Электронный документооборот (ЭДО) между организациями — возможность сторонам обмениваться юридически значимыми электронными документами. Как это работает? Можно ли обмениваться скан-образами документов? Как составить соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО? Разберем подробнее в статье.
В этой статье:
- Что такое электронный обмен документами между предприятиями
- Обмен документами в виде скан-образов
- Схема работы электронного документооборота между организациями
- Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
- Возможности Диадока в организации электронного документооборота между компаниями
- Вопрос-ответ

Подключайтесь к ЭДО с Диадоком
Ускорьте бизнес-процессы и сэкономьте на бумаге и доставке
Что такое электронный обмен документами между предприятиями
Обмен электронными документами — один из эффективных способов взаимодействия между бизнес-партнерами. Компании могут обмениваться договорами, актами, накладными, коммерческими предложениями по электронной почте или в системе электронного документооборота. Первый способ имеет ряд ограничений, которые рассмотрим позже.
ЭДО регламентируют нормативно-правовые акты и законы:
- 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
- 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
- 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
- приказы и письма ФНС,
- отдельные статьи Налогового, Гражданского и Арбитражного процессуального кодексов,
- постановления Правительства РФ и министерств.
Внутри компаний электронный документооборот регулируют положение и приказ об ЭДО, правила осуществления такого делопроизводства, инструкции и регламенты.
Основной элемент ЭДО — электронный документ. Его понятие дается в 149-ФЗ, где он определен как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Юридическую значимость электронным документам дает электронная подпись (ЭП). В 63-ФЗ указано, что ЭП бывают трех видов: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Только использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) гарантирует документации полную юридическую значимость без дополнительных соглашений и ограничений.
Кроме того, универсальные передаточные документы, товарные накладные ТОРГ-12, счета-фактуры, акты о расхождении ТОРГ-2 и акты выполненных работ или оказанных услуг должны обладать обязательными реквизитами и соответствовать утвержденным ФНС форматам. Остальные документы передаются в произвольных форматах.
В сервисах ЭДО документы сразу формируются, обрабатываются и передаются в электронном виде и не дублируются на бумаге. Отправка сведений по телекоммуникационным каналам связи ускоряет согласование и подписание, заключение сделок, получение оплаты, сокращает дебиторскую задолженность.
Посмотрите, как выглядят отправка и получение документа в Диадоке. Возможности сервиса показали на конференции DiadocDay:
Также среди преимуществ систем ЭДО:
- Снижение непроизводственных расходов. Бумажный документооборот предполагает затраты на канцелярию, расходные материалы, печать, доставку, содержание архива. ЭДО сокращает эти траты в разы и окупается за счет большей производительности труда.
- Оптимизация рабочего процесса. Электронные документы не нужно распечатывать, сканировать, отправлять почтовой или курьерской службой, относить в архив. Не придется и долго искать в хранилище нужный договор. Это ускоряет поставки, приемку товара и получение закрывающих актов.
- Контроль делопроизводства. Статус бумажной документации невозможно точно отследить: она может затеряться в процессе долгих согласований, пропасть по пути к адресату или случайно оказаться в другом подразделении. В системе ЭДО пользователи видят состояние каждого документа. Это помогает сотрудникам соблюдать дедлайны, а руководителям — оценивать исполнительность коллектива и оперативно обрабатывать данные.
Организации выбирают электронный документооборот из-за его удобства. Также на их решение влияют общий тренд на онлайн-работу, законодательные изменения и массовое подключение контрагентов. Об этом рассказывали эксперты на конференции DiadocDay 2022:
Сервис ЭДО Контур.Диадок проводит форматный контроль для формализованных документов. Благодаря корректному заполнению исчезает потребность в изменениях и новом круге документооборота с бизнес-партнером.
Для того чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентом, сперва следует договориться с ним об этом. В этом поможет письмо о переходе на ЭДО, которым можно передать бизнес-партнеру соответствующее предложение. Укажите в обращении законодательную возможность ЭДО, отметьте преимущество цифрового делопроизводства перед бумажным, сообщите о том, как контрагенту внедрить ЭДО.
