Перевели 90% документов в электронный вид. Опыт ГК «Отрада»

Группа компаний «Отрада» — предприятие полного цикла производства свинины: от выращивания зерна для корма до поставки мясной продукции в розничные магазины. Главное направление деятельности — селекция и генетика племенного скота. Свинокомплексы компании расположены в Липецкой области, а продукцию покупают клиенты со всей России и из ближнего зарубежья.

Работа с электронным документооборотом в Диадоке

К электронному документообороту ГК «Отрада» подключилась в 2017 году. С тех пор ⅔ контрагентов организации перешли на ЭДО. В 2024 году «Отрада» 90% документов от общего потока отправила в электронном виде. 

Выбирая оператора ЭДО, организация ориентировалась на цену, положение компании на рынке, удобство использования и возможность интеграции. Диадок от оператора СКБ Контур соответствовал всем требованиям «Отрады».

Задача клиента

Сократить расходы на документооборот, ускорить закрытие сделок и оптимизировать рабочие процессы — основные пожелания клиента перед внедрением. Также хотелось решить одну из главных проблем — снизить задержки при подписании документов: контрагенты часто по умолчанию указывали подписантом генерального директора ГК «Отрада». Это создавало неудобство, так как директор часто находился в командировках, а неподписанные документы накапливались.

Интеграция

ГК «Отрада» настроила интеграцию с внутренней учетной системой по API силами собственной IT-службы. Благодаря этому решению менеджеры экономят много времени, нажимая всего лишь одну кнопку — «Отправить в ЭДО». На реализацию интеграции с ERP-системой у компании ушло около 140 часов.

Решение

Внедрение ЭДО ускорило цикл документооборота на 40–60%, снизило трудозатраты сотрудников и затраты на оргтехнику. Это привело к существенной годовой экономии и ускорению оборачиваемости денег на 20%.

Электронный документооборот помог организации оптимизировала процесс корректировки документа. В прошлом по документам часто приходили правки со стороны контрагента: меняли пункты в договорах, суммы и сроки работы, изменялась ответственность каждой из сторон. Из-за этого приходилось неоднократно печатать договор, вносить туда изменения и несколько раз пересылать контрагенту. Сейчас, после внедрения Диадока, этот процесс занимает значительно меньше времени.

Недавно ГК «Отрада» опробовала одну из функциональностей Диадока — настройку маршрутизации документов по подразделениям по признаку контрагента. Это сократило трудозатраты сотрудников, так как фильтр по подразделению отражает только нужные документы. Пока маршрутизацию использует только IT-отдел, но в будущем к ней подключится вся группа компаний.

Никита Свиридов
Старший системный инженер

Переход на ЭДО позволил сократить время на обработку документов, устранить риски потерь и ошибок, которые часто случались при работе с бумажными документами. Важным шагом стала интеграция Диадока с внутренней системой учета. Теперь достаточно нажать одну кнопку, чтобы отправить документ, — это экономит часы работы специалистов.