированы создание единых технологических правил обмена документами, формирование требований по хранению электронных документов, перевод в цифру внутренних документов компаний, упрощение сдачи отчетности, уменьшение ее объемов.

Ожидаемые результаты, указанные в Концепции:

• перевод до конца 2024 года в электронную форму 95 % счетов-фактур (кроме отнесенных к гостайне) и 70 % транспортных и товарных накладных;
• увеличение общего числа электронных документов не менее чем на 20 % ежегодно, начиная с 2022 года;
• сокращение с 2023 года как минимум на 10 % ежегодно количества бумажных документов, которые требуются для налогового контроля.

Концепция будет реализовываться поэтапно. Озвученные сроки таковы: в 2021 году завершится нормативный этап — во время него подготовят и примут недостающие нормативно-правовые акты. До второго квартала 2022 года пройдет инфраструктурный этап, в ходе которого аккредитуют операторов, доработают новые форматы. Также до третьего квартала 2022 года бизнес будут стимулировать передавать все счета-фактуры в электронном виде.

Уже до конца 2023 года организации получат возможность обмениваться всеми электронными документами, необходимыми для совершения и закрытия сделки. К осени 2024 планируется наладить ЭДО с иностранными компаниями.

Если меры, указанные в Концепции, будут реализованы, бизнес сократит расходы на обработку и хранение бумажных документов, а проводимые сделки станут более прозрачными.

Зачем вводят ЭДО

Главная цель всех изменений — сделать взаимодействие «бизнес — государство» более простым. Этот процесс неотрывно связан и с оптимизацией документооборота между компаниями.

Состояние документооборота в хозяйственной деятельности отражено на схеме. Приведены данные ФНС России за 2019 год.

Переход от бумажного документооборота к электронному позволит государству решить целый ряд вопросов. В частности, развитие ЭДО приведет к следующему:

• улучшение качества налогового администрирования, госуправления в целом;
• увеличение объемов поступления налоговых сборов, страховых взносов;
• повышение прозрачности госзакупок;
• сокращение сроков проведения налоговых проверок и количества представляемых в госорганы бумажных документов;
• установление правил равной конкуренции, повышение конкурентоспособности российского бизнеса;
• ускоренное развитие цифровой экономики России;
• улучшение эффективности государственных расходов;
• анализ рисков, предупреждение нарушений законодательства РФ в налоговой сфере;
• оперативное урегулирование спорных вопросов.

Согласно данным ФНС, перевод бумажного документооборота в электронный позволит сократить объемы времени и человекочасов на обработку документов на 80 %. Кроме того, развитие ЭДО может привести к приросту ВВП на 4–5 %.

Зачем предпринимателю ЭДО и где это уже обязательно

Все больше компаний и индивидуальных предпринимателей переходят на электронный документооборот. Цифры говорят сами за себя: в 2020 году только пользователи Контур.Диадока отправили 237 млн документов — на 31 % больше, чем годом ранее. Бизнес делает выбор в пользу цифры благодаря возможностям, которые открывает ЭДО.

С электронным документооборотом компании:

• снижают непроизводственные расходы на бумагу, печать, канцелярию, курьерские и почтовые услуги;
• убыстряют согласования, подписания, ведь документ попадает к нужному сотруднику за несколько кликов;
• повышают контроль за исполнением документов, поскольку статус каждого файла отражен в системе ЭДО, а действия с ним занесены в протокол;
• настраивают продуманные маршруты движения документов;
• освобождают сотрудников от рутинных задач, при этом улучшая дисциплину и производительность;
• ускоряют исполнение договоров и получение оплаты;
• уменьшают риски получения штрафов и пеней за счет своевременной доставки и получения документов;
• без затруднений участвуют в госзакупках;
• повышают актуальность учетных данных и скорость их обновления;
• имеют круглосуточный, беспрепятственный доступ к файлам в электронном архиве;
• защищают конфиденциальность информации благодаря шифрованию при передаче данных и разграничению прав доступа к файлам;
• снижают риск человеческого фактора;
• упрощают взаимодействие с контролирующими госорганами.

Эти преимущества помогают бизнесу экономить и разгружать работу бухгалтерских и других  отделов, повышать лояльность клиентов и интерес поставщиков. Контрагенты ценят партнеров, которые присылают документы без ошибок и вовремя.

Все чаще ЭДО применяется в сфере B2G, поскольку с каждым годом все больше ведомств готово принимать от бизнеса электронные документы. Ускоряет внедрение ЭДО и госрегулирование в разных сферах. В цифровую форму уже переведены книги государственной регистрации актов гражданского состояния. В принятом в 2020 году законе о едином реестре населения объединены функции администрирования страховых сборов.

