«Универсальный Экспедитор» перевел 90% контрагентов на ЭДО всего за месяц

Компания подключилась к электронному документообороту два года назад. За это время удалось настроить маршруты согласования между 70 сотрудниками, адаптировать модуль для программы 1С под свои нужды и автоматизировать архивацию документов.

ООО «Универсальный Экспедитор» — федеральный логистический оператор, который организует контейнерные перевозки, оказывает услуги судового агентирования морского и речного флота, а также внутрипортового транспортно-экспедиционного обслуживания. За 2024 год грузооборот компании превысил 17 млн тонн груза. Организация входит в «Первую Портовую Компанию» — группу стивидорных и логистических предприятий, предоставляющих услуги в Балтийском и Черноморском бассейнах. Офисы и структурные подразделения «Универсального Экспедитора» расположены в морских портах и промышленных центрах — Москве, Санкт-Петербурге, Усть-Луге, Туапсе и Екатеринбурге.

Печать, обработка, доставка документов, а также организация архива отнимают много времени. Поэтому компания решила перейти на электронный документооборот — ЭДО, который должен освободить ресурсы сотрудников на более важные задачи.

Упрощение бизнес-процессов — не единственная причина отказа от бумажных документов.

Оксана Баранова
Руководитель группы по подготовке НДС и автоматизации отдела бухгалтерского учета ООО «Универсальный Экспедитор»

Основной целью перехода на ЭДО стало сокращение сроков согласования документов с контрагентами, получение оригиналов первичной документации и оплаты счетов. Удалось сократить разрыв по дебиторской задолженности, который составлял в среднем от 3 до 7 календарных дней. С переходом на ЭДО снизили расходы на постоянно дорожающие услуги экспресс-почты, картриджи для принтеров, бумагу, архивацию. Также освободили сотрудников секретариат от необходимости регистрационного учета входящей и исходящей первичной документации, формировании почтовых отправлений.

В целом процесс согласования документов у нас ускорился. Несомненным плюсом является автоматизация контроля согласования — в любой момент можно увидеть, на каком этапе согласования находится конкретный документ и сколько времени сотрудник затратил на согласование.

Мы начинали с организации работы со входящей и исходящей первичной учетной документации, а позже перевели на электронный документооборот и договорные документы.

До этого «Универсальный Экспедитор» пользовался услугами нескольких операторов ЭДО, каждое подразделение имело свои личные кабинеты. Вскоре команда приняла решение создать централизованную систему электронного документооборота на базе Контура Диадока. Типового решения не хватало — необходимо было адаптировать модуль для программы 1С под специфику нашей компании, организовать электронный архив и настроить гибкую систему согласований документов.

Задачу по согласованию документов удалось решить с помощью веб-версии Контур Диадока и маршрутизации. Выстроить маршруты согласования помог Коннектор «Бизнес-процесс». Также создали многоуровневую архитектуру подразделений — исполнители, отделы, управления, филиалы и головная организация. Такая структура позволила делать отбор по качественным характеристикам видов расходов и доходов.

Непосредственные исполнители на этапах согласования видят и работают только с документами тех контрагентов, которые за ними закреплены. При этом легко заменить сотрудника на период его отпуска или болезни. Замещающий сотрудник будет видеть свои документы и документы коллеги, к которым ему предоставляется временный доступ.

Коннектор «Бизнес-процесс» используется для маршрутизации по филиалам, автоподписания после всех этапов согласования, автоматического отказа в подписи и автоаннулирования, если контрагент по каким-либо причинам решил документы отозвать и запросить аннулирование. Неформализованные документы или документы новых контрагентов, за которыми еще не закреплен маршрут, можно поставить на маршрут вручную.

Остальные задачи решили с помощью доработок модуля Диадока для 1С. Команда сервиса настроила архивацию и работу с документами в удобном для пользователя формате. Клиент выгружает структурированный электронный архив на сервер — документы, подписанные с двух сторон, сортируются по контрагентам, месяцам и годам.

С подключением контрагентов к ЭДО сложностей не возникло. С помощью баннеров, автоматических рассылок и приглашений за месяц удалось перевести 90% старых партнеров на электронный документооборот. Пункт об обмене электронными документами теперь включается в договор перед началом работы с новым контрагентом. В год компания обменивается более 50 000 электронными документами.

Учитывая специфику международных транспортных перевозок и значительное количество операций с иностранными контрагентами-нерезидентами, следующий этап развития ЭДО в компании — переход к трансграничному ЭДО. Эта технология позволит обмениваться документами с иностранными контрагентами онлайн, сохраняя юридическую силу в обеих странах.

Роман Акимов
Руководитель группы поддержки законодательства и развития технологий ЭДО в Контуре

Когда 90% контрагентов подключаются к ЭДО за месяц — это уже не просто улучшение бизнес-процессов в компании, это вклад в развитие электронного документооборота в стране. Кейс демонстрирует, что переход на электронный документооборот реально осуществить быстро и эффективно.

Для нас важно выстроить процессы так, чтобы переход на ЭДО был максимально удобным для заказчика. В случае с «Универсальным экспедитором» мы настроили цепочку работы с документами — от маршрутизации до архивации — и помогли адаптировать модуль 1С для конкретных задач клиента. Такой подход позволяет компаниям видеть все плюсы электронного документооборота.