Хранение электронных документов

Что такое электронные документы

Это файлы, подписанные электронной подписью (ЭП). Являются оригиналами с юридической силой, распечатывать их не нужно. Часто компании переводят в электронный вид бухгалтерские и другие документы. Среди них товарные накладные, счета-фактуры и акты выполненных работ, а также договоры, доверенности и тому подобное. Работать с такими документами в системе ЭДО быстро и удобно.

Через ЭДО контрагенты обмениваются формализованными и неформализованными документами. Для первых налоговая утвердила обязательный формат — файлы с расширением XML и определенной структурой. Для вторых можно выбрать произвольный формат, например, DOC, PDF, JPEG. Система ЭДО Диадок поддерживает работу с теми и другими.

Подробнее о формах и форматах документов читайте в статье.

В веб-версии Диадока можно создавать документы:

• счет-фактура;
• накладная;
• акт;
• УПД.

При создании документа в редакторе есть возможность вносить и править данные.

Возьмем за пример накладную. Система предоставляет возможность изменить данные грузоотправителя и поставщика, заполнить информацию о грузополучателе и плательщике, добавить в список товары. Все изменения можно отменить и начать править заново.

Способы хранения электронных документов

Есть четыре основных способа, рассмотрим подробно каждый из них.

Внешние носители

Это диски или флешки. Способ считается малонадежным, так как носитель легко повредить, потерять или взломать. Также накопитель может со временем прийти в негодность или устареть.

Облачный электронный архив

База данных, которая позволяет хранить и обрабатывать документы в удаленном режиме. Требует стабильного интернет-подключения. Хранится на специальном сервере с паролями и настройками доступа для сотрудников, защищена от взлома.

Собственный электронный архив

Папка с файлами хранится на локальном компьютере, где сотрудники ищут и добавляют документы по правилам компании. Но безопасность этот способ не гарантирует: компьютер может сломаться, также можно случайно изменить или удалить файл, даже если сделаны настройки доступа.

Программы электронного архива

Защищенная информационная система электронного документооборота (СЭД) или специальное программное обеспечение (ПО) для автоматизированного управления архивом. Гарантирует защиту данных, характеризуется простотой и понятностью, позволяет сотрудникам самостоятельно работать с документами. Настраивается под потребности каждой организации.

Система ЭДО Диадок предлагает безлимитное хранение и защиту нескольких копий документов, а также доступ к серверам только для конкретных сотрудников.

Сроки хранения электронных документов

Срок хранения архивных электронных документов не отличается от срока для бумажных документов. Он начинается с 1 января после года, когда документы в последний раз включались в бухгалтерскую отчетность (п. 2 ст. 21.1 ФЗ № 125-ФЗ). Компания сама несет за это ответственность.

Законодательство разработало регламенты, которые определяют сроки хранения:

• первичные документы — пять лет;
• документы, относящиеся к сертификату электронной подписи, — пять лет;
• счета-фактуры — пять лет;
• налоговая отчетность и регистры налогового учета (поступление и расход денежных средств, справки 2-НДФЛ и т.п.) — пять лет;
• учетная политика — пять лет;
• квартальная финансовая отчетность — пять лет;
• годовая финансовая отчетность — 10 лет;
• реестры сведений о доходах физлиц — 75 лет;
• передаточные акты, пояснительные записки — постоянно.

Особенности хранения документов в электронном виде

Есть разница между отсканированной копией бумажного документа и электронным документом с юридической силой.

Оцифрованные бумажные документы, подвергшиеся перезаписи, рекомендуется хранить в формате PDF/A (п. 2.32 и 2.40 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Сканированные документы не имеют юридической силы, то есть при проверке ФНС представляется оригинал. В противном случае компания может быть оштрафована. То есть, даже если весь архив организации оцифрован, нужно хранить бумажные подлинники до истечения срока хранения, установленного законом.

Электронный документ подписывают с помощью ключа электронной подписи (КЭП), это оригинал и передается ведомствам по запросу. Со временем юридически значимые электронные документы не теряют силы, но возможны проблемы из-за того, что сертификат электронной подписи действует ограниченное время. 

Существует усовершенствованная ЭП с меткой времени, которая содержит информацию о действии сертификата на момент подписания документа и точном времени создания подписи. Когда документ заверяют такой подписью, время этого действия сохраняется на специальном сервере, и данные об этом включаются в информацию об ЭП. Если документы были подписаны неусовершенствованной ЭП, сведения запрашиваются в удостоверяющем центре, выдавшем сертификат. Это будет иметь юридическую силу.

В 2022 году Госдума планирует рассмотреть законопроект № 1173189-7, который касается изменений в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ. Законопроект предполагает, что появится возможность хранить дубликаты бумажных документов, обладающие юридической силой, в электронном виде. Бумажные оригиналы при этом можно уничтожать по истечении года. Также документы можно будет переподписывать, когда закончится срок действия сертификата ЭП. Третье важное изменение — право конвертировать документы можно передавать третьему лицу с соответствующими полномочиями.

Требования к хранению электронных документов

В 2015 году Министерство культуры РФ издало приказ № 526, в котором перечислены основные требования к хранению электронных документов. Однако законодательство не дает четких инструкций по поводу места хранения файлов. Использование современных технологий и переход многих организаций на системы электронного документооборота сделали возможным адаптацию требований под свои условия.

