Kari — международная розничная сеть, лидер рынка повседневной обуви с 30 миллионами постоянных покупателей в России, Беларуси и Казахстане. У бренда более 1300 розничных магазинов, есть онлайн-магазин, также он представлен на маркетплейсах. Приоритетное направление развития компании — открытие гипермаркетов площадью от 700 до 2000 квадратных метров. 

Alternate Text

Задачи

Главная цель внедрения ЭДО — перевод всего бумажного документооборота с контрагентами в электронный вид. Для территориально распределенной компании с большим количеством магазинов это имело большое значение. 

У сети Kari множество сценариев взаимодействия с контрагентами: арендодателями, службами сопровождения, онлайн-магазинами и маркетплейсами. Самый массовый сценарий — обмен документами между торговыми точками и контрагентами. 

Каждый пакет документов на бумаге передавался в магазин почтовой или курьерской службой. После проверки и подписания экземпляр контрагента отправляли ему по почте, а экземпляр компании сканировали и загружали в учетную систему. Бумажный оригинал отправляли по почте в архив. Иногда документы терялись, их приходилось перевыставлять, в итоге оплаты могли задерживаться.

Перед Kari встали следующие задачи:

  • ускорить процесс обмена документами,
  • сократить риск несвоевременной оплаты счетов,
  • сделать документооборот прозрачным для всех участников,
  • снизить трудозатраты на пересылку большого объема документов,
  • перевести на ЭДО большинство контрагентов. 

Решение

При выборе оператора ЭДО компания ориентировалась на количество подключенных к нему контрагентов. В Kari считают, что это показатель надежности, функциональности и конкурентной цены. 

Поскольку в Kari планировали перевести весь документооборот в электронный вид, важно было выбрать стабильно работающий продукт, который можно менять под процессы компании. Диадок отвечал всем заявленным критериям.

Интеграция

Сотрудники Kari работают в системах 1C:Документооборот и 1С:Управление холдингом, а также отправляют документы контрагентам непосредственно из учетной системы Microsoft Dynamics AX. Для ведения ЭДО специалисты Диадока внедрили интеграционные решения: коннекторы и модуль для 1C. 

Интеграция началась в конце 2020 года, компания продолжает работу над расширением возможностей решения. Это сделано для того, чтобы максимально автоматизировать документооборот и сделать его удобным для пользователей.

Модуль для 1C

Для пользователя процесс движения документа начинается и заканчивается в системе внутреннего ЭДО, с которой ему привычно работать. Все статусы документа видны в системе 1С:Документооборот. Для корректного получения документов реализованы правила создания документов в 1С и сопоставление их реквизитного состава с реквизитами электронного документа. Это позволило сократить объем ручной работы при заполнении карточки документа в 1С и, соответственно, снизить процент ошибок.

Коннектор 

Со стороны информационных систем компании потребовались формирование и выгрузка документов в Диадок в согласованном формате. Решение Диадока обеспечило их принятие и отправку в соответствии с утвержденным ФНС форматом.

Для интеграции задействован Диадок.Коннектор трех типов: «Выгрузка», «Доставка» и «Бизнес-процесс». Исходящие документы проходят через коннектор «Доставка». Он загружает документы в Диадок, автоматически подписывает их и передает контрагентам. Также в Диадоке действует дополнительная проверка на соответствие формату перед подписанием и отправкой.

Коннектор «Выгрузка» для Kari помогает создавать архив и хранить все электронные документы без ограничения по сроку. Из Диадока выгружаются не только документы, но и дополнительные сведения: метаданные, файлы подписей и служебные документы. Структурированный электронный архив формируется в локальном хранилище.

Коннектор «Бизнес-процесс» помог наладить распределение документов по подразделениям. Для этого использована система тегирования. Теги — это специальные отметки в поле дополнительных сведений. Отправитель прописывает тег, коннектор считывает его и направляет документ в нужное подразделение. 

