Мечел‑Сервис

Решение

В конце 2016 года в «Мечел-Сервисе» заинтересовались технологиями ЭДО. В 2017 году провели тендер среди операторов электронного документооборота. Основными критериями при выборе провайдера стали:

• наличие решения для интеграции с учетной системой компании;
• возможности для автоматизации процессов: формирования, передачи, подписания и отправки документов в электронный архив;
• соответствие внутренним стандартам информационной безопасности.

Интеграция

Проект внедрения ЭДО стартовал в начале 2017 года. Сначала IT-специалисты компании выполнили необходимые доработки в информационных системах для бесшовного подключения сервиса ЭДО. В декабре 2017 года решение запустили в опытно-промышленную эксплуатацию на одном из подразделений «Мечел-Сервиса» в Екатеринбурге. За пробные полгода проект показал положительные результаты, и к концу 2018 года его масштабировали на все подразделения «Мечел-Сервиса».

Основная коммерческая деятельность ведется в самописной системе оперативного учета «Спутник», бухгалтерский учет — в «1С:Управление производственным предприятием». Интеграцию наладили с помощью API Диадока.

Сотрудники создают документы в «Спутнике», затем они автоматически перемещаются в 1С. Из учетных документов 1С электронные документы в формате xml формируются нажатием одной кнопки. Для 1С силами IT-специалистов компании был разработан модуль ЭДО, в котором происходят подписание и отправка документов партнерам. Там же отражается информация о статусе документа.

Автоматизация документооборота

Перевод договоров и спецификаций в электронный вид упростил схему работы с ними и уменьшил нагрузку на сотрудников. Менеджеры создают документы в системе «Спутник», подписывают и отправляют клиенту через модуль ЭДО в 1С. Когда получена подпись второй стороны, спецификации в виде скан-образов сразу же возвращаются в «Спутник». После этого система позволяет создать приказ и остальные документы для проведения отгрузки. Без этих документов покупатель не получит товар. Раньше процесс длился дольше — менеджеру сначала нужно было встретиться с клиентом или организовать доставку подписанной спецификации, отсканировать ее и в ручном режиме занести в систему. Только после этого можно было начать отгрузку.  

С 2020 года покупатели могут оформить заявку на получение акта сверки или возврат (перенос) денежных средств в личном кабинете интернет-магазина «Мечел-Сервиса». Если контрагент подключен к ЭДО, то участие менеджера не потребуется. Заявки напрямую поступают бухгалтеру или экономисту, которые формируют нужный документ, подписывают и отправляют через ЭДО. В личный кабинет клиента приходит сообщение о том, что документ отправлен и его нужно подписать. Рассматривается расширение функциональности: интеграция Диадока с сайтом, чтобы клиенты могли получать документы прямо в личном кабинете интернет-магазина. 

Результаты

К началу 2021 года в электронный вид переведена документация по 60 % отгрузок продукции. 80 % поставщиков металлопродукции отправляют «Мечел-Сервису» электронные документы.

Через систему ЭДО компания обменивается формализованными и неформализованными документами: УПД, счетами-фактурами, ТОРГ-12, актами сверки, договорами, допсоглашениями, спецификациями, счетами, сертификатами качества и другими.

По итогам 2020 года с 66 % контрагентов установлена связь в системе ЭДО.

Объем электронных документов в среднем за месяц:

• входящие формализованные — 4 700, 
• исходящие формализованные — 5 900, 
• входящие неформализованные — 9 100,
• исходящие неформализованные — 10 700. 

Переход на ЭДО позволил:

• Сократить срок получения оригиналов после подписания контрагентами с месяца до 1–2 дней.
• Быстрее получать платежи от покупателей благодаря ускорению обмена документами.
• Упростить контроль за документооборотом.
• Снизить трудозатраты персонала на обработку документов и перенос сведений в систему оперативного учета. 
• Уменьшить объем бумажных документов, упростить хранение оригиналов и сэкономить на почтовых отправлениях.