Рассмотрим главные принципы:

• Архив хранится на внешних носителях в двух экземплярах, например на двух флешках или дисках.
• Сохранность носителей и содержимого проверяется не реже, чем раз в пять лет. При повреждениях файлы переписываются на новый носитель в соответствии с требованиями ГОСТа. При этом документ можно перевести в другой удобный формат, если у организации есть средства, для того чтобы открыть и прочитать его.
• Файлы хранятся таким образом, чтобы исключить повреждение или утерю, а также защитить от нежелательного доступа.
• Копия в цифровом или физическом формате выдается по запросу. При необходимости ее заверяют КЭП или так, как этого требует бумажный документ.

К общим требованиям относятся читаемость документа и наличие необходимых идентификационных знаков. Ответственность за нечитабельный документ, а также за его утерю или несанкционированное использование лежит на владельце документа.

За сохранность документов в физическом архиве отвечает руководитель архива или глава организации, в электронном — начальник IT-подразделения.

При создании электронного архива составляется опись. Для каждого документа указываются:

• регистрационный номер;
• заголовок;
• дата создания;
• объем в мегабайтах;
• количество записей для баз данных на одном носителе;
• формат данных;
• состав текстовой сопроводительной документации при наличии.

Опись подписывает ответственный сотрудник с расшифровкой подписи.

Как уничтожать электронные документы

При уничтожении архивных электронных документов следует удостовериться в том, что закончился срок хранения и больше они не понадобятся. При этом создается документ, подтверждающий утилизацию.

Данные уничтожают, потому что их хранение требует материальных ресурсов. Например, диски или флешки нужно где-то разместить, тратить время на их проверку и перезапись.

Основные способы:

• Уничтожение носителей информации. Например, с использованием химических веществ, электромагнитного излучения, высоких температур или физического воздействия. Не рекомендуется выбрасывать накопители, так как в этом случае информация может попасть в руки злоумышленников.
• Удаление, форматирование или перезапись информации на носителе. Однако данные возможно восстановить, поэтому риск утечки информации высок. Этот способ подходит для уничтожении неконфиденциальных данных.
• Уничтожение путей доступа к информации Это действия, которые делают данные непригодными для использования или недоступными. Например, изменение или разрушение ключей шифрования, уничтожение каталогов, индексов или файловой системы, многократная перезапись ложной информации на носители.

Уничтожение должно быть санкционированным. Запрещено утилизировать документы, относящиеся к идущему или предстоящему судебному разбирательству. Уничтожать нужно все копии документов с соблюдением конфиденциальности информации.

Как выдавать электронные документы

Обмен документами с контрагентами или госорганами производится в электронном виде, распечатка не требуется. При предоставлении электронных документов учитывается следующее:

• Электронные счета-фактуры передаются только через оператора ЭДО (ст. 169 Налогового кодекса РФ, приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н).
• Чтобы налоговая приняла счет-фактуру, он должен быть оформлен в соответствии со специально разработанным форматом. Такие форматы утверждены для УПД, УКД, акта о расхождении по форме ТОРГ-2, товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта выполненных работ или оказанных услуг. Другие документы передаются в произвольных форматах (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Чтобы отправить электронные документы в госорганы, их можно выгрузить из Диадока. Налоговая инспекция принимает оригиналы и печатные копии со штампом электронной подписи.

Для передачи документа в ФНС файлы нужно найти в системе, скачать, выбрав «Документ с подписью», а затем загрузить в вашу систему интернет-отчетности.

Если вы пользуетесь системой Контур.Экстерн, то скачивать ничего не нужно, документы загружаются сразу из Диадока.

Чтобы обмениваться электронными документами с партнерами и клиентами, нужно договориться с ними и настроить обмен. В Диадоке этот процесс прост: найдите в поиске контрагента по названию или ИНН и отправьте приглашение. После подтверждения запроса можно начинать работу.

Подробнее об отправке электронных документов контрагентам, в ФНС или суд читайте в статье.

Как архивировать электронные документы

Электронный архив — это хранилище документов, в которое поступают файлы и раскладываются по установленным правилам. Файлы не портятся и не теряются, доступны к просмотру 24 часа в сутки.

Организации должны хранить оцифрованные бумажные документы так, чтобы соблюдались условия:

• файл можно открыть, прочитать и распечатать;
• файл доступен по ссылке;
• файл промаркирован для распознавания и поиска.

Для работы с электронным архивом требуется:

• отсканировать бумажные файлы;
• промаркировать документы по определенным критериям, например: серия, номер, дата и т.п.;
• настроить права доступа для сотрудников.

Хранить документы можно на физических носителях, однако со временем они могут прийти в негодность или устареть. Диадок предлагает безопасный способ хранения данных, которые не потеряются и не испортятся, как бумажные экземпляры.

Хранение документов в Диадоке

Документы в Диадоке хранятся без ограничений по объему. А получить доступ к нужному файлу можно даже после окончания оплаченного периода с помощью простого и расширенного поиска в ящике вашей организации. Диадок хранит электронные документы еще не менее пяти лет после прекращения действия лицензионного договора. Если вы сделаете запрос, документы будут удалены из системы раньше.

В локальном хранилище организации можно создать структурированный архив, настроить расположение папок и автоматическое распределение документов так, как удобно. Выгрузка также автоматизирована.

В сохранении документов поможет инструмент «Коннектор.Выгрузка». Он автоматически запускается, забирает документы из Диадока и помещает в архив. Папки можно сформировать по таким критериям, как годы, названия контрагентов и тип документа, а также любым другим.

При обмене электронными документами с контрагентами через систему ЭДО Диадок файлы сохраняются на разных серверах компании-разработчика. Доступ к документам открыт в любое время, а поиск не вызовет сложностей.