Сверки через ЭДО

Сверка взаиморасчетов — трудоемкий процесс. Нужно запросить акт у контрагента, сформировать собственный и внимательно проверить расхождения. Автоматизировать работу можно с помощью системы электронного документооборота. Разберем подробнее, как происходит сверка через ЭДО и для чего она нужна.

Что такое сверка и зачем она нужна

Сверка взаиморасчетов ― процедура, во время которой стороны сопоставляют финансовые операции за период и размер взаимных требований. Она служит подтверждением того, что в учете обоих партнеров все отражено верно, и помогает предотвратить разногласия при сотрудничестве в будущем.

diadoc

Электронная сверка взаиморасчетов поможет избежать расходов на оформление и доставку документов

Сверка взаиморасчетов нужна, чтобы:

  • Выявить ошибки в отражении хозяйственных операций. По расхождениям можно заметить, что компания не отразила вовремя реализацию товара в бухгалтерской программе.
  • Уточнить размер задолженности. Если обе стороны имеют задолженность друг перед другом, они могут заключить соглашение о взаимозачете. Для этого предварительно нужно сверить сумму, которая будет прописана в соглашении. 
  • Подтвердить наличие долга и восстановить срок исковой давности. Если должник подписывает акт, течение срока исковой давности начинается заново (ст. 203 и 206 ГК РФ). Это означает, что продлевается период, когда  компания может взыскать долг. 
  • Одобрить сделку, которую заключило от имени организации лицо, не имеющее на это полномочий. Если в накладной расписался сотрудник без доверенности, компания может подписать акт и тем самым признать, что этот сотрудник действовал в ее интересах. Вопрос заключения сделки неуполномоченным лицом рассматривается в ст. 183 ГК РФ. 
  • Провести инвентаризацию имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности, при реорганизации или ликвидации. О необходимости такой процедуры говорит Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34Н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности». 

Чтобы быть уверенным в правильности исчисления и уплаты НДС, сверки взаиморасчетов недостаточно. Если организация стремится минимизировать налоговые риски, необходимо сверять счета-фактуры продавца и покупателя. При составлении акта можно выявить несовпадающие суммы по накладным, но не ошибки в конкретном счете-фактуре, например неверную ставку НДС. 

Порядок и периодичность сверки не закреплены законодательно, они регулируются договором с контрагентом. Несмотря на то, что эта процедура необязательная, лучше проводить ее регулярно. Сверка обеспечивает достоверность ведения бухгалтерского и налогового учета, позволяет зафиксировать взаимные обязательства сторон. 

Что такое акт сверки в ЭДО

Акт сверки ― двусторонний документ, который отражает движение товаров, работ, услуг и денег между партнерами. Это обобщающий регистр, его составляют на основании первичных бухгалтерских документов. Все данные, отраженные в акте, должны быть подтверждены накладными, универсальными передаточными документами, платежными поручениями.

Для акта сверки не существует единого формата, утвержденного законом. ФНС планирует утвердить его, в 2021 году она уже разработала проект соответствующего приказа. Это значит, что сейчас компании могут договориться с контрагентом и использовать произвольный формат. Когда формат акта утвердят, предприятия обязаны будут соблюдать требования налоговой службы. 

Чтобы акт имел юридическую силу, его должен подписать руководитель или другое уполномоченное лицо. В ЭДО собственноручную подпись заменяет ЭЦП (электронная цифровая подпись). 

Акт сверки

Акт сверки в Контур.Диадоке

Компании, работающие с ЭДО, могут обмениваться актами сверки в электронном виде. Сама по себе возможность получить акт от контрагента через систему электронного документооборота не избавляет бухгалтера от необходимости сверять суммы и даты операций. Чтобы автоматизировать этот процесс, пользователи Диадока могут подключить дополнительный модуль Взаиморасчёты. 

Бухгалтер загружает два акта, а модуль автоматически сопоставляет данные в них. Рассчитываются начальное и конечное скорректированные сальдо с каждой стороны, расхождение и процент сопоставленных строк. Модуль наглядно продемонстрирует причину расхождений: неточно сопоставленные операции выделяются другим цветом, а несопоставленные отображаются ниже остальных. 

Сверка идет по трем параметрам: сумма, дата и номер. Это сокращает количество расхождений. Несопоставленные операции можно сгруппировать и проверить вручную. По результатам сверки формируются акт и протокол расхождений.
 

Акт сверки в Диадоке

В актах выделены несопоставленные и неточно сопоставленные операции 

У Взаиморасчётов есть веб-версия и решение для 1С. В веб-версии можно работать в браузере, выгружая в формате XLS акт, сформированный любой учетной системой, например SAP, MS Dynamics, Oracle. Решение для 1С позволяет проводить сверку прямо в интерфейсе программы без переноса данных. 

Сверка в электронном виде экономит время, что особенно актуально для компаний, работающих с большим объемом документов. Модуль Взаиморасчёты автоматически учитывает сторно и корректировки, показывает расхождения и формирует итоговые документы.

diadoc

Модуль Взаиморасчёты сверит операции в актах и найдет расхождения за несколько минут

Для чего используется акт сверки в электронном документообороте

Акт сверки в ЭДО используют, чтобы:

  • Выявить дебиторскую и кредиторскую задолженность, чтобы сохранить средства компании. 
  • Ускорить проведение сверки. Чтобы сопоставить тысячи строк, хватит нескольких минут.
  • Получить по итогам сверки юридически значимые документы с квалифицированной электронной подписью, которые примут налоговая и суд.
  • Ускорить подписание и доставку документов. Подписание и отправка электронного акта происходят прямо в системе ЭДО.
  • Навести порядок в учете. Автоматическое сопоставление сумм, дат и номеров документов исключает возможность ошибки из-за невнимательности. 
  • Сократить трудозатраты сотрудников. Бухгалтеру не нужно вручную формировать акт, искать близкие по значению суммы, проверять смежные периоды.  
  • Исключить риск утери документов. Они хранятся в электронном виде. Это не только обеспечивает сохранность, но и позволяет быстро найти нужный акт по названию, контрагенту, дате подписания. 
  • Гарантированно получить информацию о задолженности. Так как обмен электронными документами происходит через оператора, контрагент не сможет сказать, что потерял акт.

В чем отличия ЭДО от бумажного варианта

Сверка на бумаге Сверка через ЭДО
Оригиналы нужно отправлять почтой или курьером каждому контрагенту отдельно Документы мгновенно отправляются прямо в сервисе. При наличии интеграционного модуля доступна массовая отправка 
Нужно много времени на сопоставление операций Более 100 действий бухгалтера выполняются за несколько минут
Бухгалтер сравнивает данные вручную Расхождения выявляются автоматически и подсвечиваются для удобства пользователя 
Акт подписывает личной подписью руководитель компании или лицо, имеющее доверенность Акт подписывается КЭП (квалифицированной электронной подписью) 
Нужно организовать и хранить бумажный архив Документы хранятся на сервере оператора без ограничений по объему
Бухгалтер вручную формирует акт, протокол расхождений, отчет о расхождениях Пакет документов формируется автоматически 

Как обмениваться актами сверки с контрагентами

После выявления и исправления ошибок часть операций в сверке может оказаться несопоставленной. Такая ситуация возникает, если контрагент не отразил некоторые операции в учете или допустил ошибки. В этом случае сверку необходимо отправить на доработку. Если в конечном сальдо сторон нет расхождений, акт отправляют на подпись контрагенту.

Пользователям модуля Взаиморасчёты не нужно ничего загружать на компьютер и искать адрес электронной почты. При наличии КЭП они могут отправить контрагенту акт сверки прямо из интеграционной или веб-версии.
Для доработки акта у контрагента тоже должен быть подключен модуль Взаиморасчёты. Подписать документы ваш партнер сможет в Диадоке, даже если модуля нет, но доработать сверку не получится. 

Своевременно проведенная сверка позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете, споров с контрагентами. Так как эта работа может занять у бухгалтера несколько часов или даже целый рабочий день, компаниям сложно сверяться регулярно. К тому же приходится тратить время на запрос и пересылку документов по почте, когда в актах обнаруживаются расхождения. 
Быстро и надежно обмениваться актами и другими документами можно с помощью системы электронного документооборота Диадок. С ЭДО вы будете получать достоверную информацию о расчетах с контрагентами оперативно. 

diadoc

Подключитесь к Диадоку, чтобы ускорить документооборот с партнерами


ЭДО для маркетплейсов

Маркетплейсы стали удобным инструментом продаж, развития и продвижения бизнеса. Для работы с большинством торговых онлайн-платформ необходимо подключение к электронному документообороту. Рассказываем о крупнейших площадках и том, как настроить с ними взаимодействие.

Статусы в ЭДО

Электронные документы — это аналоги бумажных. Они позволяют вести с контрагентами юридически значимый электронный документооборот (ЭДО). Для удобства и отслеживания действий с документами в системе ЭДО Диадок существуют статусы. Рассказываем, что они означают.

Как изменится роуминг в Диадоке

Роуминг — одно из приоритетных направлений развития сервиса Контур.Диадок. Он позволяет организациям, подключенным к разным операторам ЭДО, обмениваться юридически значимыми документами. Расскажем, что нового появилось за последний год и какие планы по дальнейшему развитию роуминга.

ЭДО в Честном ЗНАКе

Государство принимает меры для контроля за оборотом товаров и борьбы с контрафактом. Для этого поставщики и покупатели передают данные в единую систему маркировки. В статье рассказываем об обязательном переходе на маркировку в 2022 году для продажи некоторых категорий товаров. Также даем советы, как начать работать с Честным ЗНАКом через ЭДО. 

В чем разница между EDI и ЭДО

Чтобы экономить время и предотвращать дорогостоящие ошибки, многие компании переводят взаимодействие с партнерами в электронный вид. Обмениваться логистической, коммерческой и финансовой информацией онлайн им помогают системы EDI и ЭДО. Рассказываем, чем эти системы отличаются и что у них общего.