ЭДО в новых регионах: ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях

Все больше компаний оценивают преимущества электронного документооборота (ЭДО) для работы как с партнерами внутри страны, так и за рубежом. У бизнеса из новых регионов также есть возможность подключиться к оператору ЭДО и вести бизнес-процессы с помощью специальных сервисов. Рассказываем о преимуществах и возможностях электронного документооборота для компаний из новых регионов России.

Анна Крамаренко Эксперт по законодательству в команде Диадока

Мария Шевченко Эксперт по законодательству в команде Диадока

В этой статье:

Что такое ЭДО
Как подписывают документы в ЭДО
Преимущества электронного документооборота через оператора ЭДО
Какие шаги сделать бизнесу, чтобы перейти на ЭДО
Есть ли бесплатные сервисы ЭДО в ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях
Коротко об ЭДО в новых регионах

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это безбумажный обмен документами в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В рамках ЭДО организации обмениваются документами напрямую, например, по электронной почте или через аккредитованных операторов.

Электронный документооборот позволяет:

снизить расходы на почтовые и курьерские услуги;
ускорить согласование, подписание документов;
настроить маршруты движения документов;
снизить количество ошибок благодаря автоматизации процессов;
хранить документы в едином электронном виде;
легко находить нужные файлы с помощью фильтров;
отслеживать соблюдение сроков, выполнение сотрудниками задач;
обеспечивать своевременную и гарантированную доставку и получение документации;
создавать единое информационное пространство для сотрудников;
ограничивать доступ подразделений или работников к определенным файлам;
гарантировать конфиденциальность данных;
снижать объем бумажных документов в компании;
соблюдать требования законодательства. ЭДО обязательно при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами. Работа с маркированными товарами регламентируется постановлением Правительства от 04.05.2023 № 690, полный перечень нормативно-правовых актов для работы с прослеживаемыми товарами перечислен на сайте ФНС).

ЭДО может быть:

Для организации внутреннего делопроизводства компании — системы электронного документооборота (СЭД).
Для обмена документами с контрагентами.
Для обмена документами с госорганами. Например, у Диадока есть интеграция с ГосЭДО, которая позволяет обмениваться электронными документами с госорганами внутри самого сервиса.

Подробнее о ГосЭДО в статье

Как подписывают документы в ЭДО

Законом предусмотрено три вида электронных подписей (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ):

Простая электронная подпись (ПЭП) — используют при банковских операциях и для идентификации на сайтах.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — используют в документообороте внутри компании и внешнем электронном документообороте с контрагентами.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый защищенный вид электронной подписи. КЭП используют при взаимодействии с контрагентами для подписания любых видов документов и сдачи отчетности.

Подробнее о видах электронных подписей

Электронный документ, подписанный КЭП, по юридической силе не уступает бумажному, подписанному собственноручно (п.1 ст. 6 федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).. Если электронный документ подписывают ПЭП или НЭП должны соблюдаться два требования:

Нет законодательных противоречий для подписания документа таким видом подписей. Например, УПД или электронный счет-фактуру законодательно разрешено подписывать только КЭП.
Необходимо заключить соглашение с контрагентом о взаимном признании юридической силы этих подписей (п.2 ст. 6 федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). В соглашении следует указать, как проверять подлинность подписей, условия использования электронных подписей, как пользователю хранить ключ подписи в безопасности и процедуру идентификации подписанта.

Если организация использует КЭП, соглашение об ЭДО не требуется. Однако мы рекомендуем все же его заключить, чтобы избежать спорных ситуаций. Например, соглашение поможет подтвердить законность и юридическую силу электронных документов при возникновении судебных споров.

Найдите своих контрагентов и перейдите с ними на электронный документооборот

Подключиться

Преимущества электронного документооборота через оператора ЭДО

Когда партнеры договариваются самостоятельно обмениваться электронными документами, у них могут возникнуть трудности, например, обеспечение защиты данных при передаче документов. Если пользоваться услугами оператора ЭДО, то он выполняет задачи по шифрованию и сохранению целостности файлов во время их отправки.

