Электронное делопроизводство

Все больше российских компаний переходят на электронные документы. Они не тратятся на пересылку и бумагу, а подписанные договоры получают в течение рабочего дня. В статье расскажем о принципах электронного делопроизводства, выгоде от его внедрения и о том, как выбрать систему электронного документооборота.

Обменивайтесь любыми видами документов с помощью Диадока

Подключиться

Что такое делопроизводство и в чем его суть

Повседневную работу организации сопровождает большое количество документов: приказы, распоряжения, договоры, акты приемки и отчеты для контролирующих органов. Чтобы обеспечить непрерывную деятельность компании, нужно налаженное делопроизводство.

В общем смысле делопроизводство — это обмен информацией с помощью документов. Как внутри организации, так и между контрагентами. Обработать входящие письма, согласовать договор или принять сотрудника на работу — все это реализуется в процессе делопроизводства.

Делопроизводство состоит из трех этапов:

1. Документирование — создание и обработка документации.
2. Документооборот — обмен информацией с партнерами или между сотрудниками.
3. Архивное дело — учет и хранение документов.

От того, насколько грамотно выстроен этот процесс, зависит скорость принятия решений и реагирования на изменения.

В крупных организациях согласование приказа может занять несколько дней, а сбор документации с дилерской сети — целый квартал. Так, к примеру, было у российского представительства компании KIA. Если на одном из этапов с документом что-то случится, то организация потеряет время и может получить штраф от контролирующих госорганов.

Что такое делопроизводство применительно к электронному документообороту

Онлайн-документооборот помогает вести бухгалтерский учет и ускорять движение документа. Например, чтобы заключить договор с нестандартными условиями, менеджер отдела продаж должен согласовать документ с руководителем и юрслужбой перед отправкой клиенту. В тех организациях, где используют электронный документооборот (ЭДО), этот процесс занимает меньше часа.

Цифровое делопроизводство позволяет отслеживать изменения статусов документов. Благодаря этому известно, кто уже подписал договор или акт, а кто еще нет. Понятно, куда направят файл дальше и сколько итераций осталось пройти.

Иногда нужно найти документ, который давно лежит в архиве. Так случается, когда возникают судебные споры между двумя предприятиями или поступает запрос от контролирующих органов. Если компания подключена к одному из операторов электронного документооборота, то файл можно найти в сервисе ЭДО за пару кликов. При бумажном делопроизводстве сбор нужных сведений занимает больше времени.

Выберите самый выгодный тариф и откройте все возможности ЭДО с Диадоком

Подключиться

Чем автоматизация документооборота отличается от делопроизводства

Действенный способ ускорить делопроизводство — автоматизация документооборота. Чаще всего автоматизируют создание, обработку и отправку бухгалтерских документов.

Системы ЭДО дают возможность однократно настроить маршрутизацию входящих документов, а также упростить регулярные действия. Это удобно — скорость обработки, загрузки и анализа документов растет, а полученные файлы не нужно распечатывать. Например, за то время, пока бумажный договор только начнет проходить этапы согласования, электронный будет уже готов. При этом документы обладают юридической силой, а значит, принимаются государственными органами и в суде.

Так, компании FESCO удалось автоматизировать документооборот, сократить сроки подготовки и повысить скорость обработки документации, уменьшить расходы на делопроизводство и увеличить производительность менеджеров.

На некоторых предприятиях автоматизирована только часть делопроизводства. Например, с контрагентом работают в ЭДО, а приказы и распоряжения руководителя по-прежнему печатаются на бумаге. Это замедляет работу компании.

Выгоды от организации делопроизводства в электронном виде

Переход на безбумажный документооборот как внутри компании, так и при взаимодействии с контрагентами позволяет минимизировать риски ошибок в оформлении документов, своевременно предоставлять отчетность в контролирующие органы и ускорить обработку большого количества бумаг.

О том, почему компании выбирают ЭДО, рассказывали на конференции DiadocDay

Какие еще выгоды от делопроизводства в электронном виде получает бизнес:

Ускорение документооборота. Чтобы выставить счет или ознакомить сотрудников с приказом, не нужно ждать несколько дней. Отправить документ можно парой кликов. Адресат получит уведомление и сразу же поставит свою электронную подпись.

Безопасность данных. Доступ к файлам получают только одобренные сотрудники, а передача происходит по зашифрованному каналу. Это исключает утечку конфиденциальной информации.

Экономия на помещениях для архива. Электронные документы не занимают физического места и хранятся на защищенных серверах оператора ЭДО. Доступ к ним открыт онлайн из любой точки мира.

Автоматизация процессов. Сотрудники смогут заниматься полезной работой вместо рутины, когда им приходится вручную сортировать и регистрировать полученные документы, сканировать, печатать и упаковывать конверты для передачи курьеру. Шаблонные процессы возьмет на себя сервис.

Клиенты Контура, которые пользуются электронным документооборотом, отмечают, что им удается практически полностью отказаться от использования бумаги и снизить риски при взаимодействии с контрагентами.

Например, компании Kari требовалось обмениваться информацией между торговыми точками и контрагентами, а также вести документооборот с арендодателями, службами доставки и маркетплейсами. Если документ по пути к получателю терялся, то его необходимо было выпускать заново. Это задерживало оплату счетов.

После перехода на ЭДО 73% документации в компании оформляется в электронном виде. Это помогло сократить цикл документооборота с недели до одного-двух дней и уменьшить затраты на ручную сортировку входящих.

