Письма, предложения, уведомления, соглашения, приказы для перехода на ЭДО

Внедрение электронного документооборота в работу компании упрощает бизнес-процессы: освобождает сотрудников от обилия бумаг, снижает административные расходы, ускоряет процесс получения, отправки, подписания документов. Но, как и для любого нововведения, на первом этапе ЭДО нужно обеспечить правовой базой. Документы понадобятся и для взаимодействия с контрагентами.

Особенности внедрения ЭДО

Электронный документооборот — система, которая позволяет компаниям наладить безбумажный обмен документами как внутри организации, так и с контрагентами. Систему организуют и внедряют операторы ЭДО — в частности, СКБ Контур. Они гарантируют техническую обеспеченность, безопасность документооборота, соблюдение законов.

Среди преимуществ перехода на электронный документооборот:

• упорядочивание процессов в компании: хранение документов в электронном архиве позволяет быстро находить нужное, а сам доступ к файлам открыт постоянно. Кроме того, система показывает текущий статус каждого исходящего файла;
• экономия времени: отправка, получение электронных документов в отличие от бумажных не займет больше нескольких минут. Так же быстро можно внести изменения и подписать документ;
• снижение затрат: электронные документы не нужно печатать, доставлять курьерами или почтой;
• повышение конкурентоспособности: оперативная доставка документов, а также снижение числа ошибок в них повышают лояльность партнеров.

Однако для внедрения ЭДО сперва понадобится подготовка внутри компании. Переход будет поэтапным. Начните с создания схемы документооборота внутри компании. Понимание, кто и как задействован в этой работе, как выстроен документооборот, где возникают потери, позволит при переключении на ЭДО оптимизировать бизнес-процессы.

Уже на основе этой схемы можно выбирать оператора и систему ЭДО. Первостепенным фактором станут предлагаемые технические решения. Так, в Диадоке можно выбрать из следующих вариантов:

• Веб-версия. Доступный, понятный способ работы с ЭДО. По формату он напоминает электронную почту, не требует специализированного программного обеспечения, подходит для организаций с небольшим трафиком.
• Модуль для 1С. Типовое коробочное решение для пользователей 1С независимо от масштабов бизнеса. Для работы с системой электронного документооборота (СЭД) нужно скачать модуль с сайта, установить и продолжить работу из привычного интерфейса учетной системы.
• Персональное решение. Диадок может быть интегрирован с любой учетной системой компании с помощью коннектора, средств API или готового интеграционного решения. Это избавит сотрудников от необходимости работать в разных программах, изучать незнакомый интерфейс.

Также для работы в СЭД необходимо получить электронную подпись, без которой документы не будут иметь официального статуса. Пользователи Диадока используют квалифицированную электронную подпись (КЭП). Она регламентирована законом, дает документам юридическую силу, позволяет взаимодействовать с контролирующими госорганами.

В Диадоке подключение к электронному документообороту займет минимум ресурсов. Для этого отправьте заявку с указанием, какие опции ЭДО нужны. Например, укажите, планируете ли двустороннюю отправку документов или достаточно только получать их от контрагентов.

Также уточните название, ИНН, КПП организации, оставьте Ф. И. О. ответственного лица и его контактный номер. Весь остальной процесс — от помощи при выборе решения до подключения и настройки системы — пройдет под контролем экспертов Контура.

Перечень документов, необходимых для перехода на ЭДО

Приказ о внедрении системы ЭДО

Внедрение системы ЭДО не изменит работу компании, а лишь оптимизирует бизнес-процессы. Однако для официального перехода на безбумажный формат необходимо выпустить приказ о внедрении системы электронного документооборота от имени руководителя организации и ознакомить с ним всех причастных сотрудников.

Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Формулировки приказа должны содержать:

• дату перехода на систему электронного документооборота;
• перечень нормативных документов по использованию системы. Это могут быть регламент ЭДО, порядок получения сотрудниками доступа, инструкция по обеспечению информационной безопасности;
• Ф. И. О. работников организации, которые получат доступ к СЭД, будут отвечать за ее внедрение и эксплуатацию;
• конкретные сроки, в которые пройдет обучение сотрудников.

В приказе могут быть разъяснены также иные нюансы, связанные с внедрением системы ЭД. Образец подобного документа можно найти в сети.

Положение об электронном документообороте

Для того чтобы объединить все акты, регламентирующие переход на систему ЭДО, рекомендуется разработать Положение об электронном документообороте. У него тоже нет утвержденного формата, поэтому пункты Положения определяет сама компания. В документ, также составленный от имени руководителя, можно включить:

• общие положения: предназначение Положения, дату начала его действия, порядок внесения изменений;
• термины, определения;
• сведения о системе электронного документооборота;
• порядок работы с СЭД: сферу применения, распорядок ввода документов в систему, правила работы, права, обязанности, ответственность сотрудников и другое.

С Положением также должны быть ознакомлены сотрудники организации, которые будут работать с системой.

Отдельного регулирования требует перевод в электронный вид первичных документов. Согласно № 402-ФЗ, необходимо внести изменения в учетную политику компании. В ней следует закрепить возможность работать с документами в электронном виде, а также обозначить порядок работы с СЭД. В частности, указать конкретный перечень документов, переходящих в электронный формат, способ обмена, порядок хранения, список сотрудников с правом подписи.

Переход на ЭДО с контрагентами

Внедрение системы ЭДО с контрагентами, даже если речь идет о крупных партнерах, не требует больших административных затрат или усилий. Для перехода на новый способ понадобится квалифицированная электронная подпись и подключенные к СЭД контрагенты.

Но для работы необходимо выбрать один из двух способов ведения ЭДО с контрагентами.