Выпуск электронных подписей

В Kari подключили корпоративный центр регистрации (КЦР) — инструмент для самостоятельного управления выпуском квалифицированных электронных подписей (КЭП). С КЦР выдача и продление электронных подписей в Удостоверяющем центре Контура проходит гораздо быстрее. Компания собирает заявки сотрудников, проверяет и подтверждает актуальность их данных, а затем направляет в УЦ. Это помогает быстро выпускать, продлевать и отзывать сертификаты КЭП.

Маркировка

В ассортименте сети представлена обувь, а этот товар обязательно нужно маркировать и отправлять сведения о его продаже в систему Честный ЗНАК. В Kari настроен сервис передачи сведений в Честный ЗНАК из электронных УПД. Диадок выступает в качестве шлюза — промежуточного звена между компанией и системой маркировки.  

Подключение контрагентов

При заключении долгосрочных договоров сотрудники всегда предлагают контрагентам переход на ЭДО. Чтобы привлечь партнеров к цифровому формату, поясняют им, какие преимущества те получат от нового способа работы. Кроме того, для контрагентов Kari создана специальная страница с инструкциями и памятками по обмену электронными документами.

Результаты

С Kari в 2021 году активно сотрудничают 3723 контрагента. Из них 44 % перешли на ЭДО.

Количество электронных документов составляет 73,5 %. За первые семь месяцев 2021 года компания провела в системе ЭДО 104 680 входящих документов и 68 063 исходящих. При этом количество входящих электронных документов увеличилось на 59 % по сравнению с июлем 2020 года.

С применением ЭДО в Kari удалось:

  • сократить цикл документооборота с недели до 1–2 дней,
  • исключить необходимость копировать и направлять бумажные оригиналы в центральное подразделение,
  • снизить риск несвоевременной оплаты счетов по договорам,
  • ускорить проведение оплаты счетов,
  • сократить затраты на ручную сортировку корреспонденции,
  • снизить количество ошибок при заполнении карточки документа в 1С за счет реализации правил создания в 1C и сопоставления реквизитов.

Развитие ЭДО

Компания планирует развивать интеграционные решения — внедрять доработки модуля для 1C и коннекторов для оптимизации бизнес-процессов. Упор идет на полную автоматизацию документооборота с контрагентами.

Контрагенты Kari хотят работать через ЭДО с филиалами в Казахстане и Беларуси. Сейчас в компании ждут изменений в законодательстве по части трансграничного ЭДО. Как только национальные ФНС будут готовы работать с такими системами, Kari планирует приступить к обмену электронными документами. В основном это будут документы, связанные с таможенными перевозками.

Еще один вектор развития для компании — электронные транспортные накладные (ЭТрН). Минтранс России диктует определенные условия для такого типа документов и работы с ними — электронные подписи должны быть у отправителя, водителя и получателя. Чтобы оставаться в одной экосистеме продуктов Контура, в Kari рассматривают работу с сервисом Контур.Логистика. 

Комментарии

Венер Сафин
Заместитель директора по ИТ в Kari

Мы за прогресс и прозрачность в обмене документами. Сеть Kari насчитывает более 1000 магазинов в России, Казахстане и Беларуси, при этом продолжает активное развитие. И такой рост масштабов не мог оставаться без изменений во внутренних процессах. Электронный документооборот через Контур.Диадок позволил ускорить и упростить обмен документами и структурировать процессы в компании.

Движение документов стало прозрачным — все статусы подписания сотрудники видят в учетной системе. Благодаря внедрению тегирования входящие документы автоматически отправляются в нужное подразделение и не требуют распределения вручную. Как итог ― мы добились существенного сокращения цикла документооборота, увеличения числа контрагентов, с которыми работаем через ЭДО, и повышения экономической эффективности.

Максим Вдовин
Ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов

Результат эффективного запуска проекта складывается из множества факторов. Слаженная работа различных департаментов Контура и Kari ― яркий тому пример. Нам удалось совместить разработку интеграционного решения и подключение бизнес-партнеров. Техническая реализация, а также активное привлечение контрагентов являются основополагающими инструментами на пути к масштабированию ЭДО.

Сеть Kari начала автоматизацию документооборота с исходящего потока, а сейчас запустила решение и для входящих документов. Это позволило добиться перевода в электронный вид более 70 % документооборота.

Еще истории успеха