Ренессанс страхование — Диадок

Больше 8 тысяч контрагентов перевела на ЭДО «Ренессанс страхование»

«Ренессанс страхование» — один из крупнейших независимых страховщиков в России, услугами которого пользуется более 4 миллионов клиентов. Компания имеет многолетний успешный опыт внедрения инноваций. «Ренессанс страхование» создала ведущую независимую цифровую страховую платформу в России для всех ключевых сегментов страхования. Компания работает на рынке с 1997 года. Входит в топ-3 по выбору клиентов по данным опроса MASMI за 2022 год и занимает шестое место среди страховых компаний по объему премий за тот же год.

127 000
документов в год
8 400
контрагентов

Задачи

С помощью электронного документооборота (ЭДО) компания планировала:

  • Увеличить скорость обмена документами.
  • Сократить расходы на ведение документооборота.
  • Автоматизировать сдачу документов в электронный архив.
  • Высвободить рабочее время сотрудников.

Бумажный документооборот в каждом подразделении «Ренессанс страхование» был организован обособленно, под потребности конкретной службы. С помощью ЭДО планировалось упорядочить выстроенные процессы.

Решение

При выборе оператора и системы ЭДО «Ренессанс страхование» руководствовалась следующими критериями:

Надежность. Важно, чтобы данные передавались по защищенным каналам связи с четкой фиксацией каждого действия, произведенного с документом. Дополнительно должно быть организовано хранение данных на серверах оператора и бесплатный доступ к ним даже после окончания договорных отношений.

Удобный интерфейс. Сотрудникам должно быть интуитивно понятно, как работать в системе. Вся работа в системе должна быть максимально проста, без избыточных операций.

Возможности для интеграции. Компания планировала интегрировать сервис с учетными системами компании и обращала внимание на наличие API.

Популярность на рынке. Сервис должен быть известен среди российских компаний.

Наличие роуминга. Настроенный роуминг с другими операторами позволяет перейти на ЭДО с большим числом контрагентов.

Ценовая политика. Определяющим были гибкие тарифы и возможность бесплатно получать входящие документы.

В итоге, изучив предложения на рынке, «Ренессанс страхование» выбрала сервис ЭДО Контур.Диадок.

Интеграция

Для работы в Диадоке компания использует веб-версию и API для интеграции с собственной учетной системой. В «Ренессанс страхование» разработаны и успешно используются:

  • 25 интеграционных решений с помощью API, которые позволили внедрить функциональность Диадока во внутренние системы;
  • роботы, которые загружают документы в Диадок, передают их на подпись и перемещают в нужные подразделения без участия человека.

«Ренессанс страхование» выбрала интеграцию с помощью API, чтобы реализовать бесшовное решение. Над проектом работал собственный отдел разработки. За 2022 год год было внедрено больше 20 решений. В 2023 году создавались и продолжают создаваться более сложные интеграции под необходимые сценарии.

Для маршрутизации входящих и исходящих документов была создана собственная структура подразделений в Диадоке. Каждый контрагент закреплен за подразделением, с которым он обменивается документами — таким образом, документы сразу поступают нужным адресатам.

В «Ренессанс страхование» работает собственная техническая поддержка внешнего ЭДО. Диспетчер помогает работникам оперативно получить доступ в систему, решить все возникающие вопросы. Менеджер занимается внедрением ЭДО, сопровождением партнеров, сбором технического задания для создания интеграционных решений и общением с отделом разработки.

Для сотрудников в компании были созданы обучающие электронные курсы по работе в Диадоке и база знаний с инструкциями для точечного изучения отдельных вопросов. Периодически проводятся онлайн-обучения. 

Подключение контрагентов

«Ренессанс страхование» активно привлекает контрагентов к работе через ЭДО. Количество компаний, которые переходят на обмен документами через Диадок, постоянно растет. За последние два года оно увеличилось в 3 раза — на данном этапе достигнута отметка в 8,4 тысяч контрагентов.

Для подключения контрагентов к электронному документообороту «Ренессанс страхование» проводит различные мероприятия. Так, вместе с командой Диадока, компания:

  • создала лендинг для приглашения контрагентов к обмену документами в Диадоке;
  • разработала презентацию для привлечения контрагентов, в которой рассказала о своих результатах перехода на ЭДО;
  • проверяет всех контрагентов на наличие у них систем электронного документооборота.

Менеджеры компании также работают с контрагентами по привлечению к обмену через ЭДО и помогают им разобраться в Диадоке с помощью подготовленных материалов.

В «Ренессанс страхование» проводятся марафоны по переводу контрагентов на ЭДО среди сотрудников. Суть мероприятий в том, чтобы привлечь как можно больше партнеров за определенный период. Победителям вручаются полезные призы, например, умные колонки.

Компания принимает активное участие в мероприятиях, направленных на продвижение электронного документооборота в стране. Например, недавно спикер от «Ренессанс страхование» выступила на международном Форуме ЭДО 2023 с кейсом по переходу на электронные документы.

Результаты

Внедрение ЭДО помогло ускорить и оптимизировать документооборот, а также сократить расходы. Среди эффектов отмечается:

  • значительное ускорение доставки — в удаленные регионы документы теперь приходят за несколько минут вместо недель;
  • исключение ручной обработки документов: сортировку, передачу между подразделениями бумажных оригиналов, сканирование, загрузку в учетные системы, составление описей и передачу на хранение;
  • избавление от риска потери документов при доставке курьерскими службами и почтой;
  • снижение расходов на бумагу, материалы для печати, оплату услуг курьерских служб и почты, хранение бумажных документов;
  • повышение уровня лояльности партнеров. 

Документопоток через ЭДО увеличился в два раза за последние два года. В 2022 году общее число документов в Диадоке составило более 127,5 тысяч документов. За тот же год более 70 тысяч пакетов документов интегрировали из Диадока во внутренние системы компании. Ранее эти документы нужно было печатать, доставлять, сортировать, сканировать и передавать в архив вручную, а теперь выгрузка происходит в пару кликов.

За 2022 год благодаря ЭДО компании удалось сэкономить 7 тонн бумаги за счет отказа от печати документов. Одна тонна бумаги равна 17 деревьям — это значит, что «Ренессанс страхование» сохраняет более 120 деревьев в год.

Комментарии

Смирнова Татьяна
Менеджер по внедрению электронного документооборота в ПАО «Группа Ренессанс Страхование»

С каждым днем использования ЭДО мы повышаем эффективность документооборота и сокращаем затраты. Трансформация документооборота в электронный вид позволяет получить прозрачный жизненный цикл каждого документа и значительно ускоряет взаимодействие с клиентами, подрядчиками и поставщиками. Одним из преимуществ Диадока является наличие автороуминга с другими крупными операторами ЭДО. Это позволяет без дополнительных заявок настраивать связку с контрагентами, просто отправив им приглашение в системе. Сотрудники нашей компании также часто отмечают удобный и интуитивно понятный интерфейс системы. Это очень важно, так как переход на электронный документооборот и так сопряжен с изменениями в различных процессах. Поэтому возможность быстро обучиться работать в новой системе всегда является большим плюсом.

Екатерина Жукова
Менеджер отдела активации в Контур.Диадоке

«Ренессанс страхование» не только показывает отличные результаты по переходу на электронные документы, но и активно участвует в привлечении к ЭДО контрагентов. Мы вместе проводим большое количество мероприятий, рассказываем партнерам о том, как электронный документооборот упрощает работу, и помогаем присоединиться к обмену документами онлайн. В компании понимают, что для собственного развития в ЭДО важно убедить контрагентов в удобстве этого инструмента.

Другие кейсы

Все кейсы