С каждым годом все больше видов отчетности сдаются только в электронном виде. Так, в 2021 году в таком формате уже направляются:

• годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность;
• налоговая отчетность, если в компании работает более 100 человек;
• декларации по НДС;
• формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам (исключение — если в отчетном периоде выплаты начислялись менее чем 10 работникам);
• формы 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД сдаются в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования, если в компании 25 и более человек.

Также с 1 апреля 2021 года участники государственных торгов обязаны обмениваться документами в электронном виде. Кроме того, ЭДО становится обязательным и в некоторых сферах. Рассмотрим этот момент подробнее.

ЭДО в маркировке

Электронный документооборот — неотъемлемая часть системы маркировки. Эта система позволяет государству контролировать оборот товаров, в кратчайшие сроки получая и обрабатывая данные о товарах и их движении от производителя до потребителя.

Маркировка охватывает значительную часть массовых товаров — молочную продукцию, упакованную воду, лекарства, табак, товары легкой промышленности, обувь, шубы, духи и туалетную воду, шины и покрышки, фотоаппараты и лампы-вспышки. Перечень постепенно расширяется.

Для работы с товарами, подлежащими маркировке, электронный документооборот необходим по закону. Именно ЭДО применяется в национальной системе маркировки и прослеживания Честный ЗНАК, поэтому участники оборота обязаны передавать сведения в электронном виде. С 1 января 2022 года они смогут делать это только через оператора ЭДО. Это изменение закреплено в постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.

Передача сведений происходит следующим образом: производитель (импортер) создает электронный универсальный передаточный документ (УПД) с кодами идентификации упаковок и конкретных товаров. При передаче продукции покупателю УПД отправляется по ЭДО, поставщики получают УПД вместе с товарами. Так же получает продукцию и магазин, сотрудники которого сканируют каждый товар и сверяют коды маркировки на упаковке со сведениями в документах.

Таким образом, система маркировки затрагивает всех участников оборота продукции. И передача сведений о переходе права собственности на товар — их обязанность.

ЭДО в прослеживаемости

Невозможно без электронного документооборота и действие национальной системы прослеживаемости (НСП). Она была введена в России с 8 июля 2021 года для контроля над перемещением товаров, ликвидации серого импорта, повышения собираемости налогов и таможенных платежей.

В список прослеживаемых товаров попали ввозимые из-за рубежа холодильное и морозильное оборудование, тепловые насосы, стиральные машины, мониторы и проекторы, детские коляски и автокресла, промышленные и специализированные транспортные средства.

Важно отметить, что НСП коснется не только импортеров. Контроль за продукцией продолжится и на территории России, так что отчитываться обязаны все участники товарооборота, которые покупают, перепродают, передают, утилизируют, конфискуют, вывозят из страны прослеживаемые товары. При этом система налогообложения значения не имеет.

Отчетность в системе прослеживаемости осуществляется в электронном виде. Через ЭДО участники оборота:

• оформляют продажу и покупку прослеживаемого товара — выставлять счета-фактуры и УПД можно только в электронном формате;
• формируют и сдают в ФНС по месту учета ежеквартальные отчеты об операциях с товарами;
• подают в налоговую уведомления об остатках, вывозе или ввозе в страны ЕАЭС.

Отчеты об операциях и уведомления прежде нигде не применялись — это новые формы отчетности. Они утверждены письмом ФНС России от 14.04.2021 № ЕА-4-15/5042@.

К чему готовиться бизнесу в 2022 году

В 2022 году в сфере электронного документооборота не планируется кардинальных изменений. Однако ряд нововведений напрямую коснется российских компаний, которые работают с прослеживаемыми и маркируемыми товарами.

Что изменится в маркировке для бизнеса в 2022 году?

• С 1 января участники оборота маркированных товаров обязаны передавать сведения о переходе права собственности на продукцию в Честный ЗНАК только через операторов ЭДО. Самостоятельно — напрямую в систему, например через личный кабинет, — это можно было делать только до конца 2021 года. Требование упростит весь процесс, ведь после двустороннего подписания УПД в системе ЭДО сведения будут передаваться в систему маркировки автоматически. Это коснется импортеров, производителей, дистрибьюторов, продавцов обуви, одежды, шин, табачных изделий, парфюмерии и фототехники. 
• С 1 сентября использовать ЭДО при подаче сведений в систему обязаны участники рынка молочных продуктов, а с 1 ноября — бутилированной воды.

