Pirelli

Интеграция

Компания использует учетную систему SAP, в которой формируются xml-документы. С помощью коннектора «Доставка» они загружаются в Диадок для подписания и отправки контрагентам. Документы из Диадока в SAP переносит коннектор «Выгрузка», который также позволяет формировать архив на сервере компании.

Обработка входящих документов на бумаге и в Диадоке

Обработка бумажных документов от поставщиков проходит в пять этапов и занимает в среднем 10 дней. 

1. Документы поступают на ресепшен или в канцелярию, сотрудники сортируют их и разносят по отделам. 
2. Каждый поставщик закреплен за своим куратором. Он проверяет корректность документов и направляет документы руководителю подразделения или генеральному директору на подписание. 
3. Подписанный документ возвращается куратору, который добавляет необходимую информацию о заказе в систему SAP и передает документы в бухгалтерию. 
4. Бухгалтер проводит документы и согласует оплату. Ошибки могут обнаружиться на этом этапе или при проверке куратором, тогда у поставщика запрашивают корректный документ и все операции повторяются. 
5. Если документы в порядке, бухгалтер передает их в архив. 

Электронный документооборот исключает первый этап по ручной сортировке документов. Входящие документы распределяются по подразделениям в Диадоке и попадают к ответственным сотрудникам, которые согласуют и подписывают их в электронном виде. Длительность цикла работы с электронными документами — около 5 дней. 

Обработка исходящих документов на бумаге и в Диадоке

До перехода на ЭДО покупателям шин передавали комплекты документов с водителем после отгрузки товара на складе. В таком случае приходилось долго ждать возвращения подписанных оригиналов, иногда до нескольких месяцев. После введения обязательной маркировки все покупатели шин получают документы в электронном виде: УПД формируются в системе SAP в момент отгрузки. Коннектор переносит документы в ящик Диадока, из которого они уходят клиенту. 

Документы для остальных покупателей готовят ответственные лица из разных отделов. На формирование, согласование, подписание и отправку в бумажном виде требуется 5–7 рабочих дней. С Диадоком на эти же процессы нужно 2–3 дня.

Архивное хранение

Бумажная первичка за последние 2–3 года хранится в офисе, остальные документы забирает на хранение аутсорсинговая компания. Папки помещаются в коробки, составляется опись. По запросу в офис привозят нужную коробку. 

Особенности бумажного архива:

• Случаются ошибки из-за человеческого фактора, например, когда нужного документа не оказалось в папке. 
• Требуется время на получение документа из архива на аутсорсе.
• В основном ответственный сотрудник дополнительно сканирует документы и прикрепляет скан-копии к информации о заказе в системе SAP, но иногда сотрудники забывают или не успевают это сделать.

Благодаря коннекторам «Выгрузка» создан электронный архив на сервере компании. Структура архива: год — наименование поставщика — месяц — номер счета-фактуры. Внутри папки находятся все документы, которые относятся к заказу, вместе с протоколами передачи документов и подписями. 

Результаты

• На ЭДО переведены 100 % покупателей шин и 46 % регулярных поставщиков (обмен более 5 документами в год).
• Использование Диадока помогло почти полностью устранить ошибки в документах, а значит, сэкономить время сотрудников и ресурсы на повторную доставку.  
• В 2 раза ускорилась обработка входящих и исходящих документов.
• Снизились трудозатраты сотрудников канцелярии и ресепшена на ручную сортировку документов. 
• Бухгалтерия тратит меньше времени на проводку документов в системе SAP, так как часть данных переносится автоматически.
• Подготовка ответов на требования налоговой существенно упростилась — в электронном архиве документ можно найти меньше чем за минуту.

Маркировка

Обязательная маркировка шин в России началась с 1 ноября 2020. К этому моменту компания Pirelli подключила 100 % покупателей шин к ЭДО, протестировала нанесение кодов на товар и передачу сведений в Честный ЗНАК. Для наполнения УПД кодами маркировки компания использует собственную разработку. Отправка данных в систему Честный ЗНАК происходит с помощью сервиса Диадока. 

Через Диадок Pirelli обменивается электронными УПД, содержащими коды маркировки, со своими покупателями. Переход кодов на купленные шины к другому владельцу фиксируется автоматически.

Развитие ЭДО

Pirelli внедряет проект трансграничного электронного документооборота с поставщиком из Великобритании. Компании уже обменялись тестовыми документами в Диадоке и находятся на этапе подписания трехстороннего соглашения.