Сверка взаиморасчетов — трудоемкий процесс. Нужно запросить акт у контрагента, сформировать собственный и внимательно проверить расхождения. Автоматизировать работу можно с помощью системы электронного документооборота. Разберем подробнее, как происходит сверка через ЭДО и для чего она нужна.
Что такое сверка и зачем она нужна
Сверка взаиморасчетов ― процедура, во время которой стороны сопоставляют финансовые операции за период и размер взаимных требований. Она служит подтверждением того, что в учете обоих партнеров все отражено верно, и помогает предотвратить разногласия при сотрудничестве в будущем.
Электронная сверка взаиморасчетов поможет избежать расходов на оформление и доставку документов
Сверка взаиморасчетов нужна, чтобы:
- Выявить ошибки в отражении хозяйственных операций. По расхождениям можно заметить, что компания не отразила вовремя реализацию товара в бухгалтерской программе.
- Уточнить размер задолженности. Если обе стороны имеют задолженность друг перед другом, они могут заключить соглашение о взаимозачете. Для этого предварительно нужно сверить сумму, которая будет прописана в соглашении.
- Подтвердить наличие долга и восстановить срок исковой давности. Если должник подписывает акт, течение срока исковой давности начинается заново (ст. 203 и 206 ГК РФ). Это означает, что продлевается период, когда компания может взыскать долг.
- Одобрить сделку, которую заключило от имени организации лицо, не имеющее на это полномочий. Если в накладной расписался сотрудник без доверенности, компания может подписать акт и тем самым признать, что этот сотрудник действовал в ее интересах. Вопрос заключения сделки неуполномоченным лицом рассматривается в ст. 183 ГК РФ.
- Провести инвентаризацию имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности, при реорганизации или ликвидации. О необходимости такой процедуры говорит Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34Н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности».
Чтобы быть уверенным в правильности исчисления и уплаты НДС, сверки взаиморасчетов недостаточно. Если организация стремится минимизировать налоговые риски, необходимо сверять счета-фактуры продавца и покупателя. При составлении акта можно выявить несовпадающие суммы по накладным, но не ошибки в конкретном счете-фактуре, например неверную ставку НДС.
Порядок и периодичность сверки не закреплены законодательно, они регулируются договором с контрагентом. Несмотря на то, что эта процедура необязательная, лучше проводить ее регулярно. Сверка обеспечивает достоверность ведения бухгалтерского и налогового учета, позволяет зафиксировать взаимные обязательства сторон.
Что такое акт сверки в ЭДО
Акт сверки ― двусторонний документ, который отражает движение товаров, работ, услуг и денег между партнерами. Это обобщающий регистр, его составляют на основании первичных бухгалтерских документов. Все данные, отраженные в акте, должны быть подтверждены накладными, универсальными передаточными документами, платежными поручениями.
Для акта сверки не существует единого формата, утвержденного законом. ФНС планирует утвердить его, в 2021 году она уже разработала проект соответствующего приказа. Это значит, что сейчас компании могут договориться с контрагентом и использовать произвольный формат. Когда формат акта утвердят, предприятия обязаны будут соблюдать требования налоговой службы.
Чтобы акт имел юридическую силу, его должен подписать руководитель или другое уполномоченное лицо. В ЭДО собственноручную подпись заменяет ЭЦП (электронная цифровая подпись).
Акт сверки в Контур.Диадоке
Компании, работающие с ЭДО, могут обмениваться актами сверки в электронном виде. Сама по себе возможность получить акт от контрагента через систему электронного документооборота не избавляет бухгалтера от необходимости сверять суммы и даты операций. Чтобы автоматизировать этот процесс, пользователи Диадока могут подключить дополнительный модуль Взаиморасчёты.
Бухгалтер загружает два акта, а модуль автоматически сопоставляет данные в них. Рассчитываются начальное и конечное скорректированные сальдо с каждой стороны, расхождение и процент сопоставленных строк. Модуль наглядно продемонстрирует причину расхождений: неточно сопоставленные операции выделяются другим цветом, а несопоставленные отображаются ниже остальных.
Сверка идет по трем параметрам: сумма, дата и номер. Это сокращает количество расхождений. Несопоставленные операции можно сгруппировать и проверить вручную. По результатам сверки формируются акт и протокол расхождений.
