SCHNEIDER GROUP помогает международным компаниям запускать и развивать бизнес в России, Польше, Казахстане, Армении, Беларуси, Украине и Узбекистане. 500 экспертов оказывают консалтинговые услуги, включая анализ рынка, аутсорсинг бухгалтерского учета, налоговое консультирование, внедрение ERP-систем и правовую поддержку.
Задачи
SCHNEIDER GROUP отправляет документы и на Крайний Север, и на Дальний Восток. При этом сотрудники, имеющие право подписи, часто бывают в командировках. Поэтому весь процесс от формирования бумажных документов до возвращения подписанных экземпляров иногда занимал целый месяц.
На доставку документов почтой или курьерской службой компания тратила 100–200 рублей за комплект. В то же время эти способы не давали возможности отследить в режиме онлайн, где находится документ в конкретный момент и подписан ли он контрагентом.
Решение
При выборе системы ЭДО компания SCHNEIDER GROUP опиралась на следующие критерии:
Интеграция
IT-подразделение компании самостоятельно установило модуль Диадока для 1С.
Бухгалтеры SCHNEIDER GROUP формируют первичные документы в учетной системе. Руководители подразделений и генеральный директор согласовывают и подписывают документы в веб-версии сервиса.
Благодаря маршрутам для входящих счетов документы перемещаются между ответственными сотрудниками и автоматически передаются по цепочке на подпись. При завершении документооборота бухгалтеру приходит оповещение, что счет можно оплачивать.
Результаты
Проект ЭДО стартовал весной 2019 года. За несколько месяцев к электронному документообороту с компанией SCHNEIDER GROUP подключились 350 контрагентов. Это позволило экономить ресурсы и время сотрудников:
Комментарии
Юрий Красильников
менеджер IT-проектов по бизнес-приложениям SCHNEIDER GROUP
При реализации проекта ЭДО были достигнуты поставленные цели по повышению эффективности документооборота и сокращению затрат. Мы трансформировали в электронный вид бизнес-процессы по обработке входящих и исходящих документов. В результате добились прозрачности документооборота и ускорения обмена с клиентами, подрядчиками и поставщиками.
Сотрудникам понравился простой и понятный интерфейс сервиса, оперативное решение вопросов службой поддержки в случае ошибок. Офисы SCHNEIDER GROUP находятся в восьми странах, поэтому для нас важна бесперебойная работа системы ЭДО из любой точки мира.
Ольга Кулагина
менеджер по развитию корпоративных клиентов СКБ Контур
Эффективность перехода на ЭДО определяется в том числе грамотным проведением подготовительного этапа: мы с коллегами из SCHNEIDER GROUP предварительно проанализировали цепочку бумажного документооборота. В существующей схеме работы заменили звенья курьерской доставки на электронный транспорт документов, а также провели интеграцию с помощью модуля для 1С и настроили маршрутизацию документов. Благодаря этому переход на ЭДО получился плавным. Сотрудники продолжили решать свои рабочие задачи, параллельно адаптируясь к новому сервису.
