ОАО «Томскэнергосбыт» — крупнейший гарантирующий поставщик Томской области — осуществляет покупку и реализацию конечным потребителям электроэнергии на территории региона. Компания предоставляет услуги по реализации приборов учета, их комплексному обслуживанию, а также по разработке, организации и реализации энергосберегающих мероприятий. «Томскэнергосбыт» обслуживает более 400 000 физических лиц и 12 000 юридических лиц.
Задачи
Сделать доставку документов более удобной и оперативной
Компания доставляла документы потребителям — юридическим лицам либо курьером, либо путем передачи из руки в руки в операционном зале. Это вызывало неудобства у обеих сторон, в частности, тем, что процесс получался очень затратным по времени.
Исключить влияние человеческого фактора в процессе подготовки документов
При формировании документов вручную не избежать ошибок, так как даже самые внимательные сотрудники не могут обеспечить такой точности, как автоматизированный процесс. Каждая ошибка и ее исправление — это дополнительное время на работу с документом.
Сэкономить средства на бумажных документах
В среднем у каждого из 12 тысяч абонентов по два-три договора. По каждому из них компания ежемесячно готовит счет, счет-фактуру и акт. При бумажном документообороте значительные средства уходят на печать, обработку и доставку документов. В среднем ежегодные расходы на эти цели составляли более 8 млн. руб.
Решение
Для повышения эффективности работы с потребителями компания приняла решение о переходе на юридически значимый электронный документооборот. В результате проведенного конкурса выбор был сделан в пользу системы Контур.Диадок оператора СКБ Контур. Одними из решающих плюсов системы стали удобство в использовании и простота в освоении, а также то, что система позволяет легко находить контрагентов и отправлять приглашения для обмена электронными документами.
В процессе интеграции команда Диадока доработала коннектор для биллинговой системы компании, в котором настроили массовое подписание и отправка документов.
Внедрение продукта было реализовано силами партнера СКБ Контур — ООО «КУБ», которые оказывают техническую поддержку по возникающим вопросам, а также проводят обучение сотрудников по работе в Диадок.
Результаты
После перехода на Контур.Диадок всю работу с документами с легкостью ведет один сотрудник. Главными результатами перехода на ЭДО стали:
Комментарии
Алексей Булгаков
Технический директор ОАО «Томскэнергосбыт»
Для энергосбытовой компании характерны большие объемы исходящих ежемесячных документов. В системе Контур.Диадок предусмотрен форматный контроль: некорректно оформленные документы через нее просто не пройдут, поэтому нам удалось заметно снизить число ошибок. Через Диадок легко найти контрагентов, уже работающих в системе, и начать с ними электронный обмен документами. Самое главное, конечно, то, что электронный документооборот юридически значим и что он очень экономит нам время и средства. Электронные документы хранятся на защищенных серверах системы Диадок и сохраняют свою юридическую силу
Антон Прокопьев
Руководитель проектов ЭДО в энергосбытовой отрасли
Энергосбытовые компании, которые обмениваются документами через Диадок, в своих отзывах отмечают такие полезные преимущества ЭДО, как прозрачность, наглядность и доступность в любой момент всей истории документооборота с конкретным клиентом. – Абоненты имеют круглосуточный доступ к своим документам даже после окончания срока действия выбранного тарифа