Также потребуется:
- выбрать оператора и систему электронного документооборота, заключить соответствующий договор,
- приобрести сертификат электронной подписи, средство криптографической защиты,
- подключиться к сервису ЭДО, активировать ЭП,
- обучить сотрудников.
В Диадоке пользователи обмениваются любыми документами: формализованными счетами-фактурами, УПД, актами выполненных работ, неформализованными соглашениями, договорами, уведомлениями, претензиями. Приобрести КЭП можно в Удостоверяющем центре Контура.
Поможем с получением КЭП и внедрением электронного документооборота
Обмен документами в виде скан-образов
Компании могут обмениваться документами в виде скан-образов — цифровых версий бумажных документов. Они создаются путем сканирования оригиналов и сохраняются на компьютере или флеш-накопителе в виде изображения формата pdf, jpg или png. С этого начинался онлайн-документооборот между организациями, когда появились первые почтовые сервисы.
У обмена документацией в виде скан-образов есть плюсы. Для него не нужны специальные программы, оплата услуг — документооборот происходит по электронной почте. Однако недостатки существенны:
- Небезопасная передача данных. Сведения в результате взлома почты могут быть перехвачены мошенниками или конкурентами. В системе ЭДО это невозможно, ведь передаваемые данные шифруют, а доступ к файлам открыт только для конкретных сотрудников.
- Затраты трудовых ресурсов. Сперва работники создают и оформляют бумажный документ, затем сканируют его, сохраняют на ПК или другом устройстве, заходят в почтовый сервис, отправляют нужному получателю. Контрагенту для работы с документом придется его распечатать, а при необходимости отправить обратно — повторить те же действия. С ЭДО сотрудники освобождаются от бумажной рутины и направляют силы на актуальные задачи.
- Низкая скорость документооборота. Потребность в распечатке и сканировании документов, а также дальнейшей работе с ними, как с обычными бумажными, замедляет процессы. В сервисе ЭДО получить, согласовать и подписать документ можно за пару минут.
- Спорный статус. Для того чтобы цифровая версия документа имела юридическую силу, ее нужно либо подписать КЭП, либо заключить между сторонами специальное соглашение о признании юридической значимости скан-образов. Документооборот в системе ЭДО Диадок обладает юридической значимостью без каких-либо оговорок, поскольку документы подписываются КЭП.
- Управленческие сложности. При передаче данных по email невозможно отследить получение документа, его статус. Файл может не дойти до адресата вследствие технического сбоя на почтовом сервисе или затеряться среди других писем. С ЭДО таких проблем нет: каждый этап согласования и подписания виден в системе и фиксируется в протоколе действий.
Из-за этих недостатков компании прибегают к обмену документацией в виде скан-образов в основном для передачи второстепенных данных, например необходимых для решения текущих хозяйственных задач. Нередко цифровые версии дублируют бумажные, когда оригинал отправляется путем почтовой или курьерской доставки.
В Диадоке документы имеют юридическую значимость, их можно представлять в контролирующие госорганы и суд. Благодаря хранению в единой базе вы сможете быстро находить и выгружать нужную документацию, не беспокоясь о конфиденциальности и безопасности данных.
Переведите документооборот с контрагентами в онлайн
Схема работы электронного документооборота между организациями
ЭДО между контрагентами происходит по схожей схеме. Сперва компания-отправитель создает первичные документы. Их можно сформировать прямо в сервисе электронного документооборота, загрузить с компьютера или отправить из учетной системы. Затем отправитель подписывает документы квалифицированной электронной подписью, и контрагент видит это в сервисе.
На этом этапе файлы проходят через оператора ЭДО — специальную организацию, которая предоставляет услуги по обмену данными по телекоммуникационным каналам связи. Оператор:
- проверяет действительность и подлинность сертификата КЭП,
- сверяет соответствие формата требованиям ФНС,
- фиксирует дату получения в подтверждении оператора,
- передает отправителю подтверждение даты получения, а получателю — подтверждение даты отправки,
- отправляет файл адресату.
Получатель видит переданный документ в личном кабинете сервиса ЭДО или сразу в учетной системе, если они интегрированы. Затем либо согласовывает и подписывает документ, либо отклоняет его. При необходимости отправитель вносит исправления и направляет корректирующий документ или создает новый и отправляет по той же схеме.

