Байкал-Сервис перешел на электронный документооборот Диадок — Диадок

Байкал‑Сервис Байкал‑Сервис

Транспортная компания «Байкал-Сервис» — один из ведущих отечественных грузоперевозчиков. Обеспечивает быструю и удобную доставку сборных грузов по России и ближнему зарубежью (Республика Беларусь, Казахстан и Кыргызстан), оказывает услуги складской логистики. На рынке — 25 лет. На начало 2020 года у компании 110 филиалов по России и более 1,5 млн клиентов. Доставка осуществляется в более чем 150 тысяч населенных пунктов.

«Байкал-Сервис» — лауреат национальной премии «Грузовики и дороги» в 2019 году.

Alternate Text

Задачи

В компании нацелены придерживаться современного подхода при взаиморасчетах. Переход к электронному документообороту позволяет соответствовать ожиданиям клиентов и партнеров.

Другие задачи:

  • Увеличение скорости передачи первичных документов клиентам и, как следствие, сокращение сроков оплаты.
  • Отображение всех действий с исходящими документами.
  • Упрощение сервиса по предоставлению клиентам копий первичных документов за прошлые периоды.

Когда документооборот вели на бумаге, подготовка пакета документов занимала один-два дня. Документы отправляли по почте, клиенты получали их в течение одной-двух недель.

В работе с документами были полностью заняты четыре сотрудника центрального офиса и частично — по одному сотруднику в каждом из филиалов.

Решение

Основным критерием при выборе системы ЭДО стало количество контрагентов, подключенных к оператору СКБ Контур. Также в компании оценили прозрачную тарификацию исходящего трафика Диадока и пакетное предложение, соответствующее годовому объему документооборота.

Интеграция

Компания использует учетную систему 1С в нескольких нетиповых конфигурациях, поэтому во всех филиалах «Байкал-Сервиса» установили модули для 1С.

На первом этапе перехода на ЭДО специалисты Диадока настроили отправку первичных документов и выполнили доработку печатных форм акта с отчетом по страховке и отчета по страхованию грузов.

Второй задачей было добавление в уже существующий пакет документов экспедиторской расписки и страхового сертификата. Эти документы автоматически включаются в комплект с первичными документами для отправки клиентам.

Результаты

К системе ЭДО подключены все филиалы «Байкал-Сервиса». За первые три месяца работы в Диадоке передано 350 тысяч электронных документов. Приглашения о сотрудничестве приняли около 15 тысяч контрагентов.

  • Выгода от перехода на ЭДО — более 650 тысяч рублей за три месяца.
  • Отправка документов всем клиентам занимает меньше часа ежедневно.
  • Всего три сотрудника ведут работу с исходящим трафиком ЭДО по всем филиалам компании.

Комментарии

Сергей Поляев
руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК»

Мы остановили свой выбор на системе Контур.Диадок, поскольку большинство наших клиентов — около 85 % — работают с этим оператором. За короткий промежуток времени нам удалось наладить взаимодействие через Диадок с более чем 15 тысячами контрагентов, и их число постоянно растет.

Виолетта Примакова
заместитель финансового директора ООО «Байкал-Сервис ТК»

Мы стремимся отвечать ожиданиям клиентов и текущим IT-тенденциям в сфере взаиморасчетов, так как понимаем, что применение современных методов в этой сфере, безусловно, способствует повышению уровня лояльности наших клиентов.

Николай Женишек
руководитель сектора развития Диадока в центре по работе с федеральными клиентами СКБ Контур

Специфика оказания транспортно-логистических услуг подразумевает удаленность компании от ее клиентов. Еще одна отраслевая особенность — большое число контрагентов и внушительный объем документооборота.
Благодаря использованию готового модуля для интеграции с 1С удалось достаточно быстро запустить ЭДО в организации с годовым документооборотом в 3 млн документов. Возможности Диадока позволили автоматизировать обработку документов и формирование пакетов для отправки. Результатом стала экономия времени и ресурсов на почтовую доставку, а также снижение нагрузки на сотрудников.

Еще истории успеха