Что такое электронный документооборот — Диадок

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Что такое ЭДО? Электронный документооборот между организациями. Как это работает?

Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.

Для чего нужен электронный документооборот компаниям:

  • уменьшить количество бумажных документов в офисе;
  • сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива;
  • снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;
  • уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;
  • избавиться от потерь документов и необходимости выставлять их заново.