Как аннулировать документ в ЭДО

Рассказываем как аннулировать электронный документ в Диадоке, и в чем разница между аннулированием и удалением.

Мария Потапова Ведущий эксперт по законодательству в команде Диадока

Аннулирование и удаление электронного документа: в чем разница

Представим ситуацию, что в подписанном УПД нашли ошибку, и её нужно исправить.

Если документ бумажный, контрагенты могут:

• устно договориться уничтожить документ и составить новый;
• подписать соглашение об аннулировании.

Если документ электронный, первый способ не подойдет. Просто удалить электронный документ, который уже подписан двумя сторонами, нельзя.

Аннулирование документа — это именно лишение его юридической силы.

Термин «аннулирование» на сегодняшний день отсутствует в законодательстве. Однако, такая функциональность встречается в системах операторов ЭДО, поэтому участники рынка его используют.

Для аннулирования электронного документа любая из сторон должна сформировать соглашение об аннулировании, подписать его электронной подписью и отправить контрагенту. Доказательством того, что электронный документ более не действителен, будет соглашение, подписанное сторонами сделки.

Правила аннулирования электронного документа

Аннулирование подписанного двумя сторонами документа проводится по договоренности с контрагентом. Отозвать документ в одностороннем порядке можно, только если он еще не подписан второй стороной. В Диадоке такие неподписанные документы отмечены статусами «Ожидается подпись контрагента».

Как проходит аннулирование:

1. Один из контрагентов отправляет второму предложение об аннулировании.
2. Если второй контрагент согласен, он принимает предложение. Если возражает — посылает в ответ уведомление, где указывает причину отказа.
3. В случае отказа можно сделать повторный запрос. Когда предложение подписано, документ лишается юридической силы.

Как аннулировать электронный документ в Диадоке

Шаг 1. Откройте нужный документ из папки «Входящие» или «Исходящие».

Шаг 2. На странице документа нажмите на кнопку «Аннулировать». Чтобы аннулировать несколько документов сразу, установите флажки напротив них.

Шаг 3. В появившемся окне напишите комментарий и нажмите «Аннулировать документ». Диадок направит запрос контрагенту и автоматически сформирует соглашение. Документу будет присвоен статус «Ожидается аннулирование».

Шаг 4. Когда контрагент подпишет соглашение, статус сменится на «Аннулирован», а документ будет считаться недействительным.

Как аннулировать УПД и счет-фактуру в Диадоке: нюансы

Про то, как аннулировать УПД и счет-фактуру в электронном документообороте — в законе не указано. ФНС рекомендует не аннулировать, а делать именно корректировки и исправления. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ прописаны условия, когда в первичном учетном документе допускаются исправления и корректировки:

• если изменились цена или количество отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг, выставляют универсальный корректировочный документ (УКД);
• если в УПД была допущена техническая ошибка в реквизитах или данных о товаре, формируют новый исправленный УПД.

Подробнее про корректировку и исправления счетов-фактур и УПД в письме ФНС № ММВ-20-15/86@. Формы корректировок и исправлений, а также правила заполнения счетов-фактур утверждены Постановлением Правительства № 1137. 

Исправление электронного документа возможно путем замены его на другой (исправленный) документ, с указанием реквизитов: даты на момент исправления, ФИО сотрудников, вносивших правки, подписей сотрудников (ФСБУ 27/2021).

Ответим на вопросы и настроим электронный документооборот

Подключиться

Если аннулирование все же необходимо сделать, можно заключить соглашение с контрагентом о том, что из-за ошибочно сформированного документа не возникает никаких гражданско-правовых последствий (письмо ФНС № ЕД-4-15/20928@). Диадок формирует такое соглашение без участия пользователя одновременно с отправкой предложения об аннулировании. Распечатать соглашение нельзя, но сведения об аннулировании будут отражены в самом УПД и протоколе его передачи. При необходимости архив с файлом соглашения и протоколом можно выгрузить из Диадока с помощью функции «Cкачать» ― «Документооборот целиком».

Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД предусмотрен особый порядок, утвержденный приказом Минфина от 04.02.2005 № 14Н. Счет-фактура считается выставленным продавцом, когда оператор прислал ему подтверждение о получении — ПДП. О том, что документ получен покупателем свидетельствует извещение о получении, отправленное из ящика покупателя — ИОП. Это значит, что аннулировать в одностороннем порядке счет-фактуру или УПД с функцией счета-фактуры продавец может только пока не получил ИОП. В ином случае — только через предложение об аннулировании.

Как подтвердить аннулирование электронного документа

О том, что контрагент предлагает признать документ недействительным, можно узнать по статусу «Требуется аннулирование» или из уведомления в электронной почте. Уведомления нужно предварительно включить в разделе «Персональные настройки».

Как подтвердить аннулирование:

1. Войти в ящик Диадока с сертификатом КЭП.
2. Открыть нужный документ.
3. Нажать кнопку «Аннулирование».
4. Выбрать «Подписать соглашение об аннулировании и аннулировать документ».
5. В открывшемся окне нажать «Аннулировать документ».

После выполнения этих действий документ утратит юридическую силу.

Можно ли восстановить аннулированный документ

Если сотрудник ошибочно направил запрос на аннулирование, отменить его нельзя, но можно попросить контрагента отклонить запрос.

Если оба контрагента уже подписали соглашение об аннулировании, восстановление или редактирование документа невозможно. Вернуть ему юридическую силу нельзя. Чтобы повторно отправить контрагенту аннулированный документ, нужно заново составить его во встроенном редакторе Диадока или загрузить файл с компьютера.

При этом аннулированный документ сохраняется в ящике. Его всегда можно посмотреть в Диадоке и скачать на компьютер. Даже если недействительный документ удалят, он не пропадет бесследно, а переместится в папку «Удаленные» и будет храниться там.

Аннулирование электронного документа в роуминге

Не все операторы ЭДО дают возможность аннулировать документы в роуминге. Поэтому, если у вас и контрагента разные провайдеры, в Диадоке может отсутствовать кнопка для аннулирования. В таком случае контрагенты могут подписать соглашение в произвольной форме на бумаге или в электронном виде.

Уточнить, поддерживает ли конкретный оператор аннулирование, можно в техподдержке Диадока.

Коротко об аннулировании электронного документа

Электронный документ нельзя просто удалить и создать новый. Чтобы лишить его юридической силы, его нужно аннулировать.

В Диадоке если документ еще не подписан второй стороной, его можно аннулировать в одностороннем порядке. Если уже подписан — отправить предложение об аннулировании и подождать, пока контрагент подтвердит действие.

Переходите на ЭДО

Обменивайтесь документами с контрагентами мгновенно в Диадоке

Подключиться