«Эколайн-Воскресенск» в четыре раза ускорил выставление счетов за вывоз мусора

«Эколайн-Воскресенск» — официальный региональный оператор по вывозу мусора в Воскресенском кластере Московской области. Обслуживает более миллиона жителей Воскресенска, Люберец, Жуковского, Бронниц, Раменского, Егорьевска, Шатуры и Рошаля. Входит в группу компаний «Эколайн» с двумя регоператорами и собственным заводом по переработке отходов.

В 2019 году в России прошла мусорная реформа, которая закрепила за каждой территорией одного регионального оператора. В его обязанности входит полный цикл обращения с коммунальными отходами, от сбора и транспортировки до утилизации и переработки. Действующие в зоне ответственности оператора юрлица обязаны заключить с ним договор на вывоз мусора и оплачивать услугу.

Задачи электронного документооборота

Упростить заключение договоров с контрагентами

Большая часть контрагентов компании «Эколайн-Воскресенск» — это потребители услуги. Мусорная реформа обязала их заключить договор на обращение с твердыми коммунальными отходами и предусмотрела штрафы за несоблюдение. Регоператорам в один момент понадобилось связаться с каждой действующей на их территории организацией и подписать соглашения. Удобнее всего это сделать в ЭДО: Диадок позволяет загрузить список ИНН и отправить приглашение в систему.

Ускорить выставление счетов на оплату

До перехода на электронный документооборот выставление счета растягивалось в среднем на 12 дней. Раз в месяц требовалось печатать документы по каждому пользователю услуги, отправлять их на подпись, ставить печать, упаковывать в конверт, регистрировать отправление на почте и ждать несколько дней отклика потребителя. При необходимости скорректировать начисления процесс мог растянуться еще больше.

Сократить затраты на документооборот

Бумажный документооборот — это неизбежные расходы на бумагу, картриджи для принтера, почтовые или курьерские услуги, необходимость хранить большой архив документов. А еще это труд менеджера, который может потратить время на более полезные дела: проконтролировать объекты, проверить начисления, обработать заявки на дополнительные рейсы.

Решение

Для более эффективной работы с контрагентами компания перевела большую часть абонентов на электронный документооборот. Заключенные в системе ЭДО договора и выставленные счета обладают юридической силой наравне с бумажными документами. В качестве оператора «Эколайн» выбрал Контур.Диадок с интеграцией в 1С специальным модулем. Компания дорабатывала систему собственными силами и внедрила в кратчайшие сроки.

В пользу такого решения сыграли:

• опыт взаимодействия с Диадоком, в том числе при работе на крупного заказчика со сложной корпоративной структурой;
• возможность получать и отправлять документы, не выходя из 1С;
• возможность массово отправить приглашение к ЭДО всем юрлицам, действующим в зоне регоператора;
• возможность настроить модуль с учетом доработок учетной системы, которая умеет подставлять в счета КПП обособленных подразделений;
• наличие роуминга с другими операторами ЭДО.

Доступ на работу в Диадоке имеют три сотрудника регоператора, включая бухгалтерию, которая обрабатывает входящие документы от поставщиков. Менеджерам обособленных подразделений оказалось достаточно доступа на просмотр.

Результат

Более 60% потребителей перешли на электронный документооборот с оператором. Оставшиеся потребители — преимущественно те юрлица, которые не хотят оплачивать вывоз мусора. Взаимодействие с ними, как правило, происходит через суд: оператор имеет право выставить счет по факту оказанной услуги и в дальнейшем истребовать оплату. 

Срок на выставление счета сократился до трех дней. В первые два дня месяца нужно провести начисления и проверить их. На третий день компания уже отправляет УПД и мгновенно получает отклик от получателя услуги. При необходимости так же быстро формирует и пересылает корректировки.

Сократились затраты на документооборот. Больше не нужно тратить деньги на печать договоров и счетов, платить курьерской службе за доставку и содержать на это штат сотрудников. Электронные документы гарантированно доходят до потребителя, всю цепочку перемещений видно в Диадоке.

Роман Акимов
Менеджер проектов направления ЭДО в Контуре

Для бизнеса ЭДО уже становится привычным, а иногда и обязательным элементом ведения бизнеса. Это как с деньгами — сейчас мало кто в B2B-сегменте рассчитывается наличными, все платежи оформляются электронно. Хотя лет 30 назад еще было не так. Поэтому бизнес правильно делает, когда переводит процессы документооборота в электронный вид — в ближайшем будущем это станет нормой.

Олег Нестеров
Руководитель группы разработки компании «Эколайн-Воскресенск»

Чем нам удобно работать в Диадоке? Нет дополнительной бумажной волокиты: мы в моменте понимаем, что выставили документы, быстро их отправили, мгновенно получили отклик. Это важно, потому что часть юридических лиц рассчитываются по факту и иногда требуется скорректировать начисления, например, если в конце месяца машина не смогла проехать из-за снегопада. ЭДО дает нам дополнительный временной лаг. Мы и клиентам объясняем, что так им будет удобнее и дешевле: они могут бесплатно получать наши документы в Диадоке или любой другой системе через роуминг. Постепенно убеждаем.