Для запуска ЭДО один его участник должен направить второму приглашение на обмен документами. В Диадоке это легко сделать в разделе «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты» — найти нужную компанию можно по названию или ИНН, доступна и массовая проверка. После того как партнер примет приглашение, он появится в разделе «Ваши контрагенты».
Контрагент может работать как в Диадоке, так и в системе ЭДО другого оператора. Во втором случае понадобится настройка роуминга. Есть два варианта:
- У Диадока настроен автороуминг с этим оператором. Подключение не будет отличаться от обычного — нажмите на кнопку «Отправить приглашение» рядом с наименованием контрагента и дождитесь принятия заявки.
- Автороуминг не настроен. Узнайте, с каким провайдером ЭДО работает контрагент, и проверьте, поддерживает ли Диадок с ним роуминг. Оставьте заявку на подключение и дождитесь настройки.
Если в разделе поиска отмечено, что контрагент не подключен к ЭДО, приглашение на обмен электронными документами можно направить на почту. Получателю придет письмо с информацией о приглашении и инструкцией по подключению к Диадоку.
Также на странице «Контрагенты» отобразятся организации, которые искали или уже приглашают вас. Запрос можно принять или отклонить одним кликом. Приглашения, отправленные вами, значатся в разделе «Ожидается ответ».

Обменивайтесь с контрагентами любыми документами в Диадоке
Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами
При переходе на электронный документооборот контрагенты могут заключить дополнительное соглашение об ЭДО. При обмене через систему ЭДО и использовании КЭП оно необязательно — для начала работы в Диадоке достаточно устной договоренности и подключения к системе. Это регламентируется законом 63-ФЗ «Об электронной подписи», где сказано: документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, являются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью, и обладают полной юридической силой.
Соглашение придется заключить, если:
- документооборот происходит вне сервиса ЭДО, например по email,
- применяется простая или неквалифицированная электронная подпись,
- контрагент настаивает на этом пункте.
Такой документ не имеет утвержденного бланка и заключается по общим правилам составления дополнительных соглашений.
Опишем, какие пункты следует внести в соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами:
- цель заключения договора, его стороны, их реквизиты,
- дата и место составления,
- разъяснение терминов и определений — ЭДО, электронная подпись, оператор ЭДО и других,
- предмет соглашения,
- права и обязанности сторон,
- перечень документов, которыми стороны будут обмениваться в электронном виде,
- порядок применения электронной подписи и ответственность за сохранность ключей ЭП,
- особенности хранения документации,
- нормативно-правовое обеспечение электронного документооборота,
- порядок разрешения споров,
- срок действия соглашения,
- порядок изменения договора.
Укажите в соглашении, что признаете электронные документы равнозначными бумажным. Это гарантирует документации юридическую значимость, что необходимо для хозяйственной деятельности и разрешения судебных споров.
В договоре можно прописать, что обмен электронными документами будет вестись без подключения оператора ЭДО. Но это несет в себе риски, касающиеся безопасности, конфиденциальности данных, разрешения конфликтных ситуаций, хранения информации. Кроме того, согласно приказу Минфина РФ 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур…», счета-фактуры разрешено передавать только через операторов ЭДО.
Соглашение о применении ЭДО можно сформировать самостоятельно или скачать образец. Подписать его стороны могут через Диадок сразу в электронном виде.
Соглашение об обмене электронной документацией — не единственный документ для перехода на ЭДО. Также потребуются:
- договор с оператором ЭДО,
- приказ о внедрении системы электронного документооборота,
- положение об ЭДО.
Если в электронный вид переводятся первичные документы, то, согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», необходимо внести изменения в учетную политику компании. Укажите возможность работы с электронной документацией, перечень документов, которые будут переходить в цифру, а также порядок их хранения и список сотрудников с правом подписи.