В актах выделены несопоставленные и неточно сопоставленные операции
У Взаиморасчётов есть веб-версия и решение для 1С. В веб-версии можно работать в браузере, выгружая в формате XLS акт, сформированный любой учетной системой, например SAP, MS Dynamics, Oracle. Решение для 1С позволяет проводить сверку прямо в интерфейсе программы без переноса данных.
Сверка в электронном виде экономит время, что особенно актуально для компаний, работающих с большим объемом документов. Модуль Взаиморасчёты автоматически учитывает сторно и корректировки, показывает расхождения и формирует итоговые документы.
Модуль Взаиморасчёты сверит операции в актах и найдет расхождения за несколько минут
Для чего используется акт сверки в электронном документообороте
Акт сверки в ЭДО используют, чтобы:
- Выявить дебиторскую и кредиторскую задолженность, чтобы сохранить средства компании.
- Ускорить проведение сверки. Чтобы сопоставить тысячи строк, хватит нескольких минут.
- Получить по итогам сверки юридически значимые документы с квалифицированной электронной подписью, которые примут налоговая и суд.
- Ускорить подписание и доставку документов. Подписание и отправка электронного акта происходят прямо в системе ЭДО.
- Навести порядок в учете. Автоматическое сопоставление сумм, дат и номеров документов исключает возможность ошибки из-за невнимательности.
- Сократить трудозатраты сотрудников. Бухгалтеру не нужно вручную формировать акт, искать близкие по значению суммы, проверять смежные периоды.
- Исключить риск утери документов. Они хранятся в электронном виде. Это не только обеспечивает сохранность, но и позволяет быстро найти нужный акт по названию, контрагенту, дате подписания.
- Гарантированно получить информацию о задолженности. Так как обмен электронными документами происходит через оператора, контрагент не сможет сказать, что потерял акт.
В чем отличия ЭДО от бумажного варианта
| Сверка на бумаге | Сверка через ЭДО |
|---|---|
| Оригиналы нужно отправлять почтой или курьером каждому контрагенту отдельно | Документы мгновенно отправляются прямо в сервисе. При наличии интеграционного модуля доступна массовая отправка |
| Нужно много времени на сопоставление операций | Более 100 действий бухгалтера выполняются за несколько минут |
| Бухгалтер сравнивает данные вручную | Расхождения выявляются автоматически и подсвечиваются для удобства пользователя |
| Акт подписывает личной подписью руководитель компании или лицо, имеющее доверенность | Акт подписывается КЭП (квалифицированной электронной подписью) |
| Нужно организовать и хранить бумажный архив | Документы хранятся на сервере оператора без ограничений по объему |
| Бухгалтер вручную формирует акт, протокол расхождений, отчет о расхождениях | Пакет документов формируется автоматически |
Как обмениваться актами сверки с контрагентами
После выявления и исправления ошибок часть операций в сверке может оказаться несопоставленной. Такая ситуация возникает, если контрагент не отразил некоторые операции в учете или допустил ошибки. В этом случае сверку необходимо отправить на доработку. Если в конечном сальдо сторон нет расхождений, акт отправляют на подпись контрагенту.
Пользователям модуля Взаиморасчёты не нужно ничего загружать на компьютер и искать адрес электронной почты. При наличии КЭП они могут отправить контрагенту акт сверки прямо из интеграционной или веб-версии.
Для доработки акта у контрагента тоже должен быть подключен модуль Взаиморасчёты. Подписать документы ваш партнер сможет в Диадоке, даже если модуля нет, но доработать сверку не получится.
Своевременно проведенная сверка позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете, споров с контрагентами. Так как эта работа может занять у бухгалтера несколько часов или даже целый рабочий день, компаниям сложно сверяться регулярно. К тому же приходится тратить время на запрос и пересылку документов по почте, когда в актах обнаруживаются расхождения.
Быстро и надежно обмениваться актами и другими документами можно с помощью системы электронного документооборота Диадок. С ЭДО вы будете получать достоверную информацию о расчетах с контрагентами оперативно.
Подключитесь к Диадоку, чтобы ускорить документооборот с партнерами
Можно отправить акт сверки контрагенту через Диадок без дополнительных настроек.
А дополнительный модуль Взаиморасчёты позволяет автоматизировать процесс проверки расхождений.
В Диадоке подписать акт сверки с расхождениями нельзя. Вам с контрагентом необходимо принять решение, каким образом вести документооборот. Например, можно отказать в подписи по этому акту сверки, указав в комментарии причину и в ответ отправить свою версию акта.