Попробуйте ЭДО

Оцените преимущества электронных документов в Диадоке

Подключиться

Виды систем электронного делопроизводства

Для работы с внутренней документацией используются системы электронного документооборота. Они позволяют обмениваться корпоративными приказами, протоколами и другими организационными документами между сотрудниками и руководством компании.

Такие системы отличаются возможностями и способами реализации. Их можно разделить на две большие группы: автоматизирующие отдельные процессы и универсальные.

Первые облегчают выполнение конкретного круга задач — ведение бухгалтерской документации, построение маршрутов документов в компании или обеспечение работы кадрового отдела. Вторые дают больше возможностей, но требуют настройки под конкретную фирму.

В зависимости от задач, системы электронного документооборота могут предусматривать перевод всех документов в электронный формат и обеспечивать их архивацию, доступ к совместному редактированию файлов, управлению движением.

Кроме того, системы электронного документооборота бывают коробочными, индивидуально разработанными и комбинированными. В отдельной статье собрали больше информации о том, как внедрить систему и работать в ней.

Для обмена документами с контрагентами применяются сервисы ЭДО — например Контур.Диадок. Такие системы отличаются функциональностью, наличием роуминга и дополнительных возможностей, уровнем безопасности и другими параметрами. Ниже рассмотрим, на какие критерии стоит ориентироваться при выборе сервиса онлайн-документооборота.

Выбор сервиса электронного делопроизводства

Прежде всего нужно определить круг задач, которые будет решать сервис ЭДО. Сравните предлагаемые продукты на рынке по следующим пунктам:

Возможности сервиса. В числе стандартных опций — получение и отправка, согласование и подписание, поиск и хранение документов. В Диадоке история изменений фиксируется в протоколах файлов, а объем хранимых документов и число пользователей не ограничены. Для документооборота с пользователями других сервисов ЭДО действует роуминг, часто — автоматический.

Диадок автоматически передает коды маркировки в Честный ЗНАК, позволяет выстраивать маршруты согласования, предлагает опции дополнительной, трехсторонней подписи, сверки взаиморасчетов и других действий.

Легкое подключение. Чтобы начать работу в Диадоке, нужно войти в сервис по сертификату электронной подписи и согласиться с условиями лицензионного договора. Подписание бумажного договора и оплата подключения не нужны.

Интеграция. Интеграция — это способ вести обмен электронными документами с контрагентами из учетной системы компании. Это снижает влияние человеческого фактора, ускоряет работу и не требует специального обучения сотрудников. Клиенты Диадока могут приобрести готовый модуль для 1С, который можно установить и настроить за 15 минут. Также возможна интеграция с помощью коннектора, методов API или Контур.EPR для SAP.

Узнайте больше о модуле для 1С в коротком видео

Наличие веб-версии и мобильного приложения. Если компании не нужна интеграция с учетной системой организации, веб-интерфейс и приложение для гаджетов упростят доступ в сервис и работу с документами. Руководитель и сотрудники смогут просматривать, согласовывать и подписывать документы в любое время и из любого места, где есть интернет.

Понятные тарифы. Пользователи Диадока платят только за исходящие, причем только за те, по которым завершен документооборот. Тарифы включают определенное количество документов, подключаются по предоплате и действуют до тех пор, пока не закончатся документы или срок действия пакета.

Доступная техподдержка. В Диадоке эксперты ЭДО на связи 24/7 в чате, по почте и телефону. Технические затруднения решаются в минимальные сроки. Пользователи избегают срывов сроков обработки и отправки документов.

Также следует узнать степень защищенности данных. Оператор Диадока — СКБ Контур — среди лидеров перечня ФНС действующих операторов ЭДО, а сам сервис неоднократно проходил независимую оценку информационной безопасности. В 2022 году компания «Информзащита» в очередной раз оценила степень защищенности серверов Диадока как высокую.

Работа с электронными документами в делопроизводстве

Отказ от бумажных документов в пользу электронных позволяет оптимизировать три основных этапа делопроизводства.

Прием электронных документов

При бумажном делопроизводстве полученные документы надо распечатать, зарегистрировать, рассортировать по папкам. Это занимает много времени. Вдобавок бумажные документы могут потеряться, либо ошибочно вложены не в ту папку.

В онлайн-документообороте регистрация и сортировка входящих, а также перенос данных при наличии интеграции с учетной системой происходят автоматически. Если настроена маршрутизация, то документы сразу отправятся в нужные отделы или к ответственным сотрудникам.

Хранение электронных документов

Бумажные документы могут храниться в отдельном помещении, которое требует содержания, или в десятках папок в кабинете. Это осложняет поиск нужных данных, требует расходов на содержание и захламляет рабочее пространство.

В ЭДО все документы хранятся на защищенных облачных серверах, в Диадоке — минимум пять лет. Доступ к ним возможен даже без оплаченной подписки. Найти требуемый документ легко по названию, наименованию компании контрагента, дате, тегам и другим параметрам.

Управление движением документов

В стандартном делопроизводстве каждый этап движения документов необходимо контролировать. Курьер может задержаться, ключевого сотрудника не окажется на месте, бухгалтер забудет вовремя подписать и отправить документ — любой форс-мажор грозит проблемами с контрагентами и штрафами от госорганов.

В электронном документообороте направить пакет документов по маршруту можно в несколько кликов. На каждом этапе легко отслеживать статус документа и чья очередь работать с ним.

Начать работу в Диадоке легко. В этом поможет наша мини-видеоинструкция

Переход на электронное делопроизводство дарит бизнесу много преимуществ. Компании сокращают расходы и освобождают сотрудников от рутины, увеличивают производительность труда и становятся более конкурентоспособными.

Поможем начать работу в Диадоке

Отправьте свой первый электронный документ

Подключиться