Компания Pirelli основана в 1872 году, и сейчас она является одним из самых значимых производителей шин в мире. Компания присутствует в 160 странах мира, имеет 19 заводов на четырех континентах и насчитывает около 31 500 сотрудников.

Задачи

  • Снизить затраты на бумажный документооборот и почтовые услуги.
  • Ускорить доставку и обработку первичной документации.
  • Свести к минимуму риск невозврата НДС из-за ошибок в документах.

Интеграция

Компания использует учетную систему SAP, в которой формируются xml-документы. С помощью коннектора «Доставка» они загружаются в Диадок для подписания и отправки контрагентам. Документы из Диадока в SAP переносит коннектор «Выгрузка», который также позволяет формировать архив на сервере компании.

Обработка входящих документов на бумаге и в Диадоке

Обработка бумажных документов от поставщиков проходит в пять этапов и занимает в среднем 10 дней. 

  1. Документы поступают на ресепшен или в канцелярию, сотрудники сортируют их и разносят по отделам. 
  2. Каждый поставщик закреплен за своим куратором. Он проверяет корректность документов и направляет документы руководителю подразделения или генеральному директору на подписание. 
  3. Подписанный документ возвращается куратору, который добавляет необходимую информацию о заказе в систему SAP и передает документы в бухгалтерию. 
  4. Бухгалтер проводит документы и согласует оплату. Ошибки могут обнаружиться на этом этапе или при проверке куратором, тогда у поставщика запрашивают корректный документ и все операции повторяются. 
  5. Если документы в порядке, бухгалтер передает их в архив. 

Электронный документооборот исключает первый этап по ручной сортировке документов. Входящие документы распределяются по подразделениям в Диадоке и попадают к ответственным сотрудникам, которые согласуют и подписывают их в электронном виде. Длительность цикла работы с электронными документами — около 5 дней. 

Обработка исходящих документов на бумаге и в Диадоке

До перехода на ЭДО покупателям шин передавали комплекты документов с водителем после отгрузки товара на складе. В таком случае приходилось долго ждать возвращения подписанных оригиналов, иногда до нескольких месяцев. После введения обязательной маркировки все покупатели шин получают документы в электронном виде: УПД формируются в системе SAP в момент отгрузки. Коннектор переносит документы в ящик Диадока, из которого они уходят клиенту. 

Документы для остальных покупателей готовят ответственные лица из разных отделов. На формирование, согласование, подписание и отправку в бумажном виде требуется 5–7 рабочих дней. С Диадоком на эти же процессы нужно 2–3 дня.

Архивное хранение

Бумажная первичка за последние 2–3 года хранится в офисе, остальные документы забирает на хранение аутсорсинговая компания. Папки помещаются в коробки, составляется опись. По запросу в офис привозят нужную коробку. 

Особенности бумажного архива:

  • Случаются ошибки из-за человеческого фактора, например, когда нужного документа не оказалось в папке. 
  • Требуется время на получение документа из архива на аутсорсе.
  • В основном ответственный сотрудник дополнительно сканирует документы и прикрепляет скан-копии к информации о заказе в системе SAP, но иногда сотрудники забывают или не успевают это сделать.

Благодаря коннекторам «Выгрузка» создан электронный архив на сервере компании. Структура архива: год — наименование поставщика — месяц — номер счета-фактуры. Внутри папки находятся все документы, которые относятся к заказу, вместе с протоколами передачи документов и подписями. 

Результаты

  • На ЭДО переведены 100 % покупателей шин и 46 % регулярных поставщиков (обмен более 5 документами в год).
  • Использование Диадока помогло почти полностью устранить ошибки в документах, а значит, сэкономить время сотрудников и ресурсы на повторную доставку.  
  • В 2 раза ускорилась обработка входящих и исходящих документов.
  • Снизились трудозатраты сотрудников канцелярии и ресепшена на ручную сортировку документов. 
  • Бухгалтерия тратит меньше времени на проводку документов в системе SAP, так как часть данных переносится автоматически.
  • Подготовка ответов на требования налоговой существенно упростилась — в электронном архиве документ можно найти меньше чем за минуту.

Маркировка

Обязательная маркировка шин в России началась с 1 ноября 2020. К этому моменту компания Pirelli подключила 100 % покупателей шин к ЭДО, протестировала нанесение кодов на товар и передачу сведений в Честный ЗНАК. Для наполнения УПД кодами маркировки компания использует собственную разработку. Отправка данных в систему Честный ЗНАК происходит с помощью сервиса Диадока. 

Через Диадок Pirelli обменивается электронными УПД, содержащими коды маркировки, со своими покупателями. Переход кодов на купленные шины к другому владельцу фиксируется автоматически.

Развитие ЭДО

Pirelli внедряет проект трансграничного электронного документооборота с поставщиком из Великобритании. Компании уже обменялись тестовыми документами в Диадоке и находятся на этапе подписания трехстороннего соглашения. 

Комментарии

Айк Саруханян
сотрудник отдела закупок Pirelli

При запуске проекта ЭДО в 2017 году многие сотрудники скептически относились к переходу и не понимали, зачем это нужно. Спустя 3 года не осталось ни одного противника ЭДО. Коллеги, которые работают с документами, теперь считают, что электронное взаимодействие проще, удобнее и быстрее по сравнению с бумажным документооборотом. В частности, в разы упростился процесс сбора документов при налоговых проверках и подготовке заявок на получение субсидий.

Плюсы ЭДО стали наиболее очевидны во время карантинных ограничений. Пандемия ускорила подключение контрагентов к электронному обмену документами. С теми, кто остался на бумаге, подписание и возвращение оригиналов затягивались. При этом стандартная схема обработки электронных документов для нас не изменилась: за 2–3 дня сотрудники дистанционно проверяли, подписывали, передавали первичку в бухгалтерию и отправляли в архив.

В дальнейшем планируется обязательный переход на ЭДО со всеми действующими поставщиками услуг, что позволит сократить до минимума количество бумажных документов.

Андрей Лещинский
ведущий менеджер по развитию федеральных клиентов

Максимально автоматизировать обработку документов и ускорить ее в 2 раза позволило использование коннекторов. Первичные документы перемещаются между учетной системой SAP и Диадоком без участия человека, ответственные сотрудники только проверяют данные и подтверждают их корректность. Выгрузка документов в архив учитывает разные сценарии для пакетов со счетами-фактурами, УПД и неформализованными документами. В результате получилось настроить нужную структуру архива.

Эффект от автоматизации документооборота становится более ощутимым с ростом контрагентов, подключившихся к ЭДО. Компания уже перешла на стопроцентный обмен электронными документами с покупателями, этому способствовало введение обязательной маркировки шин. Команда Диадока помогает перевести поставщиков на ЭДО. Проводятся совместные мероприятия с целью рассказать контрагентам Pirelli об электронном документообороте и установить связи в системе.

Еще истории успеха