В спорных ситуациях оператор ЭДО выступает независимой стороной. Также некоторые виды электронных документов вообще невозможно передать без участия оператора ЭДО. Например, счет-фактуру, универсальный передаточный документ и их корректировочные формы и исправления.

Оператор ЭДО — это специализированная аккредитованная ФНС компания, которая гарантирует безопасность передачи данных и юридическую значимость документов. В сервисах ЭДО предусмотрены удобные опции: папки с отправленными и полученными документами, поиск, справочник, инструменты для редактирования. В личном кабинете сервиса можно проверить статус документов — были ли они получены и подписаны контрагентом.

Подробнее о мифах об электронном документообороте

Какие шаги сделать бизнесу, чтобы перейти на ЭДО

Если организация решила перейти на ЭДО, важно организовать весь процесс и его документальное оформление.

Шаг 1. Проведите анализ документооборота: как происходит движение документов внутри организации и их отправка партнерам, кто ответственный на каждом этапе от оформления до подписания контрагентом.

Шаг 2. Решите, как будет организовано ЭДО: самостоятельно, например с помощью электронной почты, или с помощью оператора ЭДО.

Некоторые виды документов, например УПД или электронный счет-фактуру, можно подписывать только КЭП и передавать только через аккредитованных операторов ЭДО в установленном ФНС формате.

Шаг 3. Организуйте внутренние процессы. Получите сертификаты электронных подписей, чтобы подписывать и отправлять электронные версии документов. Составьте локальные нормативные акты, в них отразите переход на ЭДО: приказ о переходе на ЭДО, изменения в учетной политике компании, регламент работы с ЭДО. Обучите ответственных сотрудников работе с электронными документами.

Шаг 4. Подключите контрагентов: направьте приглашения к электронному обмену, если контрагент уже пользуется ЭДО. Или вместе перейдите на новый формат ведения бизнес-процессов — электронный документооборот.

Шаг 5. При необходимости заключите дополнительное соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО.

Есть ли бесплатные сервисы ЭДО в ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областях

Сервисы ЭДО должны соответствовать всем требованиям законодательства. Оператор электронного документооборота также должен иметь лицензии на предоставление телематических услуг связи, работу с сертификатами электронной подписи, шифровальными средствами (Приказ ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@).

Для поддержания законодательных изменений оператор должен:

передавать электронные документы в установленные законодательством сроки (для определенных категорий документов);
проверять актуальность сертификата электронной подписи в момент подписания документа;
формировать служебные документы, подтверждающие получение и отправку документов на всех этапах документооборота;
организовывать хранение документов, в соответствии с пользовательским договором;
выступать по запросу как третья сторона в спорных ситуациях;
направлять документы в государственные информационные системы о маркированных и прослеживаемых товарах.

Поэтому все сервисы ЭДО платные. Но для того чтобы бизнес мог оценить удобство работы в ЭДО, например, сервис Контур.Диадок предоставляет тестовый период — 25 исходящих документов на 30 дней. После окончания тестового периода тарифицируются только исходящие, а все входящие документы — бесплатно.

Подробнее о том, какие возможности дает ЭДО, и может ли он быть бесплатным

Коротко об ЭДО в новых регионах

ЭДО — безбумажный обмен документами по телекоммуникационным каналам связи. Компании выбирают наиболее подходящий вид электронного документооборота: с помощью оператора ЭДО или самостоятельно.

ЭДО сокращает расходы на почтовые и курьерские услуги, ускоряя процесс обмена документами, а также снижая количество ошибок за счет автоматизации.

Документы в ЭДО подписываются с помощью электронной подписи: ПЭП, НЭП или КЭП. В Диадоке все электронные документы подписывают самой защищенной электронной подписью — КЭП.

Для перехода на ЭДО необходимо провести анализ текущего документооборота, решить, как будет организовано ЭДО, оформить сертификаты электронной подписи, обучить сотрудников и подключить контрагентов. Переход на ЭДО организация должна зафиксировать в локальных нормативных актах и при необходимости подписать соглашение с контрагентами.