Задачи
Бумажные документы компания отправляла курьерской службой и Почтой России, срок доставки составлял от двух дней до трех недель. Отправка одного пакета документов обходилась примерно в 500 рублей. В год компания тратила около 40 000 рублей только на доставку и оформление документов. Кроме того, требовались дополнительные затраты на расходные материалы для печати и саму бумагу.
Решение
Чтобы сократить затраты и ускорить обмен документами, компания решила перейти на электронный документооборот через Диадок. В сервисе уже были зарегистрированы около 50 % контрагентов «БПВ-Ост».
Другие факторы, которые сыграли важную роль при выборе оператора и системы ЭДО:
Интеграция
Компания использует учетную систему 1С: Предприятие 8.2, для интеграции с ней применен типовой модуль, который доработала команда Диадока. Благодаря этому удалось автоматизировать исходящий поток: электронные документы отправляются прямо из учетной системы компании.
Результаты
За 4 года в систему ЭДО переведено 50 % документопотока. Это счета-фактуры, товарные накладные и неформализованные документы. Ежегодный прирост — 5 000 исходящих электронных документов. Планируются постепенное подключение всех контрагентов к ЭДО и полный отказ от бумаги.
Бизнес-эффекты от перехода на электронный формат обмена документами: