90% документов в ГЦБиТ обрабатывают без участия человека

У ГЦБиТ есть клиенты и поставщики по всей территории России — от Калининграда до Владивостока. При этом компания оказывает услуги по всему миру.

Задачи

Внедрение электронного документооборота в ГЦБиТ началось в 2016 году. Тогда сотрудники компании ежедневно обрабатывали тысячи бумажных документов. С бумажным документооборотом затраты на отправку одного пакета документов без услуг курьеров составляли от 60 до 900 рублей.

Поскольку поставщики и клиенты компании расположены по всей России, актуальной была проблема доставки документов контрагентам. Чтобы ускорить процесс и удешевить документооборот, в ГЦБиТ приняли решение перейти на ЭДО.

Решение

Внедрение ЭДО помогло значительно упростить и сократить цикл обработки документов. В электронный вид были переведены все процессы, которые раньше существовали на бумаге.

Интеграция

В ГЦБиТ используют учетную систему собственной разработки. Интеграция с сервисом Контур.Диадок настроена с помощью API. Для обработки, получения и отправки документов в информационной системе был разработан отдельный модуль под требования компании. Он позволяет работать с документами в единой системе и привычном интерфейсе сотрудникам всех подразделений организации.

Учетная система компании роботизирована. В день роботы отправляют через ЭДО от 1800 до 5000 пакетов документов. В каждом пакете может быть до 30 документов. Прописанные настройки помогают автоматически формировать пакеты с учетом индивидуальных требований клиентов к электронным документам. В пакеты входят как формализованные, так и неформализованные документы. Наборы типов документов, которые входят в пакет, определяются договором. Также без участия человека обрабатываются входящие документы, на основании которых создаются первичные документы или запускаются бизнес-процессы. Общее количество обрабатываемых входящих документов — около 2000 ежедневно.

При необходимости доступ к электронному документу может получить любой ответственный сотрудник с нужным набором прав. ЭДО настроен в бухгалтерии, финансовой службе, коммерческом департаменте, юридическом и логистическом отделах.

Благодаря роботизированной внутренней системе были исключены ошибки при формировании документов. Кроме того, обеспечена непрерывная работа с большим ежедневным объемом, с которым сотрудники бухгалтерии не смогли бы справиться вручную.

В интеграционном решении сотрудники компании получают и отправляют как формализованные документы: УПД, УКД, акты, счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры, — так и десятки типов неформализованных. Среди последних акты сверки, отчеты агента, отчеты исполнителя, договоры, маршрут-квитанции железнодорожного и авиатранспорта.

Особенности проекта

Более 90% документов готовятся, обрабатываются и отправляются клиентам без участия сотрудников. Это возможно благодаря специальным методам контроля и механизмам формирования и обработки документов. Они реализованы в интеграционном решении компании.

В ГЦБиТ процесс обмена документами с каждым клиентом индивидуален. Это касается периодичности отправки, состава пакета и заполнения дополнительных полей документов. Чтобы обеспечить возможность автоматической загрузки у клиентов, в решении используются уникальные правила формирования пакета документов и набор дополнительных реквизитов. Например, в документы клиентов могут быть добавлены: блок финансового заказа, табельный номер, правила распределения затрат. Заполнение таких полей со стороны ГЦБиТ происходит автоматически при формировании документов.

85% всех электронных документов, которые компания получает от поставщиков, также проходят все необходимые проверки и заносятся в информационную систему без участия сотрудников. Подключение работников требуется только в случаях, когда документы не прошли проверку или требуют дополнительного согласования.

Сервис ЭДО Контур.Диадок позволил автоматически:

• Подписывать входящие формализованные документы после контроля и проверок со стороны системы.
• Передавать сотруднику те документы, которые не могут быть обработаны без участия человека.
• Уведомлять контрагентов о невозможности подписания документов с указанием причины.
• Формировать документы и отправлять их контрагентам в согласованный период с дополнительными реквизитами.

В сервисе были настроены журналы:

Состояния документов. Показывают статусы входящих и исходящих электронных документов.

Задач ответственных исполнителей. Содержат статусы документов и комментарии контрагентов.

Электронных документов. Позволяют задавать произвольные фильтры и видеть историю изменения статусов документов.

Также через ЭДО проводится работа с отчетами по отправленным и неотправленным документам с указанием сроков исполнения и причин неисполнения. Дополнительно доступна различная справочная и аналитическая информация.

Результаты

На старте внедрения ЭДО через систему проходило около 2500 документов в месяц. Теперь такое количество документов обрабатывается ежедневно, объем электронного документооборота вырос до 85 000 входящих и исходящих в месяц.

Статистика обмена документами с поставщиками и клиентами ГЦБиТ в сервисе Контур.Диадок показывает активный рост. Сейчас компания работает с 4500 контрагентами:

Поставщики. В 2020 году к ЭДО были готовы только 5% поставщиков, сейчас их количество увеличилось до 35%. К концу 2023 года компания планирует перейти на ЭДО с 45% поставщиков.

Клиенты. Больше 60% клиентов ГЦБиТ уже получают документы через Контур.Диадок.

К следующему полугодию компания планирует перевести на ЭДО 30% от общего числа контрагентов.

Ежедневно к электронному документообороту с компанией подключаются 3–5 новых организаций. Объем документов через ЭДО ежемесячно увеличивается на 5–6%. За первое полугодие 2023 года с помощью Контур.Диадока было передано 420 тысяч документов.

Переход на электронный документооборот помог компании:

• Ускорить сроки доставки документов на 90%.
• Уменьшить стоимость трудозатрат на формирование документов на 390 000 рублей ежемесячно.
• Сократить расходы на документооборот на 59%. Компания экономит на бумаге, картриджах и обслуживании принтеров.
• Создать доступный электронный архив, на поиск документа в котором уходит две минуты вместо 40 минут в бумажном.
• Снизить риск налоговых споров.

ГЦБиТ — победитель премии Контура «ПРО ЭДО» в области электронного документооборота. Награду вручают компаниям, которые показали значимые результаты от перехода на ЭДО. В 2022 году ГЦБиТ взяла первое место в номинации «Про оптимизацию: новый уровень технологичности и результатов» среди представителей среднего и малого бизнеса.

Комментарии

Ольга Кулагина


Компания ГЦБиТ — одна из первопроходцев в подключении к ЭДО. Интеграция роботизированной учетной системы компании с API Контур.Диадока позволила автоматизировать документооборот. Сейчас большая часть документов в ГЦБиТ обрабатывается роботом. Положительный эффект от перехода на электронный документооборот в компании становится заметнее год от года. Это отметило и независимое жюри премии «ПРО ЭДО», которое присудило организации победу в номинации «Про оптимизацию». Сейчас ГЦБиТ активно работает с контрагентами и успешно доносит мысль о том, что ЭДО — это удобно и выгодно.

Оксана Еленская


С ЭДО работники компании смогли проверять полученные документы и отправлять исходящие в несколько раз быстрее. Время на подготовку, отправку и получение документов сильно сократилось. Вырос уровень учетной и исполнительской дисциплины. Это повлияло и на комфорт клиентов — импорт документов в системы клиентов ГЦБиТ теперь занимает всего пару минут. Контрагент получает всю необходимую информацию, при этом компании не приходится привлекать к процессу сотрудников.