Какие документы заменяет УПД

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет возможности первичного учетного документа и счета-фактуры. Рассказываем, какие документы заменяет УПД и как его заполнить.

Мария Шевченко Эксперт по законодательству в команде Диадока

Для каких операций можно использовать УПД

Перечень операций, для оформления которых может быть использована форма УПД, и правила применения перечислены в приложении №2 к письму ФНС № ММВ-20-3/96@.

Если компания или индивидуальный предприниматель используют УПД, это не запрещает им применять и другие виды первичных учетных документов. Например, акты выполненных работ или товарные накладные. Когда такие документы выставляет плательщик НДС, то отдельно он формирует счета-фактуры к ним. То есть разрешено выбирать:

• выставлять один документ — УПД;
• или формировать отдельно первичный учетный документ и счет-фактуру к нему.

Что выбрать — зависит от бизнес-процесса и договоренностей с вашими контрагентами.

УПД бывает бумажный и электронный. Обмениваться можно любым вариантом.

Исключение — если бизнес работает с маркированными и прослеживаемыми товарами. В таких сделках можно использовать только электронный УПД и только по утвержденному ФНС формату (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@).

Удобное решение для маркировки

Передавайте электронные УПД в Диадоке

Подключиться

Когда нельзя использовать УПД

Есть ситуации, когда использовать УПД не получится.

УПД вместо счета-фактуры

УПД нельзя оформлять, если продавец получил полную или частичную предоплату будущей отгрузки — аванс. В такой ситуации необходимо выставить покупателю счет-фактуру на аванс (п.3 ст. 168 НК).

Также УПД не подходит для исправления и корректировки уже выставленного счета-фактуры. Если изначально был составлен комплект из первичного учетного документа и счета-фактуры, то вносить изменения необходимо в те же документы.

Подробнее о различиях между УПД и счетом-фактурой в статье «УПД и счет-фактура — в чем разница».

УПД вместо транспортной накладной

Транспортная накладная нужна для оформления перевозки товаров автомобильным транспортом. По сути — она подтверждает факт перевозки груза, содержит информацию о маршруте, перевозчике, а также данные о транспортном средстве и водителе.

УПД не содержит подробную информацию о транспортировке груза, а только ссылку на перевозочный документ. Использовать УПД без транспортной накладной можно, но только если компания забирает товар собственным транспортом. В этом случае транспортная накладная не нужна, так как нет договора перевозки. Достаточно путевого листа (письмо Минфина от 22.12.11 № 03-03-10/123). Если груз доставляет продавец или транспортная компания, то без транспортной накладной не обойтись.

Транспортная накладная может быть электронной или бумажной. Формат электронной транспортной накладной закреплен в приказе ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Как заполнять УПД

УПД может быть как бумажным, так и электронным.

Для бумажного УПД нет обязательной формы, есть рекомендованная письмом ФНС № ММВ-20-3/96@.Электронный УПД должен быть составлен строго в соответствии с приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Подробнее о различиях формы и формата в статье «Форматы электронных документов: особенности и принципы работы с ними».

C 22 января 2025 года действует обновленная версия формата УПД — 5.03. Подробнее — в статье «Обновленные форматы УПД и счета-фактуры с 22 января 2025 года».

Если произошли изменения в форме счета-фактуры или его корректировочной форме, которые утверждены постановлением Правительства № 1137, бизнес может самостоятельно скорректировать печатные формы УПД и УКД (письмо ФНС от 13.12.2024 № ЗГ-2-3/19079@). Вносить изменения в электронный формат УПД и УКД самостоятельно нельзя: он утвержден ФНС и обязателен к применению (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@; приказ ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@).

Команда Диадока своевременно отслеживает изменения законодательства: все подержанные форматы электронных документов в нашем сервисе соответствуют актуальным нормам закона. Обязательные реквизиты зависят от статуса УПД. Статус выбирает налогоплательщик в зависимости от цели использования универсального передаточного документа.

Подробнее о различиях статусов УПД в статье «Чем отличаются статусы УПД 1 и 2».

Коротко о том, какие документы заменяет УПД

Перечень операций, для оформления которых можно использовать УПД, перечислены в приложении №2 к письму ФНС № ММВ-20-3/96@. Учитывайте, что письмо налоговой — это не нормативно-правовой акт, а лишь разъяснение позиции.

В УПД периодически вносят изменения. Бумажные формы УПД и УКД бизнес может скорректировать самостоятельно. Вносить изменения в электронный формат УПД и УКД самостоятельно нельзя.

Если компания или ИП периодически используют УПД, это не обязывает их применять этот документ во всех сделках. Исключение — сделки с маркированными товарами. При операциях с ними разрешено выставлять только электронный УПД.

УПД нельзя использовать вместо счета-фактуры при полной или частичной предоплате будущей отгрузки.

Ответим на вопросы и поможем подключиться к ЭДО

Подключиться

Почитать еще:

• Как работать с новым форматом УПД. Разбираем письмо ФНС
• Формализованные и неформализованные документы в ЭДО — Диадок
• УПД и счет-фактура — в чем разница