Задачи
Ускорить документооборот
У ТК Профэнерджи широкая география деятельности, поэтому контрагентам приходилось подолгу ждать документы — от пары-тройки дней до месяца. При бумажном документообороте велико влияние человеческого фактора, поэтому периодически возникают ошибки и расхождения. Документы приходилось переделывать и отправлять заново.
Сократить трудозатраты на документооборот
Бумажные документы неоднократно проверялись, согласовывались. Их формировали и отправляли от четырех до шести сотрудников. Каждый месяц это занимало у них порядка двух недель. Им приходилось откладывать другие задачи или выполнять их в режиме аврала.
Повысить качество сервиса для партнеров
Для ТК Профэнерджи важно обеспечить контрагентам комфортные и взаимовыгодные условия сотрудничества. В этот принцип не укладывается долгое ожидание документов, возможные ошибки, дополнительные затраты на возврат подписанных экземпляров.
Решение
Компания решила перейти на электронный документооборот (ЭДО), так как с его помощью можно решить все перечисленные задачи, и выбрала систему ЭДО Контур.Диадок. Решающим доводами в ее пользу стали:
Интеграция
ТК Профэнерджи пользуется учетной системой 1С, для которой у Диадока разработано интеграционное решение. IT-специалисты компании самостоятельно установили модуль и настроили его. На это потребовалось не больше трех часов.
Результат
Сотрудники ТК Профэнерджи в модуле подписывают документы квалифицированной электронной подписью (КЭП), согласовывают их и отправляют адресатам. Им не нужно выгружать документы из 1С, переносить их в Диадок, заходить в его веб-версию, вручную формировать каждое сообщение. В модуле они работают в режиме «единого окна». Таким образом, специалист ТК Профэнерджи тратит на подготовку и отправку пакета закрывающих документов не больше двух часов. В целом этот ежемесячный процесс в компании стал занимать в пять раз меньше времени.
Компания уже работает через Диадок с 10 % контрагентов и продолжает подключать остальных. В 2018 году планируется увеличить этот показатель в пять-семь раз.
Как сотрудники бухгалтерии, так и менеджеры компании, которые работают с электронными документами, отмечают простоту и функциональность модуля Диадока. Им не пришлось потратить много времени, чтобы освоить его, потому что они работают в привычном и знакомом интерфейсе 1С
Марина Курзаева
главный бухгалтер ТК Профэнерджи
ЭДО — хороший инструмент для компаний, которые стремятся повысить уровень сервиса для клиентов. Контрагенты получают документы в день отправки: быстро, удобно — прямо на рабочем месте, надежно. Электронные документы они гарантированно успеют включить в отчетность за нужный налоговый период
Константин Козлов
руководитель проекта Диадок