Прямой обмен документами

В этом случае подключать оператора электронного документооборота не потребуется. Компании будут обмениваться документами напрямую — через имейл. Первоначально нужно договориться об этом с контрагентами, заключив соглашение. Также следует обеспечить безопасность передачи данных и настроить соответствующее формату ФНС форматирование документов.

У этого способа ведения ЭДО есть одно ограничение: согласно Налоговому кодексу РФ, счета-фактуры можно передавать с применением КЭП и исключительно через оператора ЭДО. Передача документов в этом случае безопасна, гарантирована их подлинность и сохранность.

Обмен через оператора ЭДО

Такой обмен электронными документами будет регулироваться оператором, что открывает определенные опции. Клиентам и партнерам не придется заботиться о технологических аспектах ведения ЭДО, безопасности, утвержденных налоговой форматах для формализованных документов, фиксации событий, хранении документов.

Обмен документами через оператора электронного документооборота — наиболее эффективное, защищенное и удобное для регулярных бизнес-взаимодействий решение.

Как пригласить контрагента к ЭДО

Внутренний электронный документооборот помогает выстроить грамотные бизнес-процессы внутри компании. Внешний — настроить понятные, результативные отношения с контрагентами, а также наладить взаимодействие с госорганами. Изменения в законодательстве уже решили вопрос работы с регулирующими государственными структурами. 

Однако перейти на ЭДО с другими компаниями не всегда бывает просто. Возможных вариантов несколько:

• Контрагент работает с Диадоком. Для обмена документами понадобится отправить приглашение. Это можно сделать прямо в сервисе, открыв вкладку «Контрагенты» — «Поиск и приглашение».
• Контрагент подключен к другой системе. Для сотрудничества потребуется заполнить заявку на подключение роуминга и дождаться ее выполнения. С некоторыми операторами ЭДО у Диадока уже внедрена автоматическая настройка роуминга. В этом случае достаточно отправки приглашения.
• Контрагент не использует электронный документооборот. Компании-партнеру или клиенту можно предложить переход на обмен электронными документами.

Как сформулировать письма клиентам с просьбой подписать договор об обмене документами по электронному документообороту

Унифицированного формата такого письма-предложения нет. Поэтому в обращении можно в произвольной форме уведомить о переходе вашей компании на ЭДО, объяснить преимущества, написать о перспективах дальнейшего сотрудничества.

Рекомендуется упомянуть, что счета-фактуры, накладные, акты в электронном виде не требуют дублирования на бумаге. Также можно прописать:

• какими законами и нормативными актами закреплена возможность использования юридически значимых документов: № 63-ФЗ,  402-ФЗ, НК РФ и другие;
• что делать контрагенту, если он отказывается перейти на электронный документооборот или не имеет такой технической возможности.

Можно обозначить, к какой системе ЭДО подключена ваша организация. Если контрагент примет решение и обратится к тому же оператору, обмен документами в электронном формате будет организован быстрее. 

Если партнер уже сотрудничает с другим провайдером, специалисты настроят роуминговое соединение. Обычно процедура занимает не больше трех рабочих дней, но в некоторых случаях может потребоваться до двух недель. Многие операторы поддерживают автороуминг: он позволяет наладить обмен электронными документами между компаниями, подключенными к разным оператором, автоматически. 

В Диадоке приглашение работать в сервисе и соглашение о переходе на ЭДО можно отправить партнеру из системы напрямую. А эксперты сервиса готовы подробно рассказать контрагенту о работе с СЭД, возможностях и преимуществах такого формата работы.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

Для перехода с бумажного на электронный документооборот необязательно заключать соглашение с контрагентом. Как пример, начать обмен документами через Диадок можно после устной договоренности, подключения к системе и подписания лицензионного договора с оператором — СКБ Контур.

№ 63-ФЗ определяет: документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, являются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью, и обладают полной юридической силой. Дополнительные подтверждения здесь не требуются. Напомним: все документы в Диадоке как раз подписываются только КЭП.

Для взаимодействия с контрагентом все же требуется документальное подтверждение перехода на СЭД и детальное описание условий работы? Добавьте условия работы по ЭДО в действующий договор и составьте соглашение. В нем следует указать:

• термины и определения;
• предмет соглашения: согласие сторон на обмен документами в электронном виде, подписанными КЭП;
• формат документов, которыми будут обмениваться стороны;
• порядок работы с файлами, внесения изменений, применения электронных подписей;
• обязательства сторон и т.д.

К слову, подписать соглашение с контрагентом можно сразу в электронном виде через Диадок.

Договор с оператором ЭДО: главные условия

Для внедрения в ООО или в компанию другой организационно-правовой формы электронного документооборота необходимо заключить договор с оператором ЭДО. Именно он обеспечивает услуги телекоммуникационной связи. На этот пункт в программе перехода на ЭДО и составление документа следует обратить особое внимание, ведь в обязанностях оператора:

• обеспечение электронного документооборота: внутри компании, с контрагентами, госструктурами;
• консультирование по вопросам системы электронного документооборота;
• техническое сопровождение, оперативное устранение ошибок, сбоев.

Главное, что нужно учесть: провайдер должен иметь государственную аккредитацию в Федеральной налоговой службе РФ. Проверить оператора можно на сайте ФНС в разделе «Организации — операторы электронного документооборота».

Чтобы запустить обмен электронными документами в Диадоке, достаточно подписать договор в электронном виде или согласиться с размещенной на сайте офертой. После этого можно сразу приступить к работе в сервисе. 

Если пока не перешли на ЭДО, свяжитесь с нами. Эксперты подробнее расскажут о возможностях электронного формата и помогут подключиться к Диадоку. Если некоторые ваши контрагенты пока не перешли на безбумажный формат, специалисты Контура посодействуют в их активации.