Особенности документооборота
Поскольку ООО «Мерц Фарма» реализует жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты (ЖНВЛП), пакет документов включает дополнительный отраслевой документ. Помимо стандартных документов на отгрузку, обязательных для всех российских продавцов, к каждой поставке препаратов из списка ЖНВЛП нужно прикладывать протокол согласования цен. В этом документе содержится детальная информация о ценообразовании на жизненно важные лекарства.
До 2023 года пакет исходящих документов состоял из счета-фактуры, накладной и протокола согласования цен, сейчас покупателям направляют УПД и протокол.
В случае с бумажным документооборотом процесс осложняется тем, что представитель покупателя, получающий товар, не всегда имеет право подписывать протокол согласования цен. Соответственно, пакет исходящих документов «разбегается», и формирование корректного архива требует значительных финансовых и временных затрат. Как правило, экспедитор подписывает накладную или УПД сразу после отгрузки, а два экземпляра протокола забирает с собой. Подписанный протокол согласования цен возвращается в течение месяца — после этого документ нужно сохранить в виде скан-копии и передать бумажный носитель в архив.
Задачи
Основная цель оптимизации документооборота с покупателями — ускорение приемки лекарственных препаратов, а значит, повышение их доступности для конечных потребителей.
При переходе на ЭДО в отношении исходящих документов ставились задачи:
- Сократить время обработки документов и, как следствие, ускорить приемку товара у партнеров.
- Сократить время создания и улучшить структуру архива.
- Снизить объемы ручной работы по сканированию документов и уменьшить затраты на организацию архива.
- Упростить поиск документов при запросах ФНС и аудиторов.
До внедрения ЭДО в компании был организован архив из скан-копий, но при такой системе подбор документов за заданный период для внешних и внутренних проверяющих требовал времени и сил.
Решение
На момент решения о переходе на ЭДО с покупателями ООО «Мерц Фарма» уже работало с входящими документами через оператора СКБ Контур, зарекомендовавшего себя как надежного партнера для внедрения.
Также важными критериями стали гибкость и готовность оператора персонифицировать решение под ERP-систему с учетом требований по различным пакетам документов. Еще один плюс — наличие разработанной XML-формы отраслевого документа.
В итоге для реализации проекта исходящего электронного документооборота был выбран Контур.Диадок, и в 2020 году начался обмен с первыми покупателями.
Интеграция
Merz Therapeutics как подразделение международной компании работает в системе SAP, что делало интеграцию непростой задачей. При подборе решения для ЭДО необходимо было учесть исходные вводные по минимальной доработке учетной системы.
Основные доработки производились на стороне Диадока. Срок внедрения составил около полугода. Для интеграционного решения использовались:
- API Диадока.
- Коннектор.Бизнес-процесс.
- Коннектор.Доставка.
- Коннектор.Выгрузка.
Документы формируются в системе SAP и выгружаются на сервер компании. Коннектор.Доставка группирует их в пакеты по заданному признаку, перемещает в исходящие Диадока и отправляет покупателям после согласования и подписания.
Коннектор.Бизнес-процесс настроен таким образом, что достаточно выполнить действие для одного документа — статус изменится для всех документов в пакете. Это экономит время и кладовщику, который должен согласовать документы, и подписанту.
После подписания контрагентом Коннектор.Выгрузка автоматически перемещает пакеты документов в локальный архив компании. В нем реализована удобная структура с делением по годам, месяцам и названиям контрагентов, папки с пакетами документов названы по номеру УПД или счета-фактуры.
Особенности проекта
Используется объединение исходящих документов в пакеты для отправки и хранения, структура архива легко позволяет найти нужный пакет по периоду/контрагенту/номеру основного документа.
Отраслевой документ «Протокол согласования цен» переведен в полуформализованный формат XML с помощью дополнительной функциональности «Свои типы документов». Команда Диадока выполнила доработки под требования контрагентов «Мерц Фарма» — фармацевтических дистрибьюторов, которые добавили этот тип документа в свои ERP-системы. Для удобства пользователей на стороне отправителя и получателя разработана визуализация XML-документа — кастомная печатная форма протокола согласования цен.
Кроме этого, подключены дополнительные опции Диадока:
- Тарифный план «SLA Gold».
- Модуль «Маршруты согласования».
- Модули персонализированного отображения веб-документа «Акт сверки» и «Счет на оплату» для входящего документооборота.
Результаты
Благодаря использованию коннекторов, которые автоматизируют отправку и прием электронных документов, специалист, оформляющий отгрузку в учетной системе, не получил дополнительных обязанностей. А ответственный сотрудник на складе вместо печати пачки бумаги делает одно простое действие в личном кабинете Диадока. Все исходящие документы отправляются пакетами, архивное хранение также организовано пакетами.
- На 50% сократилось время на обработку документов.
- На 30% сократилось время на подготовку ответов при поступлении запросов проверяющих организаций.
- 80% покупателей переведены на ЭДО.
Для подключения к ЭДО партнерам отправляли приглашения в сервисе и настраивали роуминг. В нескольких случаях потребовалась индивидуальная работа: личные переговоры помог провести менеджер Диадока.