Для таких товарных групп, подлежащих маркировке, как пиво, велосипеды и инвалидные кресла, срок перехода на обязательный ЭДО пока не определен. Однако стоит ожидать, что данные появятся в ближайшем будущем. Известно, что для других категорий товаров электронный документооборот станет обязательным с 2024 года.

Изменения ждут и бизнес, работающий с прослеживаемыми товарами. С 1 июля 2022 года за нарушения правил системы начнут действовать меры ответственности. До этого срока еще можно успеть доработать системы учета в компании, чтобы избежать санкций.

Предполагается, что штраф за непредставление в налоговую обязательных документов, опоздание со сдачей или ошибки в отчете составит 1 000 рублей за каждый документ.

Самые масштабные новшества ожидают сферу применения электронной подписи. Они поэтапно вводятся с 2021 года и затронут все организации, которые сдают электронную отчетность.

Суть новых правил:

• Ужесточились требования к удостоверяющим центрам (УЦ). Они выдают ключи и сертификаты к электронным подписям. Новые правила сократили число аккредитованных центров. УЦ СКБ Контур и «Сертум-Про» прошли аккредитацию.
• С 1 января 2022 года удостоверяющий центр ФНС, который действует в пилотном режиме с июля 2021 года, и его доверенные лица начнут бесплатную выдачу сертификатов ЭП руководителям компаний, предпринимателям, нотариусам. Физлица или уполномоченные лица организаций будут получать сертификаты в переаккредитованных коммерческих УЦ. При этом использовать такую подпись для рабочих нужд с 2023 года физлицо сможет только месте с электронной доверенностью. В 2022 году на время переходного периода это требование будет необязательным.
• Руководители финансовых организаций с 2022 года должны будут получать электронные подписи в Центробанке, а должностные лица госструктур — в Казначействе.

Еще одно важное изменение — с 1 января 2022 года в России начнет действовать система электронных перевозочных документов. Пока использование грузоотправителями, перевозчиками, грузополучателями электронных транспортных накладных, заказ-нарядов, сопроводительных ведомостей будет добровольным. Однако уже с 2023 года применение ЭДО может стать обязательным. Ожидается, что благодаря оцифровке перевозочных документов уже к 2024 году коммерческая скорость движения товаров вырастет вдвое. 

Кроме того, в мае 2021 года правительство одобрило внесение изменений в федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Нововведения коснутся сферы ЭДО. Они регламентируют:

• ряд востребованных участниками ЭДО процедур, в частности, перевод бумажных документов в электронный вид;
• смену формата электронных документов;
• порядок хранения документов и для бизнеса, и для органов власти.

Эксперты рекомендуют подготовиться к изменениям и неизбежной цифровой трансформации документооборота заблаговременно, до того как он станет обязательным для всех. Это позволит безболезненно перестроить бизнес-процессы, обучить сотрудников, вникнуть в законодательные тонкости и избежать штрафов.

ЭДО в Диадоке

Система электронного документооборота Диадок — это сервис для обмена электронными документами с контрагентами. В Диадоке можно формировать, отправлять и получать счета-фактуры, акты, ТОРГ-12 и любые иные документы. Квалифицированная электронная подпись гарантирует им юридическую значимость, а оператор ЭДО — сохранность, безопасную передачу и конфиденциальность.

Диадок предлагает пользователям широкие возможности для автоматизации документооборота. Вы сможете снизить финансовые расходы и трудозатраты, контролировать согласование и подписание документов, исключить их утерю. Благодаря оперативной и четкой работе с документами клиенты станут лояльнее, а удобный поиск в едином архиве ускорит представление документов в контролирующие органы.

Подключиться к системе ЭДО можно разными способами — использовать веб-версию сервиса или интеграционное решение. Их несколько:

• Модуль для 1С — для встраивания Диадока в привычную учетную систему и работы в интерфейсе 1С.
• Коннектор — для интеграции Диадока с любой информационной системой и обработки больших объемов документооборота.
• API Диадока — для разработки собственного решения и внедрения требуемых функций Диадока.

Также в Диадоке можно создать маршруты согласования документов, использовать кастомные веб-формы, свои типы документов, шаблоны и теги, настроить международный электронный документооборот. Один из модулей сервиса дает возможность подписывать документ сразу трем контрагентам, другой — отправлять закрытые пакеты документов. Также Диадок позволяет автоматически передавать данные в систему маркировки, проверять регистрацию контрагентов в Честном ЗНАКе и работать с клиентами других операторов ЭДО.

Эксперты Диадока подберут оптимальный набор опций, ответят на все вопросы и помогут перейти на электронные документы.