Kondrashov.Online — веб-студия из Екатеринбурга, которая занимается SEO-продвижением и разработкой сайтов. В числе клиентов компании не только российские, но и зарубежные проекты. За последние шесть месяцев количество клиентов студии выросло в полтора раза. Среди них торговые центры, промышленные предприятия и клиники.
Задачи
Компания работает с 200 клиентами. Для сокращения издержек, экономии времени на печать и доставку документов приняли решение перейти на электронный документооборот (ЭДО). Поскольку веб-студия уже работала в сервисе для предпринимателей Контур.Эльба, в качестве сервиса ЭДО был выбран другой продукт Контура — Диадок.
Решение
После покупки Диадока компания столкнулась с непониманием в коллективе: для чего подключать ЭДО. В студии провели презентацию сервиса, записали инструкцию по использованию для разных ролей, добавили задачи в регламенты работы сотрудников. На первых этапах проводили проверку использования сервиса. После полугода собрали обратную связь от сотрудников, и сервис был закреплен на постоянную основу.
В Kondrashov.Online используют веб-версию Контур.Диадока. Это удобное решение для малого бизнеса, в котором доступны все необходимые возможности работы с электронными документами.
Проектные менеджеры больше не испытывают проблем с документооборотом. Все документы можно быстро проверить, а их отправка занимает считанные секунды. Это позволяет в разы сэкономить рабочее время и использовать его для более важных задач.
Подключение контрагентов
Kondrashov.Online проявляет инициативу в переводе контрагентов на ЭДО. Для этого в компании реализовали несколько активностей:
- В печатных документах на оборотной стороне разместили приглашение к обмену через ЭДО, добавили его преимущества и QR-код для перехода в Контур.Диадок.
- Раз в квартал проводят коммуникацию с контрагентами, обсуждают переход на ЭДО.
- Запустили в работу регламент: после заключения договора с клиентом сотрудники должны проверять, подключен ли клиент к системе ЭДО.
Результаты
ЭДО экономит десять рабочих дней бухгалтера в месяц: семь на исходящий и три на входящий документооборот. За все время использования сервиса это больше 80 тыс. рублей в денежном выражении.
90% контрагентов обмениваются с компанией документами по ЭДО. Половину из этого числа удалось перевести на электронный документооборот за три года. Переход на ЭДО позволил доставлять контрагентам оригиналы актов выполненных работ прямо в день окончания этих работ.
Kondrashov.Online — победитель премии Контура «ПРО ЭДО — 2022». Это награда, которую получают компании за кейсы с самыми значимыми показателями перехода на электронные документы. Истории компаний оценивает независимое жюри, а победителей объявляют на торжественной церемонии. Компания Kondrashov.Online заняла первое место в номинации «Про активность: эффективное подключение контрагентов» в категории среднего и малого бизнеса.
Комментарии
Полина Гильфанова
Kondrashov.Online не только эффективно использует электронные документы для решения задач внутри компании, в частности экономит время и бюджет, но и продвигает идею ЭДО среди своих контрагентов. Такой подход помогает расширять применение онлайн-технологий. Чем больше компаний переходит на ЭДО, тем меньше бумажных документов приходится обрабатывать бизнесу.
Владимир Кондрашов
Электронный документооборот значительно сокращает как денежные, так и временные затраты в нашей компании. Все документы хранятся онлайн: они доступны с любого устройства и их невозможно потерять. Сотрудникам больше не нужно отправлять оригиналы документов почтой: упаковывать в конверты, идти в отделение, стоять в очередях. Мы планируем продолжать использовать Контур.Диадок и советовать переходить на ЭДО нашим контрагентам.