ЭДО в Диадоке отвечает всем требованиям законодательства, а СКБ Контур входит в список доверенных операторов ФНС
Возможности Диадока в организации электронного документооборота между компаниями
Система ЭДО Диадок помогает предприятиям быстро перейти на обмен электронными документами. В сервисе доступны разные опции для ведения ЭДО, что помогает настроить его под нужды учреждения, адаптировать под особенности бизнес-процессов. А главное — передавать данные быстро и безопасно.
В рамках ЭДО между организациями в Диадоке можно:
- Создавать и безопасно отправлять документы.
Электронный документ в Диадоке можно добавить с ПК, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Во встроенном редакторе есть подсказки для корректного заполнения документа, а перед отправкой Диадок проведет форматный контроль. Передача данных происходит по зашифрованному каналу, а КЭП гарантирует неизменность информации после подписания.
- Распределять входящие документы.
В Диадоке можно настроить маршрутизацию для поступающей документации. Документы могут перенаправляться в зависимости от указанных КПП или грузополучателя или уходить в назначенное подразделение. Также доступна опция, когда контрагент сам выбирает нужное подразделение вашей компании.
- Хранить документы.
В Диадоке файлы хранятся на нескольких серверах, так что потеря данных исключена. При этом документы отражены в единой информационной базе, в которой можно за два-три клика найти требуемый акт или накладную. Это упрощает взаимодействие с поставщиками, клиентами и сдачу отчетности за год.
Также в Диадоке есть сервис для автоматизации процесса сверки взаиморасчетов — модуль Взаиморасчёты. С его помощью контрагенты могут сопоставлять акты сверки, выявлять расхождения и процент сходимости. Модуль представлен в двух решениях: веб-версии, работающей в любом браузере, и интеграционного модуля для 1С.
Для упрощения сверки нужно:
- загрузить акты сверки (при выборе модуля для 1С система автоматически заполнит акты по информации из учета),
- подождать несколько минут — модуль сопоставит данные, проверит корректность расчетов, выявит разногласия, зафиксирует задолженности,
- получить готовые акт сверки и протокол расхождений.
Документы подписываются в Диадоке КЭП и хранятся в архиве сверок. В Диадоке вы сможете поделиться результатами с контрагентом.
Для работы с электронными документами в учетной системе предприятия в Диадоке есть разные интеграционные решения:
- Модуль для 1С. Позволит обмениваться документацией с контрагентами или удаленными подразделениями организации из интерфейса 1С. Сведения будут автоматически переноситься из документов в 1С, что избавляет от ручного ввода, а значит, ошибок и расхождений.
- Диадок.Коннектор. Интегрирует Диадок с любой информационной системой, даже если у вас собственная разработка. Автоматизирует ручной труд при загрузке, выгрузке и других операциях с документами, допускает массовые действия. Лучше всего подходит для больших объемов документооборота.
- API Диадока. Предназначен для разработки собственного интеграционного решения. Ключ API даст возможность выполнять операции с электронными документами из вашей учетной системы.
С помощью дополнительной функциональности Диадока вы сможете настроить международный ЭДО, обмениваться своими типами документов, использовать шаблоны, дополнительную и трехстороннюю подпись. Все это поможет упростить бизнес-процессы, ускорить обработку потоков документации, улучшить сервис передачи закрывающих документов и повысить лояльность партнеров.
Внедрение электронного документооборота между организациями сделает сотрудничество более комфортным. ЭДО помогает не допускать ошибок, что выгодно скажется на взаимодействии с контрагентами и позволит избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
Подберем интеграционное решение и наладим обмен электронными документами
Вопрос-ответ
Электронный документооборот (ЭДО) между предприятиями — обмен юридически значимыми электронными документами. Компании могут обмениваться договорами, закрывающими и другими документами через сервис ЭДО.
Электронные документы не нужно дублировать на бумаге. Поэтому, если компания использует ЭДО, вся работа происходит в электронном виде.
Компании сами выбирают способ ведения документооборота, однако некоторые процессы невозможны в бумажном виде. Например, работать в Национальной системе прослеживаемости или с маркированным товаром можно только с помощью ЭДО.
В договоре можно прописать условия обмена электронными документами. Если договор уже составлен, понадобится создать дополнительное соглашение о переходе на ЭДО и подписать его с двух сторон в электронном виде.