Мечел‑Сервис — Диадок

Мечел‑Сервис Мечел‑Сервис

ООО «Мечел-Сервис» — сервисно-сбытовая сеть, реализующая на российском рынке продукцию металлургических заводов Группы «Мечел». Компания является одной из крупнейших металлоторговых сетей России. В составе — свыше 55 складских площадок, подразделения «Мечел-Сервис» расположены более чем в 40 городах России.

«Мечел-Сервис» реализует широкий сортамент металлопродукции: арматуру (в том числе холоднодеформированную), проволоку Вр-1, рядовой лист, качественный прокат, фасонный прокат, нержавеющий сортовой и листовой прокат, сварные и профильные трубы, канаты, метизы, сварную сетку и многое другое.

Основные категории покупателей — предприятия строительного и машиностроительного сектора.

Задачи

  • Упростить обмен документами с партнерами.
  • Оптимизировать бизнес-процессы, чтобы повысить производительность сотрудников и ускорить обработку документов.
  • Организовать хранение документов в электронном виде.
  • Сократить затраты на сбор, пересылку и архивацию документов на бумажных носителях.
  • Упростить процесс сбора документов для представления по требованию государственных органов и внешних аудиторских проверок.

Решение

В конце 2016 года в «Мечел-Сервисе» заинтересовались технологиями ЭДО. В 2017 году провели тендер среди операторов электронного документооборота. Основными критериями при выборе провайдера стали:

  • наличие решения для интеграции с учетной системой компании;
  • возможности для автоматизации процессов: формирования, передачи, подписания и отправки документов в электронный архив;
  • соответствие внутренним стандартам информационной безопасности.

Интеграция

Проект внедрения ЭДО стартовал в начале 2017 года. Сначала IT-специалисты компании выполнили необходимые доработки в информационных системах для бесшовного подключения сервиса ЭДО. В декабре 2017 года решение запустили в опытно-промышленную эксплуатацию на одном из подразделений «Мечел-Сервиса» в Екатеринбурге. За пробные полгода проект показал положительные результаты, и к концу 2018 года его масштабировали на все подразделения «Мечел-Сервиса».

Основная коммерческая деятельность ведется в самописной системе оперативного учета «Спутник», бухгалтерский учет — в «1С:Управление производственным предприятием». Интеграцию наладили с помощью API Диадока.

Сотрудники создают документы в «Спутнике», затем они автоматически перемещаются в 1С. Из учетных документов 1С электронные документы в формате xml формируются нажатием одной кнопки. Для 1С силами IT-специалистов компании был разработан модуль ЭДО, в котором происходят подписание и отправка документов партнерам. Там же отражается информация о статусе документа.

Автоматизация документооборота

Перевод договоров и спецификаций в электронный вид упростил схему работы с ними и уменьшил нагрузку на сотрудников. Менеджеры создают документы в системе «Спутник», подписывают и отправляют клиенту через модуль ЭДО в 1С. Когда получена подпись второй стороны, спецификации в виде скан-образов сразу же возвращаются в «Спутник». После этого система позволяет создать приказ и остальные документы для проведения отгрузки. Без этих документов покупатель не получит товар. Раньше процесс длился дольше — менеджеру сначала нужно было встретиться с клиентом или организовать доставку подписанной спецификации, отсканировать ее и в ручном режиме занести в систему. Только после этого можно было начать отгрузку.  

С 2020 года покупатели могут оформить заявку на получение акта сверки или возврат (перенос) денежных средств в личном кабинете интернет-магазина «Мечел-Сервиса». Если контрагент подключен к ЭДО, то участие менеджера не потребуется. Заявки напрямую поступают бухгалтеру или экономисту, которые формируют нужный документ, подписывают и отправляют через ЭДО. В личный кабинет клиента приходит сообщение о том, что документ отправлен и его нужно подписать. Рассматривается расширение функциональности: интеграция Диадока с сайтом, чтобы клиенты могли получать документы прямо в личном кабинете интернет-магазина. 

Результаты

К началу 2021 года в электронный вид переведена документация по 60 % отгрузок продукции. 80 % поставщиков металлопродукции отправляют «Мечел-Сервису» электронные документы.

Через систему ЭДО компания обменивается формализованными и неформализованными документами: УПД, счетами-фактурами, ТОРГ-12, актами сверки, договорами, допсоглашениями, спецификациями, счетами, сертификатами качества и другими.

По итогам 2020 года с 66 % контрагентов установлена связь в системе ЭДО.

Объем электронных документов в среднем за месяц:

  • входящие формализованные — 4 700, 
  • исходящие формализованные — 5 900, 
  • входящие неформализованные — 9 100,
  • исходящие неформализованные — 10 700. 

Переход на ЭДО позволил:

  • Сократить срок получения оригиналов после подписания контрагентами с месяца до 1–2 дней.
  • Быстрее получать платежи от покупателей благодаря ускорению обмена документами.
  • Упростить контроль за документооборотом.
  • Снизить трудозатраты персонала на обработку документов и перенос сведений в систему оперативного учета. 
  • Уменьшить объем бумажных документов, упростить хранение оригиналов и сэкономить на почтовых отправлениях.

Комментарии

Лариса Анастасов
директор департамента операционной эффективности
ООО «Мечел-Сервис»

Внедрение ЭДО в организации с разветвленной структурой, как у нас, имеет свои особенности. Переводить документы с бумаги в электронный формат не имело смысла без автоматизации бизнес-процессов. Поэтому при выборе оператора мы изучали, какие возможности он предлагает для интеграции с информационными системами предприятия. Подключение электронного документооборота, безусловно, упростило и ускорило обмен подписанными оригиналами. Не менее важный эффект для нас — это высвобождение времени сотрудников на выполнение основных задач. Автоматизация документооборота полностью исключает операции по сканированию, сбору собственноручных подписей и пересылке документов. Мы продолжаем наращивать функциональность проекта ЭДО и стремимся к полному переходу на электронный обмен с контрагентами.

Ольга Кулагина
менеджер по развитию федеральных клиентов Диадока

При запуске проекта стояла задача интегрировать сервис ЭДО с нестандартной учетной системой. В таком случае удобнее всего применить методы API. Разработчики клиента получают доступ к обширной библиотеке методов и настраивают те опции, которые помогают организовать документооборот с контрагентами и оптимизировать процессы. В итоге сотрудники работают в привычной учетной системе, им не нужно переходить в другой сервис для отправки или получения документов.

Настройки Диадока позволяют учесть филиальную структуру компании и требования политики безопасности. Важный документ не затеряется среди многочисленных отделов в крупной компании: можно создать неограниченное количество подразделений и распределять документы между ответственными лицами.

Еще истории успеха