Задачи
Интеграция
Компания использует учетную систему SAP, в которой формируются xml-документы. С помощью коннектора «Доставка» они загружаются в Диадок для подписания и отправки контрагентам. Документы из Диадока в SAP переносит коннектор «Выгрузка», который также позволяет формировать архив на сервере компании.
Обработка входящих документов на бумаге и в Диадоке
Обработка бумажных документов от поставщиков проходит в пять этапов и занимает в среднем 10 дней.
- Документы поступают на ресепшен или в канцелярию, сотрудники сортируют их и разносят по отделам.
- Каждый поставщик закреплен за своим куратором. Он проверяет корректность документов и направляет документы руководителю подразделения или генеральному директору на подписание.
- Подписанный документ возвращается куратору, который добавляет необходимую информацию о заказе в систему SAP и передает документы в бухгалтерию.
- Бухгалтер проводит документы и согласует оплату. Ошибки могут обнаружиться на этом этапе или при проверке куратором, тогда у поставщика запрашивают корректный документ и все операции повторяются.
- Если документы в порядке, бухгалтер передает их в архив.
Электронный документооборот исключает первый этап по ручной сортировке документов. Входящие документы распределяются по подразделениям в Диадоке и попадают к ответственным сотрудникам, которые согласуют и подписывают их в электронном виде. Длительность цикла работы с электронными документами — около 5 дней.
Обработка исходящих документов на бумаге и в Диадоке
До перехода на ЭДО покупателям шин передавали комплекты документов с водителем после отгрузки товара на складе. В таком случае приходилось долго ждать возвращения подписанных оригиналов, иногда до нескольких месяцев. После введения обязательной маркировки все покупатели шин получают документы в электронном виде: УПД формируются в системе SAP в момент отгрузки. Коннектор переносит документы в ящик Диадока, из которого они уходят клиенту.
Документы для остальных покупателей готовят ответственные лица из разных отделов. На формирование, согласование, подписание и отправку в бумажном виде требуется 5–7 рабочих дней. С Диадоком на эти же процессы нужно 2–3 дня.
Архивное хранение
Бумажная первичка за последние 2–3 года хранится в офисе, остальные документы забирает на хранение аутсорсинговая компания. Папки помещаются в коробки, составляется опись. По запросу в офис привозят нужную коробку.
Особенности бумажного архива:
Благодаря коннекторам «Выгрузка» создан электронный архив на сервере компании. Структура архива: год — наименование поставщика — месяц — номер счета-фактуры. Внутри папки находятся все документы, которые относятся к заказу, вместе с протоколами передачи документов и подписями.
Результаты
Маркировка
Обязательная маркировка шин в России началась с 1 ноября 2020. К этому моменту компания Pirelli подключила 100 % покупателей шин к ЭДО, протестировала нанесение кодов на товар и передачу сведений в Честный ЗНАК. Для наполнения УПД кодами маркировки компания использует собственную разработку. Отправка данных в систему Честный ЗНАК происходит с помощью сервиса Диадока.
Через Диадок Pirelli обменивается электронными УПД, содержащими коды маркировки, со своими покупателями. Переход кодов на купленные шины к другому владельцу фиксируется автоматически.
Развитие ЭДО
Pirelli внедряет проект трансграничного электронного документооборота с поставщиком из Великобритании. Компании уже обменялись тестовыми документами в Диадоке и находятся на этапе подписания трехстороннего соглашения.