SCHNEIDER GROUP — Диадок

SCHNEIDER GROUP помогает международным компаниям запускать и развивать бизнес в России, Польше, Казахстане, Армении, Беларуси, Украине и Узбекистане. 500 экспертов оказывают консалтинговые услуги, включая анализ рынка, аутсорсинг бухгалтерского учета, налоговое консультирование, внедрение ERP-систем и правовую поддержку.

Alternate Text

Задачи

  • Автоматизировать согласование и оплату входящих счетов от поставщиков и подрядчиков.
  • Уменьшить трудозатраты на подготовку и отправку клиентам первичных документов: счетов, УПД, актов, накладных.
  • Ускорить подписание документов для принятия к учету суммы НДС.
  • Контролировать статус получения документов в реальном времени.

SCHNEIDER GROUP отправляет документы и на Крайний Север, и на Дальний Восток. При этом сотрудники, имеющие право подписи, часто бывают в командировках. Поэтому весь процесс от формирования бумажных документов до возвращения подписанных экземпляров иногда занимал целый месяц.

На доставку документов почтой или курьерской службой компания тратила 100–200 рублей за комплект. В то же время эти способы не давали возможности отследить в режиме онлайн, где находится документ в конкретный момент и подписан ли он контрагентом.

Решение

При выборе системы ЭДО компания SCHNEIDER GROUP опиралась на следующие критерии:

  • дружественный интерфейс;
  • возможность работы через веб-версию;
  • наличие мобильного приложения и англоязычного интерфейса;
  • гибкие настройки маршрутов согласования;
  • разграничение прав доступа в системе ЭДО;
  • техническая поддержка 24/7.

Интеграция

IT-подразделение компании самостоятельно установило модуль Диадока для 1С.

Бухгалтеры SCHNEIDER GROUP формируют первичные документы в учетной системе. Руководители подразделений и генеральный директор согласовывают и подписывают документы в веб-версии сервиса.

Благодаря маршрутам для входящих счетов документы перемещаются между ответственными сотрудниками и автоматически передаются по цепочке на подпись. При завершении документооборота бухгалтеру приходит оповещение, что счет можно оплачивать.

Результаты

Проект ЭДО стартовал весной 2019 года. За несколько месяцев к электронному документообороту с компанией SCHNEIDER GROUP подключились 350 контрагентов. Это позволило экономить ресурсы и время сотрудников:

  • Скорость обработки и подписания документов увеличилась на 30 %.
  • Расходы на ведение документооборота удалось сократить на треть.
  • Снижение трудозатрат — на 10 человеко-часов в месяц.

Комментарии

Юрий Красильников
менеджер IT-проектов по бизнес-приложениям SCHNEIDER GROUP

При реализации проекта ЭДО были достигнуты поставленные цели по повышению эффективности документооборота и сокращению затрат. Мы трансформировали в электронный вид бизнес-процессы по обработке входящих и исходящих документов. В результате добились прозрачности документооборота и ускорения обмена с клиентами, подрядчиками и поставщиками.

Сотрудникам понравился простой и понятный интерфейс сервиса, оперативное решение вопросов службой поддержки в случае ошибок. Офисы SCHNEIDER GROUP находятся в восьми странах, поэтому для нас важна бесперебойная работа системы ЭДО из любой точки мира.

Ольга Кулагина
менеджер по развитию корпоративных клиентов СКБ Контур

Эффективность перехода на ЭДО определяется в том числе грамотным проведением подготовительного этапа: мы с коллегами из SCHNEIDER GROUP предварительно проанализировали цепочку бумажного документооборота. В существующей схеме работы заменили звенья курьерской доставки на электронный транспорт документов, а также провели интеграцию с помощью модуля для 1С и настроили маршрутизацию документов. Благодаря этому переход на ЭДО получился плавным. Сотрудники продолжили решать свои рабочие задачи, параллельно адаптируясь к новому сервису.

Еще истории успеха